- Wat als een groot deel van je sollicitanten slecht bereikbaar is per telefoon, maar dit wel een cruciale stap is in je proces?
- Wat als je veel kandidaten moet afwijzen omdat je vele keren probeert te bellen zonder resultaat?
- Wat als je een hybride Whatsapp-oplossing ontwikkelt waarbij automation en lokale recruiters naadloos in één omgeving samenkomen om kandidaten vaker en sneller naar een hire te converteren?
Wat als een groot deel van je sollicitanten slecht bereikbaar is per telefoon, maar dit wel een cruciale stap is in je proces?
Voor het werven van couriers in de 13 landen waar we als Just Eat Takeaway actief zijn is volumerecruitment aan de orde van de dag. Honderdduizenden sollicitanten verwerken op een persoonlijke manier, ondersteund met handige technologie. Dit is de basis voor de 24/7 hybride Whatsapp oplossing die we in samenwerking met Joboti hebben ontwikkeld.
In Nederland bieden we kandidaten de mogelijkheid om meteen een afspraak met de recruiter in te plannen. In Spanje en Israël zetten we eerst een Q&A-flow in, waarbij de kandidaat 3 vragen krijgt. 3x ‘JA’ betekent hoogste prioriteit en deze kandidaten gaan direct door in de kalenderfunctionaliteit. Bij één of meer antwoorden met ‘NEE’ draagt de chatbot het gesprek over aan de recruiter om over te pakken. Deze kandidaten hebben lagere prioriteit en de recruiter kan met de kandidaat kijken welke mogelijkheden er zijn.
Wat was de impact van de case?
Het aantal kandidaten dat Whatsapp als voorkeurskanaal aangeeft, is de overgrote meerderheid. In veel landen hebben we een zeer snel proces, waardoor je in korte tijd veel e-mail ontvangt met betrekking tot de volgende stap in het proces. Het gevolg kan zijn dat niet alle mails de juiste attentie krijgen, met het risico op uitval in het proces. Met Whatsapp geloven we in een oplossing waarbij alle communicatie in één overzichtelijke chat samenkomt.
Bereikbaarheid van kandidaten is een groot aandachtspunt.
Bereikbaarheid van kandidaten is een groot aandachtspunt. Een aanzienlijk deel van onze doelgroep is jong, en per telefoon niet altijd goed bereikbaar op de momenten dat wij contact opnemen: tijdens werkdagen (ma-vr 10.00-18.00). Toch is het voeren van een telefoongesprek van 10-15 minuten voor ons een cruciale stap in het proces. Dit is het moment dat onze recruiter de kandidaat spreekt, de opgegeven gegevens naloopt, de baan wat meer in detail uitlegt en zorgt dat er een goede fit is op de basics (juiste fiets, beschikbaarheid, locatie, etc.), maar ook de zachte factoren.
Met deze oplossing is het telefonische proces sterk verbeterd. Een hogere first time right bij het bellen van kandidaten, wat zorgt voor een afname van afgewezen kandidaten met als reden ‘onbereikbaar’. Ook de conversie (tot +50% verbetering) en de time to hire (-14%). Daarnaast is het werk voor de recruiter veel leuker geworden: meer goede gesprekken, minder onnodige tijd besteden aan niet-opgenomen contactpogingen.
Meer goede gesprekken, minder onnodige tijd besteed aan niet opgenomen contactpogingen.
Pilotgegevens: januari/februari 2023 / Nederland, Spanje en Israël
- Aantal kandidaten: 750
- Conversie: tot +50% verbeterd
- Time to hire: tot 14% afgenomen
Waarom moet jouw case een Werf& Awards winnen?
- Het ontwikkelen van een in-app-kalenderfunctionaliteit is de mooiste oplossing als het gaat om kandidaatbeleving. Niet verwijzen naar een externe website als Calendly, wat een potentieel afhaakmoment is.
- De functionaliteit is zo ingericht dat we op stadsniveau bepalen welke individuele kalenders van recruiter(s) worden gesynchroniseerd, en dit koppelen aan het profiel van een kandidaat (stad). Zo krijgt een sollicitant uit Leiden de beschikbare opties te zien van de recruiter(s) die werkzaam zijn voor Leiden. Op het moment dat er meerdere recruiters op dezelfde tijd beschikbaar zijn, bepaalt het systeem welke recruiter wordt gekoppeld. Voor nieuwe kandidaten wordt de beschikbaarheid real-time aangepast zodat er nooit een dubbele boeking mogelijk is.
- Met meer dan 140 verschillende nationaliteiten die alleen al in Nederland bij ons solliciteren, is de gewenste taal voor het telefoongesprek van grote invloed op een efficiënt proces. De kalenderfunctionaliteit matcht de taalvoorkeur van een kandidaat (bv. alleen Nederlands / Nederlands + Engels / alleen Engels) met de taalvaardigheden van de recruiter. Zo voorkomen we dat een Engels sprekende kandidaat aan een recruiter wordt gekoppeld die alleen Nederlands spreekt.
De vervolgstappen van de functionaliteit:
- Een afspraak in de agenda voor kandidaat en recruiter
- Voor kandidaat: duidelijke omschrijving in de agenda afspraak met betrekking tot doel van het gesprek
- Voor recruiter: in de agenda-afspraak staat direct welke kandidaat gepland heeft
- Samenvatting van het chatgesprek in Whatsapp in aparte e-mail voor de recruiter, inclusief alle benodigde kandidaatgegevens.
- Overzicht van alle afspraken in een land om te kunnen anticiperen op bijvoorbeeld afwezigheid van een recruiter in verband met ziekte
Meer dan 90% van de ingeplande afspraken neemt de telefoon op! Het resultaat is een kortere time to hire, omhooggeschoten conversieratio en een verbeterde recruiter-efficiency!
Betrokkenen bij case
Benoem de interne en externe betrokkenen bij de case.
- Stephan Kockelkoren
- Luuk van Neerven
Just Eat Takeaway – Global Courier Recruitment
- Gustavo Gomez
- Yalinc Okyay
- Delfina Jaureguiberry
- Stephan Wiepjes
Just Eat Takeaway – Local Courier Recruitment teams
- Molly MacCool & Sarah Fanning + team (Nederland)
- Noam Naveh + team (Israël)
- Sergio Navarro & Daniel Oraseanu + team (Spanje)
Just Eat Takeaway – Product Salesforce team
- Stefan Kempter + team
Just Eat Takeaway – Quality Assurance team
- Sarah Sadoune + team
Ook kans maken op een Werf& Award 2023?
Maak ook kans op een Werf& Award en stuur uiterlijk 22 maart 2023 voor 17.00 uur jouw arbeidsmarktcommunicatie- of recruitmentcase in. Kijk voor meer informatie en om jouw case in te sturen bij Werf& Awards.