De vacature-intake, dat is vaak nogal een ondergeschoven kindje. Vacaturehouders hebben geen zin om er veel tijd aan te besteden, gooien de taak het liefst over de schutting, of doen het soms zelfs helemaal niet. Dan wordt doodleuk een tekst van een vorige vacature erbij gepakt, en die wordt nog een keer gekopieerd en online gezet. Of het formele functieprofiel wordt hoogstens eerst nog een beetje ‘getweakt‘.
Juist in de beginfase, als een vacature net ontstaat, kun je het verschil maken
Maar ‘garbage in‘ is nog vrijwel altijd ‘garbage out‘. Oftewel: ‘als je goed wilt eindigen, moet je goed beginnen’, zoals Peer Goudsmit het zegt. Juist in de beginfase, als een vacature net ontstaat, kun je het verschil maken, benadrukt hij. Maar hoe zorg je nou dat die beginfase de aandacht krijgt die hij verdient?
In hooguit 12 minuten
Goudsmit is daarvoor een samenwerking aangegaan met nog twee ervaren vakgenoten: Ronald van Driel en Geert-Jan Waasdorp. Samen zagen ze de kans die hier lag, en sloegen ze de handen ineen. Het resultaat is sinds kort beschikbaar, onder de naam Recruitment Accelerator, een app waarmee iedereen 24/7 een vacature-intake op maat kan doen. En dat in hooguit 12 minuten.
‘Resultaat: ‘Een perfecte vacaturetekst, volgens de regelen der kunst.’
Wie de app gebruikt krijgt over de vacature een paar heldere vragen, over bijvoorbeeld de arbeidsvoorwaarden, ‘ontzettend strak ingeregeld’, waarbij de ene vraag logischerwijs volgt uit het antwoord op de vorige. Ben je klaar met de intake, dan gaat je invoer naar professionele tekstschrijvers, die maximaal 3 dagen later een ‘Winnende Vacaturetekst’ opleveren, in de woorden van Van Driel en Goudsmit. Oftewel: ‘Een perfecte en professioneel geschreven vacaturetekst, met alle relevante informatie erin, volgens de regelen der kunst.’
Naast die ‘Winnende Vacaturetekst’ ontvang je vervolgens nog ook een wervingsadvies. ‘Dan laten we op basis van het DoelgroepenDashboard zien of de werving ook haalbaar is en welke media en wervingsinzet het meeste resultaat opleveren. En wil je nog verder, dan kunnen we ook de vacatures in de juiste media plaatsen en helpen bij de selectie. Maar de eerste stap is het leveren van een fantastische tekst en een bijpassend advies’, aldus Van Driel.
Hoeksteen van een goed wervingsproces
De intake is de hoeksteen van een goed wervingsproces, benadrukt ook Goudsmit. En die hoeksteen zou ook volgens hem in de praktijk best wat meer aandacht mogen krijgen. ‘Vaak duurt dit proces wéken. En dan nog is de vacature niet onderscheidend en leidt hij niet tot het gewenste resultaat. Want als je niet nadenkt over wat de sollicitant drijft, en alleen de benodigde ervaring opsomt, waarom zou hij of zij dan voor jou kiezen? Als je doet wat je deed, krijg je wat je altijd kreeg.’
Stel dat je een verbeterde versie van Jantje kunt werven, hoe zou die er dan uitzien?
Als een vacature ontstaat, zeggen veel organisaties: ‘we hebben een nieuwe Jantje nodig’. Maar is dat wel zo, vraagt Van Driel zich af. ‘Er is bijna altijd wel iets in de situatie veranderd sinds de vorige vacature. En stel dat je een verbeterde versie van Jantje kunt werven, hoe zou die er dan uitzien? Wat voor ervaring mis je dan? En wat voor persoonlijkheid? Onze tool helpt de vacaturehouder om op dat soort vragen antwoord te vinden, zodat je uiteindelijk ook een beter resultaat boekt.’
Alles voor de ‘Hiring Manager Experience’
Een goede intake is cruciaal voor een succesvolle vervulling voor de vacature, schreef recruitmentgoeroe Lou Adler onlangs ook al. ‘Iedereen heeft het tegenwoordig over het belang van de Candidate Experience‘, zegt Goudsmit. ‘Maar daarvóór zit nog de Hiring Manager Experience, oftewel: de HMX. Als die vacaturehouder zelf zijn vacaturetekst moet schrijven, levert dat zelden goede mensen aan tafel op.’
‘Het aapje van de open vacature hoort op de schouder van de hiring manager thuis’
Die vacaturehouder moet dus ‘wakker geschud worden’, zoals hij het zegt. ‘Wie heeft nou de pijn als een vacature niet wordt ingevuld? Dat is het team. Een open vacature heeft direct invloed op het resultaat, het verloop en het verzuim in je team. Dit is niet het probleem van de recruiter, maar van de hiring manager. Daar hoort dus ook het aapje op de schouder. En daarom willen we het die vacaturehouder ook makkelijk maken, anytime, anywhere.’
Schapenpoten 1, 2, 3 en 4
In de online intake van Recruitment Accelerator wordt ook gevraagd naar het profiel van de hiring manager, wetende dat voor veel sollicitanten het profiel van de toekomstig leidinggevende de doorslag kan geven. ‘Wij willen de manager als USP in de vacaturetekst gebruiken’, aldus Van Driel. ‘Je gaat als kandidaat immers ook werken met de hiring manager, niet met de recruiter.’
