Vaak kun je net zo goed een muntje opgooien. Sollicitatiegesprekken zijn alom tegenwoordig, maar vaak ‘modderpoelen van desinformatie‘: de bias tiert er welig, en de onderbuik regeert. En misschien wel het allerergste: kandidaten maken zich er vooraf doorgaans enorm zenuwachtig over, waardoor ze in het gesprek zelf vaak niet voldoende uit de verf komen, en de voorspellende waarde van het interview nog verder afneemt.
De voorspellende waarde van gesprekken is te verhogen door zenuwen weg te nemen.
Maar het goede nieuws, zo schrijft de Amerikaanse recruitmentgoeroe Dr. John Sullivan : daar is iets aan te doen. Wil je de waarde van je sollicitatiegesprekken verhogen? Dan is de makkelijkste manier: reduceer de zenuwen bij de kandidaten. En hoe je dat dan doet? Door vooraf in detail door te nemen wat hij of zij kan verwachten. Wie, wat, waar, wanneer en waarom? ‘Een behandeling met witte handschoenen‘, noemt Sullivan het zelf. Zoals bijvoorbeeld GitLab doet, door in zijn vacatures ‘radicaal transparant‘ te zijn.
Openheid heeft vele voordelen
Meer openheid over je sollicitatiegesprekken heeft volgens de Amerikaan vele voordelen. Zo zegt 70% van de kandidaten een meer transparante organisatie te verkiezen boven een minder open bedrijf. En een duidelijke ‘interview preview’ is een mooie manier om die transparantie te tonen. Daarnaast kan duidelijkheid vooraf de no-show van kandidaten enorm verlagen, gedurende het hele proces. En ook heel belangrijk: nervositeit van kandidaten kan zorgen voor een inaccurate beoordeling van hun geschiktheid. Net zoals onvoldoende informatie ook kan leiden tot onvoldoende voorbereiding bij kandidaten.
‘Open zijn over je sollicitatiegesprekken kan een enorme aantrekkingskracht op kandidaten hebben.’
‘Topkandidaten zullen zelfs eerder afhaken als ze het gevoel hebben dat je hen informatie onthoudt’, stelt Sullivan. Gebrek aan transparantie is volgens hem bovendien slecht voor je diversiteit: juist minderheidsgroepen zullen immers meer zenuwen hebben. Hij denkt zelfs dat open zijn over je sollicitatiegesprekken een enorme aantrekkingskracht op kandidaten kan hebben. ‘Sterker nog, als je kandidaten bewust in het ongewisse laat, staat dit zo op sites als GlassDoor, en zou dat je aantal sollicitanten in de toekomst best negatief kunnen beïnvloeden.’
Hoe pak je het aan?
Maar hoe pak je dat dan aan, die volledige openheid over sollicitatiegesprekken? Volgens Sullivan gaat het er bijvoorbeeld om dat je duidelijk maakt:
- Wie er bij de gesprekken aanwezig zal zijn. Naam, functie, directe link naar het LinkedIn-profiel. ‘En vraag gerust ook of er iemand is met wie de kandidaat kennis wil maken alvorens een beslissing te nemen’, adviseert hij. En als het even kan: geef ook een contactpersoon. Met wie kan de kandidaat vooraf eventueel contact opnemen?
- Wat er zal gebeuren. Hoe ziet je proces eruit? En wat wil je ermee bereiken? Welke stappen kent je proces? Wat is de dresscode? Wat moet de kandidaat wel en niet meenemen? Waar zal het gesprek (vooral) over gaan? Welke vragen wil je (ongeveer) stellen, en waarom? En waar wil je het zeker niet over hebben? Zie hier voor een duidelijk voorbeeld.
- Waar het sollicitatiegesprek zal plaatsvinden. Een groot deel van de zenuwen zit altijd in de reis. Dus wees hier zo duidelijk mogelijk over. Leg alle vormen van vervoer uit. Waar is de bushalte? Waar kan de kandidaat zijn fiets kwijt? En waar zijn de eventuele parkeerplaatsen voor de auto? Waar moet hij of zij zich melden? Hoe ziet de interviewkamer eruit? En als het gaat om een online interview: zorg dat de kandidaat kan bellen in geval van verhindering.
- Wanneer het interview plaatsvindt. Dat gaat verder dan alleen de begintijd. Laat zien dat je de tijd van de kandidaat respecteert, en geef vooraf aan hoe lang je denkt nodig te hebben voor alle verschillende fases.
- Waarom – volgens jou – elke stap nodig is. Wees zo duidelijk mogelijk over het doel van elke stap, en waarom je het op deze manier inricht. Lastig te beantwoorden misschien, maar dat dwingt je ook meteen om er dus goed over na te denken.
Een nóg betere ervaring
Naast deze min of meer ‘standaard’ informatie kun je er nog meer aan doen om de ervaring van de kandidaat te verbeteren, aldus Sullivan. Vertel ze bijvoorbeeld dat de belangrijkste focus in het gesprek de ‘verantwoordelijkheden’ zijn die bij de rol horen. Dat is volgens LinkedIn-onderzoek namelijk het voornaamste waar kandidaten over willen spreken in hun sollicitatie. Of geef ze alvast de profielen van het team, of deel alvast een video. Laat ook alvast zien wat jullie doen en waar jullie trots op zijn, en wat je hoopt dat hij of zij zal presenteren tijdens het gesprek.
Laat alvast zien wat jullie doen en waar jullie trots op zijn, en wat je hoopt dat hij of zij zal presenteren tijdens het gesprek.
Het is ook goed om de kandidaat vooraf te laten weten dat je in het sollicitatiegesprek géén brainteasers zal gebruiken, aldus Sullivan. Of bijvoorbeeld vragen over je familie, of over je vorige salaris. En verregaande openheid betekent ook dat je bereid bent te vertellen waarom anderen deze baan hebben aangenomen, en wat er van hen geworden is. ‘Laat dus gerust zien hoe lang mensen gemiddeld in deze functie blijven, en naar welke functie ze daarna gemiddeld doorstromen’, adviseert hij.
Waarom doen we dit niet?
Waarom deze volledige openheid over sollicitatiegesprekken nog de uitzondering is, en niet de normaalste zaak van de wereld? Volgens Sullivan komt het omdat vacaturehouders denken dat ze een kandidaat pas goed kunnen beoordelen als ze hem of haar kunnen verrassen, en dan kijken hoe ze daarmee omgaan. Maar dat is een grote misvatting, aldus de recruitmentgoeroe. ‘De meeste banen vereisen helemaal geen snelle actie, in de meeste functies worden de beste prestaties juist geleverd door samenwerking en goede planning vooraf. Geef daar dan dus ook gelegenheid voor. En hou de verrassingen in petto alleen voor als dat relevant is.’
‘Vacaturehouders denken ten onrechte dat ze een kandidaat pas goed kunnen beoordelen als ze hem of haar verrassen.’
Omdat sollicitatiegesprekken zo’n enorme impact hebben op de uiteindelijke beslissing, verbaast het Sullivan elke keer dat recruiters ‘niet worden afgeschrikt door het feit dat dit meest gebruikte instrument zo weinig voorspellende waarde heeft.’ Onbegrijpelijk, noemt hij dat. ‘Maar gelukkig heb ik ontdekt dat je die voorspellende waarde makkelijk en snel kunt ombuigen door de angst en zenuwen van de ondervraagden direct te verminderen. Want dat is een van de belangrijkste oorzaken ervan dat sollicitatiegesprekken momenteel nauwelijks een nauwkeurige voorspeller zijn van succes.’