Het belang van goed onboarden is de laatste jaren steeds duidelijker geworden. Een warm welkom helpt mensen niet alleen sneller productief te zijn, het blijkt ook samen te hangen met langer behoud en betere prestaties. Cijfers wijzen uit dat van alle nieuwe medewerkers tot 20% binnen de eerste 45 dagen na indiensttreding alweer vertrekt. En daarbij zijn 2 veel genoemde vertrekredenen dat de functie en werkomgeving niet passen bij de in de candidate journey gewekte verwachtingen en dat medewerkers zich (te veel) aan hun lot overgelaten voelen; een warm welkom missen.
Cijfers wijzen uit dat tot 20% van alle nieuwe medewerkers binnen 45 dagen alweer vertrekt.
Hoe kun je dat voorkomen? Een nieuw whitepaper van Compagnon gaat daar nader op in, onder meer aan de hand van de onboardingspraktijk van de HR-dienstverlener zelf. Hoewel het woord ‘Corona’ maar één keer erin voorkomt, valt op hoe groot deel van het onboardingsproces hier al volledig online plaatsvindt. Voor een warm welkom hoef je helemaal niet fysiek dicht bij elkaar te zijn, zo blijkt. Wat werkt dan wel? Een kleine bloemlezing:
Het begint al vóór de eerste dag
- De nieuwe collega krijgt al meteen uitnodigingen voor alle sociale events, zoals het kerstfeest en de nieuwjaarsborrel.
- Hij of zij kan daar kennismaken met een buddy om de komende tijd zij-aan-zij mee op te trekken.
- De nieuwe collega krijgt 2 weken voor de startdatum een persoonlijke welkomstbrief.
- En enkele dagen voor het officiële begin krijgt hij of zij ook nog een welkomstboeket op het woonadres.
Iedereen een persoonlijk programma
- Nog voordat een nieuwe collega daadwerkelijk begint, wordt al een persoonlijk programma voor de eerste zes weken na indiensttreding opgesteld.
- In dit programma zijn normaliter face-to-face ontmoetingen opgenomen, maar de laatste tijd ook al steeds meer online contactmomenten via Teams en Zoom.
- Al deze afspraken en ontmoetingen staan in de agenda van zowel de nieuwkomers als de collega’s die hierin een inhoudelijke rol spelen.
En da’s nog niet alles
- Er is een online talentmanagementtool waarmee nieuwkomers samen met hun leidinggevende een eigen ontwikkelpad kunnen verkennen en inrichten. De tool biedt ruimte voor 360° feedback, communicatie met de leidinggevende en geeft toegang tot diverse e-learningplatforms, zoals Good Habitz.
- De huisfotograaf van Compagnon maakt van elke nieuwkomer bij de organisatie een profielfoto.
- Die foto komt online, samen met een persoonlijk verhaal van de nieuwe collega over hoe het onboarden vergaat.
De eerste dagen
- Op de eerste werkdag ontvangen medewerkers het ‘thuiswerkpakket’ met informatie en tools om vanuit huis een werkplek in te kunnen richten. De nieuwkomers
richten eerst hun eigen account in, waarna een ‘welkomst call’ volgt. Hun directe team en andere (beschikbare) collega’s komen ook online en heten de nieuwkomer van harte welkom. - Na de eerste onboardingsweek volgt de fase met remote begeleiding ‘on the job’. De nieuwe medewerker werkt en kijkt dan mee met een collega, door het delen van het scherm.
- Naast het inwerken, zijn er frequent ‘virtuele koffiemomentjes’ met teamgenoten, HR, de direct leidinggevende en eventueel andere collega’s.
Ook aandacht voor het einde van de onboarding
- De periode van onboarding duurt bij Compagnon zes weken. Na deze zes weken krijgt elke nieuwkomer een zogeheten ‘einde onboardinggesprek’ om terug te blikken.
- Zaken die niet goed zijn verlopen of ontbraken, worden meteen op- en aangepakt dan wel in de vorm van een ‘bezemklas’ of 1-op-1 sessie opgelost.
- Nieuwe medewerkers worden uitgenodigd om met verbetersuggesties te komen waardoor het onboardingtraject inmiddels een traject door en voor medewerkers is geworden.
Ook op zoek naar een warm welkom?
Ook op zoek naar een warm welkom voor je nieuwe medewerkers? Lees de hele whitepaper vol met nog veel meer tips over hoe je dat het beste kunt doen, zodat mensen snel productief zijn en een netwerk opbouwen, zowel binnen als buiten je organisatie.