Een andere opvallende standaardvraag is die naar ‘schapenpoot 1, 2, 3, en 4’. ‘Het schaap met de 5 poten bestaat niet, daarom vragen we welke 4 onderdelen je zelf als onmisbaar voor de kandidaat ziet.’ En zo zijn er nog een aantal vragen. Hoeveel uur is de baan? Hoe groot is het team waarin de sollicitant terecht komt? Het aantal vragen is ‘uitvoerig getest’, stelt Van Driel. ‘Je kunt natuurlijk altijd nog meer vragen, maar we hebben gezien dat de schrijvers hieraan genoeg hebben om tot een goede tekst te komen. Dit is de essentie. En zo kan de vacaturehouder het nog mooi in een minuut of 10 allemaal beantwoorden.’
Vacature niet verstoppen
Alles om vanaf het begin af aan de goede kant op te gaan, benadrukken ze. ‘Nu lijkt het soms nog alsof de recruiter al start met rennen, zonder dat hij of zij weet waarnaartoe precies. Maar als je de juiste respons wilt behalen, moet juist je start goed zijn.’ Dat zit hem ook vaak in de uitvoering, zeggen ze. ‘Als je dan een goede vacaturetekst hebt, moet je hem natuurlijk ook niet verstoppen op je eigen site, in een pdf’je.’
De ‘reis van de vacaturehouder moet goed zijn’, zegt Van Driel, verwijzend naar een metrokaartje. ‘Anders komt hij of zij de kandidaat nooit tegen.’ En dat geldt ook als je als hiring manager mensen uit je netwerk zelf benadert. ‘Ook dan heb je immers altijd een goede vacaturetekst nodig om de verwachtingen over en weer helder te krijgen.’
Nog verder fijnslijpen
De app van Recruitment Accelerator is sinds begin juni klaar. ‘Het bouwen van software is ook een reis op zich’, zegt Van Driel er lachend over. De eerste klanten zijn er nu mee aan de slag, hun feedback wordt verwerkt om de app waar mogelijk nog verder fijn te slijpen. Zo zijn al enkele tientallen vacatures uitgezet. ‘The Greenery had bijvoorbeeld een vacature open staan, waarop ze nog maar één kandidaat hadden gekregen. Dankzij onze intake en een nieuwe tekst liep dat vervolgens snel op tot 30 prima kandidaten.’
‘We zeggen ook: speel ermee. Noem je een einddatum? Noem je een salaris? Daarmee kun je allemaal variëren.’
En nee, kwantiteit is niet altijd een graadmeter, dat weten zij ook. Het is niet: hoe meer kandidaten, hoe beter. Maar het is wel: hoe scherper de intake, hoe scherper ook de preselectie. En dus: hoe beter sollicitanten zullen passen. En dan is het fijn als je meer keuze hebt. ‘We hebben gemerkt dat je meer dan drie keer zoveel respons krijgt als je meer pullfactoren en arbeidsvoorwaarden in je tekst zet, en als je zorgt voor een goede functietitel en een goede introtekst. We zeggen ook: speel ermee. Noem je een einddatum? Noem je een salaris? Daarmee kun je allemaal variëren.’
Nee, de app is géén AI
De app is géén AI, benadrukken ze meteen. ‘Dat is zo’n modewoord’, verzucht Goudsmit. ‘Maar we gebruiken wel arbeidsmarktdata, en we bouwen natuurlijk ook data op. Zo leren we wat goed werkt. Dat draagt allemaal bij aan het grote doel: recruitment beter, sneller en betaalbaarder maken. Een betere toegang tot je doelgroep. Niet binnen 6 weken, maar binnen 3 dagen. En een stuk goedkoper dan de laatste noodgreep die je nu nog vaak ziet: het werving-en-selectiebureau.’
‘Er wordt niet voor niets gejuicht als een nieuwe kandidaat is aangenomen.’
Every vacancy is a change for a change, zegt Van Driel nog maar eens. ‘We willen die hiring manager ontzorgen, de pijn van de vacature wegnemen. Als wij dat proces soepeler maken, is dat winst voor iedereen. De vacature-intake moet geen hoofdpijn worden, maar juist een feestje. Er wordt niet voor niets gejuicht als een nieuwe kandidaat is aangenomen. Een vacature is een kans om het team beter te krijgen. Zie ons maar als EHBV, Eerste Hulp Bij Vacatures.’
Intake als fluitje van een cent
De vacature-intake-app is typisch zo’n product waarvan je denkt: waarom is dat niet eerder verzonnen? Het is de volgende stap in het automatiseren van een misschien klein, maar desondanks wezenlijk onderdeel van het recruitmentproces. Ja, er waren natuurlijk wel papieren vacature-intakeformulieren. Veel uitzendbureaus gebruiken die ook. Maar een datagedreven, interactieve tool, waarmee een goede intake een fluitje van een cent wordt, die was er nog niet.
De vacature-intake-app is typisch zo’n product waarvan je denkt: waarom is dat niet eerder verzonnen?
Wat is de volgende stap? Van Driel: ‘We hebben nu nog geen doorplaatsingen en samenwerkingen met ATS’en en multiposters, daar willen we hard aan werken. Ook voor hun is het interessant om betere teksten te kunnen presenteren.’ En Goudsmit vult aan: ‘Dit product Engelstalig aanbieden, zodat we ook naar het buitenland kunnen, staat ook op de roadmap. En misschien gaan we ook nog wel aspecten van de selectiefase eraan toevoegen.’ Maar eerst de Nederlandse manager maar eens vertrouwd ermee maken, en hem of haar laten ervaren dat de intake ook best een feestje kan zijn…