Hij concurreert met Apple, Facebook, Google en Uber. En hij werkt op afstand, net als praktisch iedereen bij Elastic. Best een uitdaging, als je dan tegelijk de beste mensen van de wereld wilt aantrekken. Hoe doet Mark Deubel dat? Op Talent Acquisition Live, op 12 maart in De Nieuwe Liefde in Amsterdam, zal hij er in gesprek met Hung Lee meer over vertellen. Hier alvast een voorproefje.
> Kan elke recruiter op afstand werken?
‘Zoals met alles, dat hangt er vanaf. Maar ik geloof wel dat elke recruiter vanuit huis kan werken. Het is belangrijk dat de organisatie het thuiswerken support in meerdere manieren dan alleen toestaan dat iemand vanuit huis kan werken. Ik geloof niet alleen dat elke recruiter op afstand kan werken, ik denk ook dat het hem of haar productiever maakt.’
> Waarom twijfelen zoveel bedrijven hier dan nog over?
‘Veel bedrijven geloven er niet in en hebben zelfs hun beslissing om mensen thuis te laten werken teruggedraaid. Ze zeggen dat mensen niet productief of bereikbaar waren, hun werk niet op tijd af hadden en moeilijker te controleren zijn. Dit gaat vooral om vertrouwensproblemen. Ik vind dat het tegenovergestelde waar is. Het probleem is niet zozeer de mensen, maar de infrastructuur van het bedrijf.
‘Werken vanuit huis zorgt juist ervoor dat je productiever bent.’
Werken vanuit huis zorgt er juist voor dat je productiever bent, omdat je geen afleidingen hebt van collega’s die de hele tijd met je kletsen (sociale druk zorgt ervoor dat je hen niet negeert) en daardoor ben je meer gefocust op je daadwerkelijke taken. Als je het combineert met de vrijheid om je eigen dag in te delen samen met eigenaarschap wordt het interessant. Zeker als je internationaal recruit, maar ook voor de lokale markt is het waard om vrijheid te hebben.
‘Op deze manier kan ik werken voor 3 verschillende tijdzones en nog steeds eten met mijn familie.’
Een voorbeeld: ik heb geen reistijd, waardoor ik vroeg kan starten en kan werken met hiring teams en kandidaten in de regio Azië/Oceanië. In de middag neem ik een pauze van drie uur die ik spendeer met mijn familie, zodat ik daarna weer vol energie zit. Na mijn pauze werk ik tot het diner (aangezien ik dan ook geen reistijd heb), zodat ik kan werken met hiring teams en kandidaten in Amerika. Op die manier kan ik werken voor 3 verschillende tijdzones en nog steeds genieten van het eten met mijn familie. Het motiveert, houdt je energie hoog, zorgt ervoor dat je gefocust bent en heeft als resultaat dat je productiever bent.’
> Hoe zit dat met vertrouwen?
‘Als het gaat om vertrouwen en in de gaten houden: bedenk hoe het is dat je de baas bent over je dag, je proces en je werk. Als je alle drie bezit, betekent het ook dat je verantwoordelijk bent voor je eigen output en resultaten. Als je achterloopt, omdat je andere dingen doet dan werk, geef je jezelf eigenlijk extra werk om het weer bij te houden. En monitoren? Dat is effectiever via 360-graden-feedback door hiring teams en tooling, niet door micromanagement.’
‘Je bent de baas over je dag, proces en werk.’
> Hoe blijf je gefocust?
‘Dat is eigenlijk niet zo moeilijk. Zet je bureau in een aparte kamer en doe geen werk in de slaapkamer, keuken of op de bank. Veel mensen proberen dat, maar het is moeilijker om je dan volledig te focussen, omdat je brein een andere associatie heeft bij die plekken. Je moet in staan zijn om zonder supervisie te werken. Wat daarbij kan helpen, is een goed schema maken. Communicatie is key. Je moet communicatief vaardig zijn en weten wanneer je om hulp moet vragen. Maak ook de verwachtingen duidelijk, zoals hoe en wanneer mensen je het beste kunnen bereiken.’
> Mis je geen details als je geen face-to-face-gesprekken hebt?
‘Niet echt, met video calls kun je nog steeds gezichtsuitdrukkingen zien, wat het belangrijkste is. En eerlijk gezegd: als je tijdens een sollicitatiegesprek in een onbekend kantoor zit, ben je dan relaxed? En als je ervaren bent, pas je dan niet je lichaamstaal aan? Het grootste voordeel is dat kandidaten in hun eigen omgeving zitten, wat helpt met de zenuwen. Bovendien is dat in ons geval hun toekomstige werkplek. Wat we wel vaak horen, is dat mensen het de eerste minuut een beetje ongemakkelijk vinden. Maar dat gaat snel weg, omdat ze in hun eigen omgeving zijn.’
> Welke technologie is essentieel als je vanuit huis recruit?
‘Technologie is niet waar het om gaat, maar het is wel belangrijk. Je hebt voor het interviewen een goede video call-tool nodig die je kunt gebruiken via een browser of een app. Niet iedere kandidaat wil een app installeren, dus wees flexibel. Wij gebruiken Zoom, omdat dat intern ook goed werkt. Denk aan: meer dan 100 mensen in een meeting. Als het nodig is, kun je ook een tool gebruiken voor het testen van software skills zoals HackerRank.
‘Technologie is niet waar het om gaat, maar het is wel belangrijk.’
Een tool die je helpt met plannen die je kunt integreren met je video tool call, je agenda en je ATS maakt het leven daarnaast ook vele malen makkelijker. Ik laat de kandidaat een afspraak met me inplannen, dus het enige wat ik moet doen, is mijn agenda up-to-date houden. Je hebt communicatietools nodig zoals Slack om te communiceren met je team. Het voordeel van Slack is dat je bijna alles kunt integreren, zoals je ATS, agenda, en sourcing tools. En dan is MSoffice of G-suite handig om samen te werken aan documenten, en presentaties. En je moet ook een gedeelde open agenda hebben, zodat mensen weten wanneer je aanwezig bent of niet.’
> Wat is je belangrijkste tip?
‘Alles hierboven staat of valt met een ‘communicatiestatuut’ en een paar regels. Je moet weten wanneer en hoe je welk kanaal moet gebruiken. Je moet respecteren dat iemand druk kan zijn als je contact probeert op te nemen. Een voorbeeld: in mijn geval werk ik met 6 hiring managers in een groter team. Zij zitten verspreid over de hele wereld. Daar moet ik rekening mee houden als ik een meeting met hen allemaal plan. De open agenda’s helpen me om een juist moment te kiezen zonder mensen te forceren te werken buiten hun werktijden. Dat betekent niet het einde van privacy. Het is aan ons wat we delen of niet.
‘Je moet weten wanneer en hoe je welk kanaal moet gebruiken.’
Soms komt het voor dat ik een interne meeting heb tijdens mijn 3 uur durende pauze en zijn mijn collega’s niet verbaasd dat mijn 3-jarige dochter naast me zit te zwaaien naar ze. We weten wat we vragen van mensen en daarom proberen we het zo menselijk mogelijk te maken. Het is normaal om het familieleven in meetings te zien. Het zijn zulke kleine dingen die zorgen voor een succesvol team op afstand.’
Meer weten?
Mark Deubel vertelt meer tijdens Talent Acquisition Live op 12 maart in De Nieuwe Liefde in Amsterdam. Niets daarvan missen? Schrijf je dan nog snel in.