Het artikel gaat hieronder verder.
Recruiters hebben vaak een haat/liefdeverhouding met hun hiring manager (en/of klant). Hoewel er zelden een echte hiërarchische lijn is tussen deze twee rollen, is er meestal een duidelijke opdrachtgever/uitvoerende-relatie. Dat dit niet altijd soepel verloopt, zal geen verrassing zijn. Op tal van momenten heeft de vacaturehouder impact op hoe jij als recruiter je werk kunt uitvoeren. Daarom deze lijst met 10 momenten waarop een hiring manager positief (+) of negatief (-) invloed heeft op jou als recruiter én wat je kunt doen om dit te verbeteren.
1. Het opstellen van de functiebeschrijving
+ Samen met de manager wordt er (op basis van bestaande profielen) een goede functiebeschrijving gemaakt die nodig is om de juiste kandidaat te werven.
– De hiring manager heeft vaak de neiging om ‘het schaap met de 5 poten’ te zoeken.
Verbetering: Manage de verwachtingen door zelf te benchmarken, marktonderzoek te doen en doelgroepdata op te vragen (bijvoorbeeld bij Intelligence Group). Kom beslagen ten ijs zodat de manager weet wat realistisch is, ook wat betreft het geboden salaris.
2. Prioriteitstelling van vacatures
+ In goed overleg met de manager kun je bepalen waar de urgentie ligt.
– Alle managers vinden hun vacatures het belangrijkst en zetten recruiters onder druk.
Verbetering: Hou regelmatig contact met managers zodat je kunt inschatten wanneer er vraag naar jouw schaarse recruitmentinzet ontstaat. Idealiter krijg je dit onderwerp (strategische personeelsplanning) op de agenda van de directie.
3. Feedback op kandidaten
+ Snelle en waardevolle feedback op cv’s en kandidaten zorgt voor een betere afstemming tussen vraag en aanbod.
– ‘Mijn gevoel zegt niet doen (maar ik weet niet waarom)’ is een veelvoorkomende dooddoener waar recruiters dagelijks mee te maken hebben.
Verbetering: Laat de hiring manager niet wegkomen met een ‘slecht gevoel’. Vraag door en zorg dat hij of zij zijn of haar gevoelens onder woorden brengt.
4. Het definiëren van “de perfecte kandidaat”
+ Hoe beter een hiring manager weet wat hij of zij zoekt, hoe groter de kans dat je deze persoon vindt.
– Managers kunnen doorslaan in hun eisen, wensen en voorwaarden, met als risico dat niemand voldoet.
Verbetering: Een perfecte kandidaat hoeft niet altijd een topper te zijn. Splits bijvoorbeeld de behoefte op in drie periodes:
- Periode 1: De eerste 3 maanden waarin de medewerker de materie begrijpt en mee kan draaien.
- Periode 2: Tot een jaar, waarin de medewerker het niveau van de functie op (het oude) peil brengt.
- Periode 3: Ontwikkeling en groei in en van de afdeling/organisatie gedurende 3 tot 4 jaar.
5. Betrokkenheid bij het interviewproces
+ Managers die zelf interviews afnemen, kunnen beter beoordelen of de kandidaat past en voelen meer betrokkenheid bij het proces.
– Zonder training of ervaring zijn veel managers niet in staat om een goed gesprek te voeren. Vaak zijn zij zelf 75% van de tijd aan het woord en vinden het dan een goed gesprek.
Verbetering: Zorg voor uniformiteit in selectiegesprekken. Gebruik een standaard intakeformulier dat ook door de hiring manager moet worden gevolgd. Managers die direct een oordeel vormen zonder goed gesprek kun je beter niet betrekken bij interviews.
6. Onderhandelen over salarissen en voorwaarden
+ De hiring manager heeft vaak beslissingsbevoegdheid en kan een onderhandeling snel afronden.
– Zonder kennis over salarishuizen kan scheefgroei ontstaan, vooral als de hiring manager de kandidaat graag wil hebben.
Verbetering: Maak duidelijke afspraken over mogelijke bandbreedtes in salaris en overige arbeidsvoorwaarden. Laat bij onderhandelingen iemand van HR aanwezig zijn die kennis van zaken heeft.
7. Toegang tot eigen netwerken
+ Managers/klanten hebben vaak een sterk netwerk dat kan worden ingezet voor werving.
– Kandidaten uit het eigen netwerk hebben soms een oneerlijke voorsprong.
Verbetering: Laat kandidaten uit het netwerk door de recruiter benaderd worden. Maak cv’s die aan de hiring manager worden voorgelegd anoniem om bias te vermijden.
8. Beslissingen over diversiteit en inclusie
+ Als de hiring manager dit belangrijk vindt, draagt dit bij aan een diverse en inclusieve organisatie.
– Geen directe minpunten, maar DEI moet organisatiebreed worden gedragen en niet ad hoc worden toegepast.
Verbetering: Diversiteit en inclusie werken alleen als het door de hele organisatie wordt omarmd en niet beperkt blijft tot recruitment.
9. Inzetten in (social media) campagnes
+ Een hiring manager die zelf oproepen plaatst, ondersteunt hiermee de werving in de meeste gevallen positief.
– Sollicitanten verwachten wellicht ook een actieve rol van de hiring manager in de rest van het proces en kunnen teleurgesteld zijn als deze ontbreekt.
Verbetering: Maak een strategie waarin de hiring manager altijd zichtbaar is in campagnes, niet alleen voor sleutelposities. Dit versterkt de employer branding. Zorg in elk geval voor duidelijkheid/transparantie of dit wel of niet gebeurt.
10. Evaluatie van de wervingsstrategie
+ Betrokkenheid van de hiring manager bij evaluaties levert waardevolle feedback op.
– Managers oordelen soms minder kritisch als zij zelf een rol speelden in het proces.
Verbetering: Betrek alle betrokkenen bij evaluaties en laat een objectieve buitenstaander deelnemen om een gebalanceerde evaluatie te garanderen.
Conclusie
Recruitment faalt als managers afwezig zijn. Maar aanwezigheid alleen is niet genoeg. Een effectieve samenwerking tussen de hiring manager en de recruiter is cruciaal. Managers hebben invloed op bijna elk aspect van het wervingsproces, van prioriteitstelling tot onderhandelingen. Goede communicatie, afstemming en duidelijke afspraken zijn daarom een voorwaarde voor succes.
Over de auteur
Wim van den Nobelen is adviseur en investeerder in recruitmentbedrijven, ambassadeur voor Guruz en blogger. Hij schrijft voor Werf& de Wim op woensdag. Elke woensdag vind je hier een blog, onderzoek, artikel of interview van hem.
