Nooit eerder was de belangstelling voor een tentoonstelling in het Rijksmuseum zó groot. Een maand voor de opening van de Vermeer-expositie, met 28 schilderijen van de 17de-eeuwse meester de grootste ooit, waren er al ruim 100.000 entreetickets verkocht. En slechts 3 dagen na de opening waren alle 450.000 (!) kaartjes uitverkocht. Op Marktplaats schijnt nu zelfs druk in tickets te worden gehandeld. 

Slechts 3 dagen na de opening waren de 450.000 (!) kaartjes uitverkocht.

Die belangstelling levert niet alleen veel exposure voor het Rijksmuseum op, maar natuurlijk een flinke recruitmentuitdaging. Want hoe vind je voldoende beveiligers als je zóveel mensen over de vloer hebt, bij zó’n waardevolle expositie? Meer dan 100 nieuwe collega’s moesten in een krappe 3 maanden worden geworven. Hoe pakte het museum dat aan? Een kijkje achter de schermen, met specialist arbeidsmarktcommunicatie Lieneke Verrest en recruitment business partner Puck Bastiaansen.

> Hoe hebben jullie dit aangepakt?

Bastiaansen: ‘Ik ben hier half augustus begonnen. In de zomer heeft InTandem de opstart van dit project gedaan. Zij hebben de briefing van de betrokken partijen opgepakt (de campagne en de website), zodat daar al het een en ander in gang is gezet. Onder andere ook op het gebied van vacatureteksten.’

‘Het was gewoon gáán en rennen.’

Verrest: ‘Ik ben hier zelf op 1 september begonnen. Op mijn eerste werkdag kregen we al meteen 3 campagneconcepten gepresenteerd en kon ik op de toen al snel rijdende campagnetrein springen. Het was gewoon gáán en rennen. Juist als je meteen bij de start in het diepe gegooid wordt, heb je veel aan elkaar. En dan is het fijn om al heel snel te merken dat je op dezelfde manier erin zit, snel kunt schakelen en kunt vertrouwen op de kwaliteit van de ander. Plus de juiste partijen en collega’s om je heen kunt verzamelen die de urgentie begrijpen en je daarin ondersteunen.’

> Hoe groot was de uitdaging?

Verrest: ‘Mijn voordeel is dat ik ruim 10 jaar werkervaring heb in marketing & communicatie, waaronder campagneconcepten & ontwikkeling, content, webprojecten en online marketing. Voor mij lag de uitdaging erin om zo snel mogelijk meer inzicht in de doelgroep te krijgen, zodat we echt de juiste snaar zouden raken en de juiste tactieken zouden gebruiken.’

‘De uitdaging lag erin om zo snel mogelijk meer inzicht in de doelgroep te krijgen.’

Bastiaansen: ‘Als je kijkt naar het recruitmentgedeelte, moest destijds alles nog opgestart worden. De aanpak was simpel. Misschien juist wel omdat we halsoverkop in het diepe werden gegooid en meteen in een soort van Thalys binnenstapten moesten we snel en simpel denken. We hadden twee dingen nodig. Het eerste: mensen. En twee: een werkend systeem, gebouwd om de campagne heen, om zo de toestroom aan mensen te kunnen opvangen.’

‘Je moet je voorstellen dat er geen heel team aan recruiters klaar zat en het toenmalige ATS-systeem niet was ingericht op zo’n massaproject. Toen ik in augustus begon, moesten er ook nog 2 recruiters extra bij komen (Elolo Nunekpeku, Jikke Valé, red.). Zo stond er eind september, bij de start van de campagne, een miniteam van 3 recruiters klaar om alles op te vangen wat via de campagne binnen kwam.’

> Hoe liep die campagne?

Verrest: ‘Met het concept ‘Zonder beveiligers zijn we nergens, word jij 1 van onze topstukken?‘ hebben we willen uitdragen dat voor ons de beveiligers niet ‘zomaar’ mensen zijn die in het museum staan. Zonder hen hebben we nog steeds prachtige kunst, maar niet de mogelijkheid om dit met onze bezoekers te delen. In de opzet van de campagne hebben we niet alleen jobmarketing ingezet, maar ook paid social en Google Adwords, discovery. Met daarbij de juiste targetting die we tussentijds steeds scherper konden stellen gedurende de verloop van de campagne.’

‘Deze aanpak is zeker een first voor het Rijksmuseum, en misschien wel binnen de hele museale sector. En nu we de Vermeer-bezetting rond hebben, is het heel makkelijk om dan te denken: klaar. Maar we kiezen juist ervoor om langzaam over te gaan naar een ‘always-on’-strategie, zodat we onze werving als museum ook toekomstbestendiger maken.’

> Waarin was deze campagne nog meer een first?

Bastiaansen: ‘Dat zat hem zeker in het volume, maar ook in de krapte van de arbeidsmarkt van beveiligers en de ambities die er lagen om zoveel mogelijk open te kunnen zijn voor publiek met de bijzondere Vermeer-tentoonstelling. En ook het feit dat er in de basis qua processen en systemen sommige dingen soms echt nog niet vlekkeloos liepen en we met een klein team werkten. De manier van werken was voor recruitment ook anders. Nog nooit eerder was dit eigenlijk gedaan, dus we konden niet putten uit iets wat onze voorgangers hadden achtergelaten of afkijken bij eerdere edities. Het was gaan, uitproberen en bijsturen.’

