Onlangs schreef ik een blog over hoe vacaturehouders het belang van ervaring in de sector of de branche vaak overschatten. Deze week beschrijf ik een vergelijkbaar vraagstuk, namelijk: het beeld dat vacaturehouders hebben van de complexiteit van de eigen organisatie. Want ook dat wordt vaak overschat.
Vragen om ervaring met complexiteit is een potentiële valkuil.
Wat doe je als de vacaturehouder aangeeft dat de complexiteit van de organisatie zo groot is en dat hij of zij daarom een kandidaat zoekt die bewezen heeft daarmee te kunnen omgaan? Dit is een potentiële valkuil, want wat bedoelt de vacaturehouder hiermee? Als dat niet helder is, dan loop je een groot risico dat het geen succesvol traject gaat worden. Dikke kans dat kandidaten al worden afgewezen op hun cv, onder verwijzing naar gebrek aan ervaring in complexe organisaties.
Wat maakt organisaties complex?
In de loop der jaren heb ik echter geleerd dat complexiteit een subjectief gegeven is. Dat wat voor de een complex is, hoeft dit voor de ander helemaal niet te zijn. Toch kunnen er voor die ander best redenen zijn die de baan complex kunnen maken; denk alleen al aan een taalbarrière.
Bij het begrip complexiteit spelen vaak subjectieve ideeën een rol.
Complexiteit is bovendien een dynamisch begrip. Hoe meer ervaring en training, hoe ‘deskundiger’ iemand wordt in een bepaalde materie en hoe minder problemen complexiteit zal opleveren. Het is juist daarom dat vacaturehouders belang hechten aan ervaring in organisaties met een vergelijkbare complexiteit. Maar wat is ‘vergelijkbaar’? Ook hier spelen subjectieve ideeën van de vacaturehouder een rol. Die heeft een eigen beeld bij de eigen organisatie en bij de organisaties waar kandidaten gewerkt hebben.
Complex, of ingewikkeld?
Dit laatste betekent dat je de informatie daarover duidelijk moet delen met de vacaturehouder, dan wel in het cv van de kandidaat tot uitdrukking laat komen. Je kunt daarmee het beeld bevestigen of ontkrachten. Volstaat dit? Soms wel, maar meestal moet je toch een nog een slag maken om meerdere goede kandidaten kansrijk te kunnen introduceren.
Zegt een vacaturehouder ‘complex’, dan bedoelt hij of zij vaak iets heel anders: ingewikkeld.
Waar een vacaturehouder wijst op complexiteit, bedoelt hij of zij vaak iets heel anders, namelijk: ingewikkeld. Zaken zijn ingewikkeld als er veel onderling samenhangende factoren zijn, maar zaken worden pas complex als ze (te) veel onbekende en onzekere factoren omvatten. Het is een belangrijk onderscheid, want kunnen omgaan met onzekerheden stelt andere eisen dan kunnen omgaan met ingewikkelde zaken. Niet voor niets zei Confucius al: ‘Het leven is eenvoudig, maar we maken het onszelf steeds moeilijker…’
Succes met complexiteit, een verdienste?
Soms vraag ik mij af of iemand door de organisatie als complex te bestempelen ook de eigen positie meer gewicht tracht te geven. Zo weet ik op basis van mijn ervaring met functiewaardering dat complexiteit een belangrijk wegingspunt is bij het bepalen van de zwaarte van een functie. Succesvol zijn in een ‘complexe’ organisatie wordt in de regel als een grotere prestatie gezien en geeft status.
Omgaan met complexiteit is geen verdienste; zaken simpel houden wel.
Los van de vraag of er daadwerkelijk sprake is van complexiteit, is het mijns inziens juist een grotere verdienste om zaken simpel te houden en niet onnodig ingewikkeld te maken! Dat is een belangrijke kwaliteit waarmee je het verschil kunt maken! Managementdenker en schrijver Peter Drucker heeft al lang geleden gewezen op het belang van reductie van complexiteit, omdat ‘er een mate van complexiteit is waarboven een organisatie niet meer beheersbaar is.’
Als recruiter begrip van zaken krijgen
Wat kun je nu doen als recruiter als de vacaturehouder zijn/haar organisatie als ‘complex’ positioneert en in het profiel van de kandidaten wil terugzien dat deze in staat zijn om succesvol te zijn in dit type ‘complexe’ omgeving? De eerste vraag waarop je dan antwoord moet zien te krijgen is waarom complexiteit van de baan zo’n belangrijk aandachtspunt is? Het kan immers ook een marketingtruc zijn, om de job uitdagender te positioneren. Dat zou aansluiten op het inzicht: Complexity sells better. Aan de andere kant kan het natuurlijk ook kandidaten afschrikken. Als het te complex is, wordt het voor hen een risico.
Complexiteit noemen kan een marketingtruc zijn, om de job uitdagender te positioneren.
