Au… Een kandidaat solliciteert. Ze krijgt een automatische bevestiging: ‘Bedankt voor je sollicitatie. Referentienummer: 2847-NL-Q3.’ Twee weken later een geautomatiseerde afwijzing: ‘Helaas kunnen we je geen vervolg bieden.’ Geen naam, geen uitleg, geen persoonlijk contact. Ze schrijft op LinkedIn: ‘Solliciteren bij bedrijf X voelt als een loterij. Je bent een nummer, geen mens.’ Zo’n 50 mensen liken haar post. Jij ziet het niet eens. Ondertussen vraag je je af waarom jullie employer brand niet aanslaat.
Elke geautomatiseerde afwijzing is een gemiste kans om iemand voor je te winnen.
Waarom blijven we dit doen? We automatiseren omdat we denken dat het efficiënt is. Bij 80 sollicitaties per vacature kunnen we niet iedereen persoonlijk te woord staan. Dus we sturen templates. Maar wat we vergeten is dat elke kandidaat een potentiële ambassadeur of saboteur is. Onderzoek van CareerArc toont aan dat 72% van de kandidaten met een slechte ervaring dit deelt op sociale media. En 55% overweegt nooit meer te solliciteren bij dat bedrijf. Elke geautomatiseerde afwijzing is een gemiste kans om iemand voor je te winnen.
De kaart van deze week
De kaart van deze week confronteert je met deze efficiëntiereflex. ‘Kandidaten voelen zich soms een nummer in plaats van een mens. Hoe komt dat en wat doen ze met dat gevoel?’ De reflectievraag is confronterend: ‘Wat als we bij elke afwijzing 1 persoonlijke zin toevoegen over waarom deze kandidaat niet past? Wat zou dat opleveren?’
‘Wat als we bij elke afwijzing 1 persoonlijke zin toevoegen over waarom deze kandidaat niet past?’
Waarom deze vraag werkt? Deze vraag dwingt je team om van volume naar waarde en relatie te denken. We focussen op hoeveel sollicitaties we verwerken, niet op hoe we ze verwerken. Door te vragen om 1 persoonlijke zin maak je het haalbaar. Het is geen uur per kandidaat, het is 30 seconden. Het team ontdekt zelf: die 30 seconden kunnen het verschil maken tussen een teleurgestelde kandidaat en een respectvolle afwijzing.
Bespreek dit 10 minuten met je team. Laat iedereen eerst stil nadenken: wanneer ben je zelf afgewezen voor iets (baan, opleiding, pitch)? Hoe voelde een koude afwijzing versus een persoonlijke? (2 minuten). Deel die ervaringen (5 minuten). Kies één concrete actie: bij welke kandidaten voegen we altijd een persoonlijke zin toe? (3 minuten). Het antwoord zit al in de kamer, niet in een CRM-systeem.
Het geheim van de smid
Een kandidaat die zich een nummer voelt, vertelt het door. Ze vertelt het aan vrienden, familie, collega’s. Ze post het online. Ondertussen investeer je in employer branding-campagnes met mooie foto’s en inspirerende quotes. Maar zodra iemand solliciteert en een koud referentienummer krijgt, stort je mooie verhaal in. Het resultaat: je branding en je praktijk spreken elkaar tegen. Kandidaten geloven je verhaal niet meer omdat ze de realiteit hebben ervaren.
Zodra iemand solliciteert en een koud referentienummer krijgt, stort je mooie verhaal in.
Wat je morgen al kunt doen. Pak morgenochtend je lijst met kandidaten die je deze week gaat afwijzen. Kies de 5 kandidaten die het verste zijn gekomen (bijvoorbeeld na een eerste gesprek). Schrijf bij elke afwijzing 1 persoonlijke zin: ‘We kozen voor iemand met meer ervaring in data-analyse, maar je presentatie was sterk.’ Dat duurt 2 minuten per kandidaat. In totaal 10 minuten. De kans is groot dat minstens 1 kandidaat reageert met: ‘Bedankt voor de persoonlijke feedback, dat waardeer ik enorm.’
Weerstand-script:
- Teamlid: ‘We krijgen zeker 80 sollicitaties, we kunnen echt niet iedereen persoonlijk afwijzen.’
- Jij: ‘Klopt. Maar wat als we alleen de kandidaten persoonlijk afwijzen die we hebben gesproken? Dat zijn er misschien 8 per vacature. Dat is 8 keer 5 minuten. Nog geen uur! Hoeveel reputatieschade voorkom je daarmee?’
Kandidaten onthouden niet dát ze zijn afgewezen, maar hóé ze dat zijn.
Wat er waarschijnlijk gaat gebeuren? De eerste keer dat je een persoonlijke afwijzing stuurt, voelt het ongemakkelijk. Maar de reacties verrassen je. Kandidaten bedanken je. Sommigen vragen om tips. Eén kandidaat zegt: ‘Ik solliciteer graag opnieuw als jullie weer een vacature hebben.’ Stap voor stap merk je dat kandidaten positiever praten over jullie proces. Na een paar maanden zie je dat jullie Glassdoor-reviews genuanceerder worden. Mensen schrijven: ‘Ik ben afgewezen, maar het proces was respectvol.’ Dat is het moment waarop je weet: dit werkt. Kandidaten onthouden niet dat ze zijn afgewezen, maar hoe ze dat zijn.
Over de auteur
Koen Roozen traint en adviseert organisaties over strategisch recruitment en begeleidt managers. Zijn werk is gebaseerd op analyse, heldere modellen, regie en vakmanschap. Hij ontwikkelde het Recruitment Stuurmodel. Met zijn recruitment-strategiekaarten helpt hij recruitmentteams stap voor stap hun wervingskracht versterken. Koen Roozen is docent recruitmentstrategie bij de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie en schrijft iedere dinsdag over recruitment in zijn nieuwsbrief Recruitment met peper.
Wil je niet wachten op de volgende vraag? Bestel je eigen Recruitment Strategie-kaartendeck. Je hebt geen voorbereiding of externe facilitator nodig. Gewoon elke week één kaart trekken, 10 minuten bespreken met je team en 1 concrete actie kiezen. Zo bouw je stap voor stap een recruitmentafdeling die écht het verschil maakt.
Lees ook
Gerelateerd evenement
Leergang Strategisch Recruitment
Ben je klaar om je recruitmentcarrière naar een hoger niveau te tillen? De Leergang Strategisch Recruitment biedt je de perfecte mogelijkheid om je kennis te verdiepen en je professionele groei te versnellen. Als ervaren recruiter of recruitmentmanager ontwikkel je strategische inzichten en vaardigheden die je een sterke en leidende gesprekspartner maakt voor het management. Je […]
Rotterdam
