De laatste tijd krijgt de Candidate Experience veel aandacht. Terecht misschien, maar de belangrijkste relatie voor een recruiter? Dat is toch die met de vacaturehouder. Hoe houd je die relatie goed?
Weet je wat het succes van een recruiter bepaalt? Afgaande op onderzoek van Robin Erickson (voor Bersin) is er eigenlijk maar één antwoord mogelijk: het is de relatie tussen de vacaturehouder en de recruiter die doorslaggevend is. Sterker nog: deze relatie is volgens het onderzoek vier keer zo bepalend als andere prestatie-indicatoren. Wil je als recruiter scoren, dan moet je vriendjes worden met de vacaturehouders, zo lijkt de les.
Volwassen recruiters, sterke relaties
In organisaties waar de recruitmentafdeling als ‘volwassen’ wordt aangemerkt, zegt in deze studie 97 procent van de respondenten dat de relatie tussen de recruiters en de hiring managers sterk is. In organisaties met een zwakkere recruitmentafdeling is daarentegen slechts 56 procent tevreden over de relatie tussen de recruiter en de vacaturehouders.
Overheid VS heeft het ook door
De Amerikaanse overheid heeft het belang van een sterke relatie tussen recruiter en vacaturehouder inmiddels ook in de gaten. Nee, nu even geen grappen over Trump, maar iets van heel ander orde: het US Federal Governments Hiring Excellence programme. Dit overheidsprogramma om betere ambtenaren te werven, organiseerde het afgelopen jaar forums in 22 grote steden in het land, met meer dan 3.000 HR-professionals en ‘gewone’ leidinggevenden.
En wat bleek daar nou uit?
- Ongeveer 30 procent van de vacaturehouders zei níet met HR-medewerkers samen te werken als ze een plan voor een vacature maakten.
- Zo’n 60 procent zei daarentegen helemaal níet betrokken te worden bij de werving voor een vacature.
- 1 op de 5 wervingsacties liep bovendien helemaal dood: er kwam in elk geval geen nieuwe medewerker uit voort.
Over geen enkele staffunctie zijn Amerikaanse topambtenaren zo negatief als over recruiters
Die relatie, die kan beter
Over geen van de staffuncties in de Amerikaanse overheidsorganisatie zijn de (senior) leidinggevenden zo negatief als over de recruiters. Niet gek dus dat het rapport de aanbeveling deed de relatie tussen vacaturehouder en recruiter de komende jaren flink te versterken. Maar denk nu vooral niet dat het probleem alleen bij de Amerikaanse overheid speelt. Uit onderzoek van ERE Media bleek al in 2014 dat het bij vrijwel elke organisatie aan de hand is.
5 tips ter verbetering
De grote vraag is natuurlijk: wat is eraan te doen? Hoe kun je de relatie met de hiring managers zo goed mogelijk managen? Het korte antwoord: door aandacht aan elkaar te geven. Door altijd een intake te doen, en vervolgens de vacaturehouder te betrekken bij elke stap in het proces.
Het langere antwoord? Daarvoor formuleert Erickson de volgende stappen:
1. Onderzoek je startpunt
Als je wilt kijken hoe je een relatie kunt verbeteren, moet je eerst in kaart hebben hoe die relatie nu is. Kijk dus naar de huidige verstandhouding, evalueer je eigen kracht en kunde, en bespreek met je vacaturehouder hoe hij of zij over de volwassenheid van de relatie denkt.
2. Ontwikkel een gezamenlijke strategie
Bij – of direct na – de intake moeten recruiters een plan opstellen om tegemoet te komen aan enerzijds de behoeftes van de individuele vacaturehouder, maar anderzijds ook aan de behoeftes van de organisatie als geheel. Dat plan moet de recruiter vervolgens natuurlijk ook delen met de hiring manager.
3. Stel een SLA op
Een service-level agreements of SLA kan helpen om de verwachtingen van de vacaturehouder helder te krijgen, en tegelijk als recruiter duidelijk te maken wat je precies kunt leveren. Een goed SLA brengt de verwachtingen over en weer in kaart, laat zien wie precies welke rol heeft, en zet op de agenda wanneer bepaalde prestaties moeten worden geleverd.
4. Betrek de vacaturehouder
Sommige recruiters denken dat er tijdens een sollicitatieproces maar twee contactmomenten zijn met een vacaturehouder: de eerste bij de intake, en het tweede op het moment dat de kandidaten worden gepresenteerd. In werkelijkheid blijken de meest succesvolle recruiters juist degenen die de hiring managers het meest bij het proces betrekken.
De meest succesvolle recruiters betrekken de hiring managers het meest bij het proces
Dat betekent niet dat je elke dag bij elkaar op de koffie moet gaan. Er zijn tegenwoordig ook tal van tools beschikbaar om elkaar via dashboards inzicht in de voortgang van een proces te geven, en om samen kandidaten te analyseren. De meeste ATS’en focussen op de relatie tussen recruiter en kandidaten, maar de relatie met de vacaturehouder zou daar ook best meer bij mogen horen.
5. Meet de tevredenheid
De kracht van de relatie tussen recruiter en hiring manager blijkt dus minstens zo belangrijk als meer traditionele KPI’s, zoals time-to-fill, cost-per-hire of kandidaattevredenheid. Zaak dus om ‘vacaturehoudertevredenheid’ aan dat rijtje toe te voegen, adviseert Erickson. Want: ‘what matters, gets measured.‘ En hoe meer tevreden de vacaturehouder, hoe beter de hele organisatie draait, zo blijkt.