Het is makkelijk te begrijpen. Het vereist nauwelijks (financiële) investeringen. Het helpt kandidaten begrijpen waarin ze terecht komen. En feitelijk kan er niemand beter de baan verkopen. Maar waarom maken dan nog zo weinig organisaties gebruik in de selectie van kandidaten van hun eventueel toekomstig collega’s? Met hen maken ze vaak pas kennis op dag van indiensttreding. Het is een vraag die de Amerikaanse recruitmentgoeroe Dr. John Sullivan al langer bezighoudt, schrijft hij in een recent artikel over zogeheten peer interviews als krachtige recruitmenttool.
Waarom gebruiken zo weinig organisaties hun eigen medewerkers bij de selectie van kandidaten?
Volgens Sullivan is het juist heel verstandig om de twee overgebleven kandidaten in gesprek te laten gaan met de medewerkers die nu al de baan doen (zonder de manager erbij). ‘Ten eerste zal het onmiddellijk de nauwkeurigheid van je kandidaatbeoordeling verbeteren. Als extra bonus zal het ook je vermogen drastisch verbeteren om een topfinalist te overtuigen de baan te accepteren (als die wordt aangeboden).’ En bovendien is het snel te implementeren door elke hiring manager, zegt hij.
IBM en Amazon
De Amerikaan haalt IBM en Amazon aan als twee van de vele bedrijven waar de praktijk van peer interviews zich inmiddels zou hebben bewezen. Ook is het bij de selectie van bijvoorbeeld verpleegkundigen in veel gevallen al staande praktijk. ‘Vraag het maar eens aan iemand in de verpleging’, zegt hij. En dan zul je vast horen: ‘Gesprekken met collega’s zijn zeer nuttig en effectief gebleken om de vaardigheden, capaciteiten en motivatie van een kandidaat te peilen.’ Vaak beter dan de onderbuik van de hiring manager, geeft hij aan, want daarbij is de effectiviteit vaak niet veel beter dan ‘een muntje opgooien’.
‘De kans is groot dat collega’s een diepgaande beoordeling van de kandidaat eisen. Zij moeten elke dag met hem of haar samenwerken.’
Hoe dat komt, dat peer interviews zo effectief zijn? Vooral omdat collega’s ‘elke dag het werk meemaken’, aldus Sullivan. ‘Ze hebben letterlijk alles gezien. Dankzij die ervaring kan een interviewer met collega’s de sterke en zwakke punten van een kandidaat beoordelen aan de hand van hun vragen. Bovendien is de kans groter dat deze collega’s een nauwkeurige, diepgaande beoordeling van de kandidaat eisen, omdat zij degenen zijn die elke dag te lijden hebben als ze gedwongen zijn om samen te werken met een slechte nieuwe medewerker.’
Snellere onboarding
Zowel kandidaat als collega’s zijn bovendien opener en transparanter in peer interviews zonder manager erbij, stelt Sullivan. ‘Zodat beide partijen meer bereid zullen zijn om elkaar de moeilijke vragen te stellen die beantwoord moeten worden. In de meeste gevallen zullen hun antwoorden minder ingestudeerd, botter en authentieker zijn.’ Werknemers betrekken kan daarnaast niet alleen ervoor zorgen dat teamgenoten zich meer gewaardeerd voelen, de onboarding van de gekozen kandidaat zal volgens hem ook een stuk sneller gaan als de medewerkers zelf bij de keuze betrokken geweest zijn.
‘Veel kandidaten hebben gewoon geleerd om recruiters niet te geloven.’
De praktijk van peer interviews past met name goed in de huidige krappe arbeidsmarkt, aldus Sullivan. Nu er gemiddeld minder kandidaten zijn, zul je de baan meer moeten ‘verkopen’. En juist toekomstige collega’s zijn daar goed in, zegt hij. ‘Veel mensen gaan er automatisch vanuit dat recruiters het beste de baan kunnen verkopen. Helaas is dat vaak niet waar. Bovendien blijkt dat veel kandidaten gewoon geleerd hebben om “recruiters niet te geloven”. Het zijn de teamleden die kandidaten consequent als het meest geloofwaardig beoordelen.’
Rijke verkooppraatjes
Logisch ook, zegt hij. De collega’s kennen immers alle positieve aspecten van de baan het best. En dan vooral die aspecten waarbij deze baan echt een verschil maakt. Leden van deze groep zullen bovendien waarschijnlijk zelfverzekerder zijn. En hun verkooppraatjes zullen bijna altijd rijk, overtuigend en energiek zijn. Deze toekomstige collega’s hebben ook een scala aan boeiende verhalen over de baan, het team en het bedrijf om met de kandidaat te delen. Natuurlijk kennen ze ook de nadelen van de baan. Maar ze zullen ook in staat zijn om effectief aan de kandidaat uit te leggen hoe hiermee om te gaan.’
‘De kandidaat zal onder de indruk zijn van het vertrouwen dat de manager hiermee in zijn medewerkers toont.’
De meeste kandidaten zullen ook beseffen dat er geen stimulans is voor een collega om de baan mooier voor te doen dan die feitelijk is. Sullivan: ‘Als ze dat toch doen, zal de nieuwe medewerker hen zeker ermee confronteren tijdens de eerste werkdagen. En elke teamgenoot zal weten dat hij of zij dan uiteindelijk elke dag zal moeten werken, zij aan zij, met een miserabele werknemer.’ Volgens Sullivan zijn peer interviews trouwens ook goed voor de hiring manager: de kandidaat zal onder de indruk zijn van het vertrouwen dat hij of zij in zijn medewerkers heeft getoond door hen toe te staan de kandidaat te interviewen zonder dat hij of zij erbij was.
Wat te doen? Enkele actiestappen
Veel uitleg heeft de praktijk van peer interviews natuurlijk niet nodig. Maar Sullivan geeft niettemin enkele actiestappen. Zoals: leid je medewerkers op. Of in elk geval: informeer ze over waarop ze kunnen letten en wat ze moeten ‘verkopen’. Zorg daarnaast actief voor een lijst met mogelijke vragen – om mogelijke juridische problemen te voorkomen en om te voorkomen dat je van het onderwerp afdwaalt. ‘Door collegiale interviewers een lijst met vooraf goedgekeurde vragen te geven, kunnen ze aan de slag.’ Zeker als je ze ook nog een beoordelingschecklist meegeeft.
‘Probeer het eens, en ik beloof je dat je niet teleurgesteld zult zijn.’
Daarnaast raadt hij een ideale groepsgrootte van 4 tot 8 medewerkers aan. Enerzijds om het plannen van dit peer interview te vergemakkelijken, anderzijds omdat je zo indruk kunt maken op de kandidaat, en zorgt voor een gedragen beoordeling. Je kunt de interviews live houden, wat vaak leuker is voor collega’s én kandidaat. Maar je kunt het ook virtueel doen, wat vaak makkelijker is voor de kandidaat, en – als je het opneemt – collega’s die er niet bij zijn de kans geeft het nog eens na te kijken. Sullivan: ‘Probeer het eens, en ik beloof je dat je niet teleurgesteld zult zijn.’