Als je in deze tijd wil dat je werknemers naar kantoor komen, dan moet je ervoor zorgen dat ze het daar naar hun zin hebben. En dat gaat soms ver, soms zelfs héél ver. Hoe ver precies, dat is te zien bij het Nederlandse hoofdkantoor van Robert Walters in Amsterdam. Hier vind je niet alleen de standaard pooltafel voor de vrijdagmiddagborrel, maar tegenwoordig ook: een Toscaanse tuin, een yogaruimte, en een plek waar je al fietsend op een hometrainer kunt bellen. En dat dan ook nog eens opgeleukt met vogelgeluiden en de juiste geuren.
Aan alle zintuigen is gedacht, vertelt managing director José Bokhorst, terwijl we een rondje lopen door het kersverse pand, en van de ene sfeer in de andere belanden. Van vergaderzalen met Amsterdamse taferelen tot groene bufferzones en plekken met schommels, en van het Grand Café, met gezellige muziek, tot de Arena, compleet met rode kuipstoeltjes, waar de stimulerende kleuren voor een energieke sfeer moeten zorgen. Overal wordt de recruiter die bij het bedrijf werkzaam is de goede kant op ‘genudget‘.
Functionele mri
En het mooie is: er is niet zomaar een interieurontwerper hier bezig geweest. Nee, dit kantoor is als eerste ter wereld vormgegeven aan de hand van neurowetenschap. Vóór de verhuizing gingen enkele medewerkers (en buitenstaanders) in een zogeheten functionele mri-scan, waar ze moodboards kregen voorgelegd van verschillende kantoorinrichtingen. Hun onbewuste reacties werden daarbij gemeten, door wetenschappers van de UvA en neuro-marktonderzoeksbureau Neurensics. Bokhorst: ‘We wilden verder gaan dan alleen mensen vrágen wat ze willen. We wilden het ook zeker weten, door het te meten.’
Angst, spanning, geluk: het hele scala aan emoties werd gemeten. Een intensief, maar ook heel interessant traject, blikt Bokhorst terug. ‘Maar voor de onderzoekers was dit ook een heel leuk traject. Die hadden dit namelijk ook nooit eerder zo gedaan.’
Géén afgesloten ruimtes
Voordat ze met de neurowetenschappers aan de slag gingen, hoorde ze van haar recruiters altijd de behoefte aan een afgesloten ruimte om kandidaten te interviewen. Maar één van de conclusies van de fMRI-scans was juist dat kandidaten in dat soort ruimtes juist angst ontwikkelen. Zij zitten veel liever in een open ruimte. Vandaar dat de meeste sollicitatiegesprekken nu ook plaats vinden in het Grand Café, de grote ontvangstruimte vooraan het pand, waar je ook kunt ontbijten en lunchen. ‘Dat vinden kandidaten een veel fijnere omgeving. Alsof ze in een koffietent zitten.’
Een ander inzicht dat de fMRI opleverde: ‘Vooraf hadden de medewerkers gezegd: nóóit rode muren. Maar uit alle scans kwam dat zo’n rode muur ze juist energie geeft. Daarom zie je dat nu ook prominent terug in de Arena in het pand. Die ruimte is niet ontworpen om de hele dag te zitten, maar je ziet wel dat er toch veel gebruik van gemaakt wordt.’ Alleen de tickertape met live beurskoersen, bedoeld om nog meer urgentie op te roepen, laat momenteel nog op zich wachten, zegt Bokhorst, nu zelf ook duidelijk iets meer opgewonden dan in de voorgaande ruimtes.
Compleet met vogelgekwetter
Maar het mooist aan het hele kantoor is toch wel de groene omgeving die op diverse plekken te vinden is, compleet met vogelgeluiden. Het gaat hier vooral om de zogeheten ‘bufferzones’, waarbij je van de ene ruimte naar de andere gaat. En dat steeds in minimaal 7 stappen. Dat is heel belangrijk, zo heeft de wetenschap aangetoond, want die 7 stappen schijnt het menselijk brein minimaal nodig te hebben om te schakelen tussen de ene en de andere mood. Daarom is de Bufferzone ook zo gemaakt dat je er niet in een rechte lijn doorheen kunt lopen, maar dat je er langs de plantenbakken heel slingert.
In de Bufferzone waan je je verder in een Toscaans landschap met olijfbomen en lavendel. Tussen de grote plantenbakken en pergola’s zijn zitjes gecreëerd waar je tot rust kan komen of met je collega een goed gesprek kan voeren. De wanden zijn voorzien van landschapsfoto’s, echt hout en mos. Uit de geurpods komt een aroma van vijgen. Ook zijn er enkele schommels te vinden, voor wie zijn gesprek eens op een heel andere manier wil voeren.
