Een verkeerde wervingsbeslissing maken is duur. En steeds duurder. Daarom tuigen veel organisaties tegenwoordig langdurige en zware processen op, in de hoop zo een fout te voorkomen. Maar gebeurt dat wel efficiënt genoeg, vragen Atta Tarki, Tyler Cowen, en Alexandra Ham zich af in Harvard Business Review. En maakt zo’n langdurig proces de uitkomst eigenlijk wel écht beter?
Een verkeerde wervingsbeslissing maken is duur. En steeds duurder.
Cowen is (samen met David Gross) de auteur van het recente boek Talent, en stelt daarin al dat recruitment tegenwoordig vaak veel te bureaucratisch is. ‘En dat soort processen zijn net zo schadelijk als verkeerde beslissingen zelf’, stellen de auteurs zelfs. ‘We hebben procedures gezien met tot wel 16 rondes aan sollicitatiegesprekken, plus uitgebreide achtergrondscreenings, en nog meer stappen. Maar er is steeds meer bewijs dat dit allemaal niet werkt. Het middel is erger geworden dan de kwaal.’
Bang voor de loopbaan
De auteurs zien een paar oorzaken voor die groei van de bureaucratie. In de eerste plaats de opkomst van de consensuscultuur. Nieuwe medewerkers moeten met tal van collega’s overweg kunnen, en dus worden die collega’s steeds vaker betrokken in de beslissing. Maar doordat je de mening van die collega’s ook serieus wil nemen, kunnen beslissingen soms lang duren.
Verliesaversie speelt natuurlijk ook een rol.
Het heeft er ook mee te maken dat veel hiring managers bang zijn voor hun eigen loopbaan, stellen ze. En een slechte aanname kan daar behoorlijk nadelig voor zijn. Verliesaversie speelt daarnaast natuurlijk ook een rol. Maar volgens de auteurs komt dat getreuzel dus wel met een prijs. Het enorme aantal open vacatures zorgt ervoor dat kansen onbenut blijven en veel organisaties zich geremd voelen in hun ontwikkeling.
Hoepels
Is het dat waard? Als de kwaliteit van de mensen die je aanneemt aantoonbaar omhoog zou gaan door het proces langduriger te maken, zou het antwoord op die vraag misschien nog ‘ja’ zijn. Maar dat is de vraag, stellen de auteurs. ‘In onze ervaring nemen veel organisaties voetstoots aan dat de uitkomst beter wordt als ze kandidaten door nog meer hoepels laten springen, en als ze kandidaten afwijzen zodra één collega ook maar het minste spoortje twijfel uit. Maar ze onderzoeken zelden tot nooit of die gedachte in de praktijk wel klopt.’
De meer kieskeurige hiring manager maakte uiteindelijk géén betere keuze.
Ze halen een voorbeeld aan van een organisatie die 100 salesmanagers zocht. Elke kandidaat moest al 5 of 6 stappen door voordat ze de uiteindelijke regionale hiring manager mochten spreken. Uit de data bleek vervolgens dat de ene hiring manager maar liefst drie kwart van de aldus gepreselecteerde kandidaten een contract aanbod, terwijl dat bij de andere slechts op een kwart lag. Maar de meer kieskeurige hiring manager maakte uiteindelijk géén betere keuze, zo bleek. En dat terwijl vacatures wel langer open bleven staan. Iets wat het bedrijf voor elke vacature zo’n 100.000 dollar per jaar kostte.
Google en Amazon
De auteurs verwijzen ook naar Work Rules, het boek waarin Laszlo Bock aantoonde dat extra sollicitatiegesprekken nauwelijks iets toevoegen. Volgens de ‘regel van vier’ wordt 86% van de waarde die interviews toevoegen, in de eerste 4 gesprekken gecreëerd. Iedere ronde extra zou de voorspellende waarde met ongeveer een procent doen toenemen. ‘Niet de moeite waard dus’, aldus Bock. Volgens eenzelfde soort logica heeft Amazon besloten dat kandidaten niet meer dan 5 interviewers in het proces mogen tegenkomen.
Bij Amazon komen kandidaten niet meer dan 5 interviewers in het proces tegen.
Maar wat kun je dan doen om jouw proces gestroomlijnd in te richten, zonder de vrees om goede kandidaten over het hoofd te zien, of de verkeerde keus te maken? De auteurs voorzien verschillende maatregelen:
#1. Volg de regel van vier
Meer dan 4 of 5 interviewers? De kans is groot dat de kosten hoger zijn dan de baten. Je proces wordt er meer complex van, maar de uitkomst lang niet altijd beter.
#2. Wie beslist?
Maak duidelijk wiens beslissing het uiteindelijk is, en wie wel en wie geen vetorecht heeft. Een consensusbenadering levert zelden het beste resultaat op. Maar communiceer daar altijd wel duidelijk over, zodat je frustratie zoveel mogelijk voorkomt.
#3. Gebruik scorekaarten
Door kandidaten cijfers te geven voor verschillende onderdelen, zorg je bij interviewers voor een meer integrale kijk, in plaats van dat één negatief aspect te veel aandacht krijgt. Door de interviewers te vragen hun oordeel te geven vóórdat ze die van collega’s zien, voorkom je bovendien de kans op groupthink.
#4. Verwijder Dr. Death
Er is onder al je interviewers altijd iemand die zo kieskeurig is dat hij of zij eigenlijk iedereen afwijst. Als dan ook nog blijkt dat deze interviewer niet eens de beste is in het uitkiezen van goede kandidaten, communiceer daar dan duidelijk over, of verwijder hem of haar in het vervolg uit het proces.
Conclusie
Een proces dat draait om consensus is niet makkelijk om te veranderen. Het is natuurlijk ook aanlokkelijk: iedereen laten meepraten en meebeslissen over de nieuwe collega. Maar in de huidige arbeidsmarkt zijn er weinig kandidaten die zin hebben in zoveel gesprekken, en bovendien wordt de kans er niet groter door dat je goede mensen aanneemt, aldus Tarki (auteur van Evidence-Based Recruiting), Cowen (auteur van Talent: How to Identify Energizers, Creatives, and Winners Around the World), en TalentCompass-CEO Alexandra Ham.