Als het waarom helder is, is het zaak een duidelijker beeld te vormen van wat de vacaturehouder nu precies verstaat onder complexiteit. Bedoelt hij of zij eigenlijk: ingewikkeld? En/of bedoelt hij of zij dat nieuwe medewerkers te maken krijgen met veel onzekere factoren? Je kunt beginnen met een open vraag. Dat helpt, want dan komen meestal de primaire dimensies boven tafel. Je probeert te weten komen wat de organisatie complex maakt.
‘Wat maakt deze organisatie complex?’
Neem daarbij geen genoegen met het eerste antwoord, maar vraag door. Vraag bijvoorbeeld hoe de complexiteit zich uit in het dagelijks werk, in het bijzonder in de openstaande vacature? Zoek vooral naar voorbeelden en vraag vervolgens aan de vacaturehouder wat dit betekent voor het profiel van de nieuwe medewerker. Welke competenties en welke expertise zijn nodig om succesvol te zijn in deze (vermeend) complexe omgeving?
Welke competenties en expertise zijn nodig om succesvol te zijn in deze (vermeend) complexe omgeving?
Met een open vraag en doorvragen kom je er niet altijd uit. Zorg er daarom voor dat je aanvullend nog een aantal vragen kunt stellen om je een beter beeld te vormen. Denk hierbij aan:
- De omvang van de organisatie
- Cultuur van de organisatie
- Leiderschapsstijl, bijvoorbeeld vanuit vertrouwen of controle?
- Transparantie binnen de organisatie, openheid in communicatie
- Mate van ‘politiek gedrag’ in de organisatie, rol van macht en hiërarchie
- Dynamiek van de externe omgeving en de mate van concurrentie
- De aard van de aan de klanten te leveren producten en diensten, wat komt er allemaal bij kijken om deze te kunnen maken en leveren?
- Fase van organisatieontwikkeling? Start-up, scale-up, groei, consolidatie, krimp en of meerdere tegelijk?
- Mate van structuur, van afgestemde processen en procedures
- Mate van eenduidigheid inzake kwaliteitsnormen
- Aantal in- en externe stakeholders
- Mate van uniformiteit of diversiteit c.q. tegenstelling in belangen van stakeholders
- Locaties van stakeholders en daarmee verbonden verschillen in tijdszone en cultuur.
- Ervaringsniveau c.q. senioriteit van topmanagement en middelmanagement
- Ervaringsniveau c.q. senioriteit op uitvoerend niveau
- Invloed van wet- en regelgeving.
Wat maakt succesvol?
Door naar dit soort zaken te vragen, kun je meer te weten komen over wat er nodig is om de vacature succesvol te kunnen invullen. Niet alle aspecten zullen even relevant zijn om het werk te kunnen doen. Maar je krijgt zo in elk geval een completer beeld. Dat heeft als bijkomend voordeel dat het makkelijker wordt kandidaten te interesseren; je hebt immers meer te vertellen over wat de job verlangt.
‘Technische vaardigheid is beheersing van complexiteit, creativiteit is beheersing van eenvoud.’
Zoals de Britse wiskundige Erik Christopher Zeeman ooit zei: ‘Technische vaardigheid is beheersing van complexiteit, terwijl creativiteit beheersing van eenvoud is.’ Vacaturehouders zullen hun eigen beeld van de complexiteit van de organisatie en de functie altijd vertalen naar een ideaalprofiel van de kandidaat.
Complexiteit in perspectief plaatsen
Zelf denk ik dat de term ‘ingewikkeld’ daarbij vaak beter past dan complex. Voor succesvolle invulling van de vacature zijn competenties en houding mijns inziens belangrijker dan ervaring in een organisatie met een ‘vergelijkbare mate van complexiteit’. Volgens mij moet je dan op zoek naar kandidaten met de volgende sleutelcompetenties: organisatiesensitiviteit, helikopterview, analytisch, lerend vermogen en – zoals altijd: communicatief.
Het is aan de recruiter om de ‘vermeende’ complexiteit in perspectief te plaatsen.
Tot slot is en blijft het invullen van vacatures fascinerend werk, waarbij betrokkenen vacaturehouders het net zo complex kunnen maken als ze willen. Het is aan de recruiter om de ‘vermeende’ complexiteit in perspectief te plaatsen en helderheid te verkrijgen over de betekenis en de implicaties. Doe het met wel met tact, anders kan invulling van de vacature nog wel eens nodeloos complex worden ….
Over de auteur
Onder het motto ‘I help you to succeed’ werkt Alexander Crépin samen met bedrijven in de profit en non-profit om operationele en meer strategische HR- en recruitmentvraagstukken aan te pakken. Enerzijds door zelf hands-on aan de slag te gaan en anderzijds door te adviseren en te coachen. Hij deelt met enige regelmaat in blogs zijn visie op ontwikkelingen in HR en recruitment.