Het hele pand is ontworpen door Hoogerwerf Projectinrichting uit Vlaardingen, die de opdracht binnensleepte na een pitch tussen drie bedrijven, en hierna samenwerkte met Neurofactor voor de fmri-scans. ‘Ons programma van eisen draaide eigenlijk om drie zaken’, vertelt Bokhorst. ‘We wilden enerzijds echt een community creëren, waar iedereen zich welkom zouden voelen. Anderzijds wilden we echt iets out-of-the-box hebben. En ten derde wilden we dat het kantoor generatieproof was: iedere generatie zou er een plekje moeten kunnen vinden.’
Grand Café
Bokhorst vertelt over het kantoor aan tafel in het Grand Café, waar het deze maandagmorgen ook een drukte van belang is. Ze had zelf net nog een bordje yoghurt met muesli voor zich staan. Met gratis ontbijt, lunch en de hele dag door vers fruit probeert het bedrijf namelijk niet alleen te denken aan de inwendige mens van de medewerker, maar ook mensen bij elkaar te brengen. Het gaat zelfs zo ver dat in elke koffieautomaat een verschillende soort melk zit. ‘Veel consultants gingen vroeger met klanten of kandidaten buiten lunchen. Nu leiden ze hen hier trots rond.’
Hier vindt op vrijdagmiddag ook de borrel plaats, als de bar open gaat. En heel vaak is er ook een barista te vinden. ‘Op vrijdagen zijn veel kantoren leeg’, weet Bokhorst. ‘Maar hier niet, hoor. Dat zien we de laatste tijd echt omhoog schieten. We hebben de laatste tijd ook steeds meer mensen van andere internationale vestigingen over de vloer.’
Wat het hogere doel is van deze bijzondere inrichting? ‘Wat denk je’, vraagt Bokhorst retorisch. Het gaat haar niet alleen om productiviteit, benadrukt ze. Maar vooral ook om gemeenschapszin, een community creëren, waar werkgeluk centraal staat. ‘Je kunt tegenwoordig overal werken, maar we willen onze mensen samenbrengen op een plek waar zij zichzelf kunnen overtreffen. We willen dat onze mensen zich veilig, gewaardeerd en geïnspireerd voelen op kantoor, en de intrinsieke motivatie hebben om daar te willen zijn.’
2.400 vierkante meter, vol slimmigheidjes
Het totale kantoor, dat een oppervlakte heeft van 2.400 vierkante meter, zit vol slimmigheidjes. Een werkplek reserveer je met een app, die meteen zorgt voor je favoriete zit- en stahoogte, en waarmee je ook kunt zien wie er nog meer in die ruimte zitten. Op alle bureaus kun je telefoons en laptops bovendien automatisch opladen. Videowalls met lachende collega’s helpen je er altijd weer bovenop als je na een meeting 1 van de 6 vergaderruimtes verlaat. Oftewel: een shot dopamine die je een feelgood-moment toedient, nadat je brein veel van je energie heeft verbruikt.
Mede door de coronacrisis is de functie van het kantoor veranderd, vertelt Bokhorst. ‘We willen daarom niet dat mensen naar kantoor komen omdat ze dat moeten, maar omdat ze geïnspireerd willen worden en elkaar willen ontmoeten. De functie van kantoor moet ‘verbinden’ zijn. Dat is niet alleen belangrijk voor het behoud van medewerkers. Het creëren van zo’n community zal ook een grote aantrekkingskracht hebben op potentiële nieuwe medewerkers, denken wij.’
Helpt het ook recruitment vooruit?
Maar dan de hamvraag. Mooi hoor, zo’n nieuw kantoor, maar helpt het ook je recruitment vooruit? Ga je hier betere matches creëren? Bokhorst is er van overtuigd. ‘Ik weet zeker: de kracht van recruitment zit in interactie. Voor een goede match moet je oprecht geïnteresseerd zijn in een kandidaat. En daarvoor moet je zelf als recruiter weer gemotiveerd zijn. Ik denk dat we daar op deze plek de ideale omstandigheden voor hebben gecreëerd. Uit onderzoek dat we hier hebben gedaan, blijkt ook dat kandidaten hier opener zijn in wat ze vertellen dan in een afgesloten ruimte. Dat is natuurlijk precies de bedoeling.’
