Veel recruiters zijn behoorlijk afhankelijk van hun Applicant Tracking System of ATS om kandidaatgegevens (geautomatiseerd) aan te maken en te onderhouden. En dat is ook best logisch. Je hoeft met een ATS immers geen uitgebreide spreadsheets meer in te vullen en bij te houden of handmatig te rapporteren. Daarnaast bespaar je met een ATS een boel administratieve rompslomp, wat kan zorgen voor een snellere time-to-hire. Eigenlijk is je ATS dus best een fijne opslagplaats voor sollicitanten.
Met een CRM kun je je employer branding uitrollen en tegelijk de candidate experience verbeteren.
Maar zo’n tool om het recruitmentproces te beheren kent ook wat nadelen. Want hoe bouw je er langetermijnrelaties met je kandidaten mee op? Als het gaat om contact onderhouden met je kandidaten via bijvoorbeeld e-mails of blogs, dan heb je over het algemeen meer aan een CRM, wat meestal staat voor een systeem voor customer relationship management, maar als het gaat om recruitment ook wel bekend als: een systeem voor candidate relationship management.
Je ATS is best een fijne opslagplaats voor sollicitanten, maar kent ook nadelen.
En zo’n systeem biedt meer voordelen. Met een CRM kun je bijvoorbeeld ook met al je collega’s binnen hetzelfde platform samenwerken. Je kunt precies de activiteiten of traject zien van de contactpersonen in je systeem. Met een CRM kun je dus je employer branding uitrollen en tegelijk de candidate experience verbeteren.
Hoe weet je of je een CRM nodig hebt?
Hoor je recruiters klagen dat ze vaak veel informatie handmatig moeten invoeren? Dat ze hun ATS voornamelijk als administratief zien? Of dat ze geen engagement van hun kandidaten kunnen meten? Dikke kans dat een CRM dan een uitkomst kan zijn. Als dit herkenbaar is, stel jezelf dan de volgende vragen:
* Kan of wil ik actief sourcen?
Een ATS is in essentie vooral reactief. Je kunt hieruit immers pas werken als je sollicitanten toevoegt aan een lijst of een proces waar je mee bezig bent. Als je kandidaten zelf wil activeren, kun je je ATS zelden gebruiken. Met een CRM kun je wel proactief sourcen en prospects targeten via social media, campagnes en e-mailmarketing om verschillende soorten relaties met hen op te bouwen, warm of koud.
* Werk ik met meer recruiters samen?
Data van (voormalige) kandidaten moeten altijd bereikbaar zijn, voor heel het team. Met een CRM ben je in staat om moeiteloos notities te delen, kandidatenlijsten te beheren, inzichten per kandidaat in te zien en crossmediaal te communiceren. Dit is lang niet altijd met elk ATS mogelijk.
* Heb ik moeilijk te vervullen vacatures?
Veel vacatures krijgen bijna als vanzelf veel respons, omdat ze bijvoorbeeld populaire functies betreffen, terwijl andere rollen niet direct veel reacties ontvangen omdat ze specifieker en misschien hoogdrempelig zijn. In zulke vacatures zul je dus meer tijd en energie moeten steken om de best fit te vinden. En dat lukt je vaak het best door proactief te sourcen. Een CRM is daarvoor een handige tool, omdat je met diverse functionaliteiten potentiële kandidaten naar je toe kunt trekken.
* Heb ik veel (oude) kandidaten in mijn ATS opgeslagen?
Hoeveel kandidaten heb je de afgelopen jaren opgeslagen in je ATS? Hoeveel van deze kandidaten heb je na hun sollicitatie en afwijzing benaderd voor een andere rol? Grote kans dat de data van deze oude kandidaten ‘wegrotten’ in je systeem, terwijl je met een CRM de band met oude kandidaten juist makkelijk kunt blijven onderhouden. Wie weet zit er tussen jouw oude kandidaten een topper voor een andere functie. Die kans hou je zonder slim kandidatenbeheer eigenlijk onbenut.
* Staan employer branding en de candidate experience hoog op mijn agenda?
De meeste CRM’s bieden een compleet pakket aan communicatie-, marketing- en salesfunctionaliteiten. Daarmee kunnen ook recruiters (potentiële) kandidaten beheren, optimaliseren en de relatie met hen versterken. Je kunt relevante content delen met specifieke personen en zo de betrokkenheid die ze hebben met jouw organisatie versterken.
Wat levert een integratie tussen ATS en CRM op?
Maar wacht eens even, wat als ik beide systemen nou integreer? Heb ik dan zowel de voordelen van een ATS als van een CRM? Ja, daar lijkt het wel op. Een combinatie van CRM en ATS geeft niet alleen de kans op een gestroomlijnd proces, maar ook op een betere candidate experience. Twee essentiële onderdelen van het hedendaagse recruitmentproces. En daarmee kun je dus:
- talentpools koppelen aan klanten en hen als tussenpersoon met elkaar in contact brengen.
- klanten, kandidaten en prospects in beide systemen beheren en met elkaar laten communiceren.
- bruggen bouwen tussen beide systemen, waardoor je tijd bespaart omdat je informatie niet handmatig in hoeft te voeren.
- data-driven beslissingen nemen doordat je met een CRM (meestal) diepgaande analyses kunt doen.
- je communicatie afstemmen op basis van klant- of kandidaatspecifieke informatie zoals industrie, branche, functie, opleidingsniveau of activiteit.
Meer weten?
Meer weten over integraties tussen een ATS en CRM? Neem dan contact op de auteur van dit blog, Laura Beekwilder van SendtoDeliver en geef in het contactformulier aan dat je “meer wilt weten over een ATS en CRM”. Dan laat ze je aan de hand van een recente client case met Carerix en Hubspot precies zien hoe zo’n integratie in z’n werk gaat. Of bekijk hier alles van Laura.