Verrest: ‘We hebben meer dan 100 nieuwe collega’s geworven, in een krappe 3 maanden. Dat levert al met al veel druk op bij verschillende afdelingen. Met een klein recruitmentteam van 3 personen zijn honderden mensen gebeld voor een eerste gesprek. Vervolgens hebben de collega’s van Veiligheidszaken ook dit soort aantallen aan sollicitatiegesprekken gevoerd.’

‘Met een klein team van 3 personen belden we honderden mensen voor een eerste gesprek.’

‘Uiteindelijk hebben de collega’s bij personeelsadministratie al deze mensen in dienst moeten melden en die hele administratieve kant moeten oppakken. En inderdaad moesten al deze nieuwe collega’s vervolgens onboarding krijgen en worden ingewerkt. Terwijl je ondertussen als museum ‘gewoon’ open bent en het dus bovenop je normale werkzaamheden komt.  En dan zijn er nog veel meer collega’s voor wie de toestroom tot extra werk heeft geleid. Dat vraagt veel van mensen, maar iedereen heeft hierin zo ongelooflijk hard gewerkt, het is echt teamwork door het hele museum heen.’

> Jullie mochten ook nog erover vertellen tijdens de medewerkersopening…

Verrest: ‘Ja, dat was fantastisch, de kers op de taart. We hebben daar ook nog eens aangestipt en benadrukt hoe bijzonder dit is. Het is niet normaal wat met de middelen en tijd hebben weten te bewerkstelligen. Je vergeet dat misschien in de dagelijkse gang van zaken, maar als je kijkt naar het recruitmentproces: voor het hele Rijksmuseum was dit nieuw. Niet alleen al die Vermeers bij elkaar, maar ook überhaupt deze manier van werken. Het vroeg veel van veel afdelingen.’

‘In recordtempo, met een heel nieuw team, is de hele instroom aan kandidaten verwerkt.’

Bastiaansen: ‘Er was nog nooit eerder aan zo’n groot recruitmentproject gewerkt. We hebben zo nauw en intens samengewerkt. Een heel nieuw team is gestart. Heel veel mensen denken dat we een groot team hadden, dat al jaren met elkaar samenwerkte, dat alles tot in detail was geregeld en dat we dit maanden van tevoren strak hadden staan. Niets is minder waar. In recordtempo, met een heel nieuw team, is het hele project en de hele instroom aan kandidaten verwerkt. Echt insane.’

> Wat blijft je hiervan het meeste bij?

Verrest: ‘Ik vergeet nooit meer mijn tweede week bij het Rijksmuseum toen we na sluitingstijd de shoot van de video hadden. Dan sta je daar met een klein team op de Eregalerij en is het bijna bizar om even in je eentje in alle stilte de Nachtwacht te bekijken. Dan snap je meteen de magie van het werk bij het Rijksmuseum.’

‘Bij de shoot van de video, na sluitingstijd, voelde ik echt de magie van het museum.’

‘En je krijgt vleugels als je in een enorme uitdaging zoals deze werving vanuit alle kanten het gevoel van volledig vertrouwen krijgt. Van de HR-directeur tot het hoofd marketingcommunicatie. Uiteraard gaat alles in afstemming met elkaar, maar als je de ruimte krijgt om vanuit je expertise te werken en hierin te adviseren, kun je echt tot mooie dingen komen.’

Bastiaansen: ‘De sfeer die er hing tijdens dit project was zo fijn. De sfeer die er nu hangt is overigens nog steeds goed, hoor. Maar zo’n project ga je niet vaak draaien, dus ook achteraf gezien had het nog altijd iets bijzonders. Als ik kijk naar het team, waar ik dag in dag uit mee heb mogen knallen: ik zou het iedereen gunnen!’

‘We hebben echt een dijk van een project afgeleverd. Niet halve bak, maar meteen op topniveau!’

‘Je kunt je nauwelijks voorstellen hoeveel dit van mensen gevraagd heeft. Nog steeds denk ik wel eens: hoe dan? Dit kwam bovenop ieders dagelijkse bezigheden. In een korte tijd moest er heel veel gebeuren. En echt zonder te overdrijven iedereen deed dit elke dag met zóveel plezier en energie. Niks was te gek, je kon altijd en overal bij iedereen aankloppen. Als ik dacht “daar kom ik weer aan met vraag 345 in twee minuten tijd”, werd ik wéér met open armen ontvangen. Hierdoor kom je echt in een lekkere flow met elkaar terecht. We hebben het geflikt en echt een dijk van een project afgeleverd. Niet halve bak, maar meteen op topniveau!’

Nog tot 4 juni

Het Rijksmuseum kent normaliter een team van zo’n 200 beveiligingsmedewerkers. Zij zorgen er mede voor dat het museum 365 dagen per jaar de deuren kan openen en elk jaar 2,7 miljoen bezoekers mag verwelkomen. Tijdens de bijzondere Vermeer-tentoonstelling, die nog loopt tot 4 juni, komen er daar nog eens zo’n half miljoen bezoekers bij.

Lees ook

• Dit kun je van Rembrandt leren over je employer brand