In zware economische tijden kunnen kandidaten gauw het gevoel krijgen dat ze ‘niet meer dan een nummer’ zijn. Maar hoeveel sollicitanten je ook krijgt, je kunt ze nog altijd een persoonlijke ervaring geven, zegt recruitmentgoeroe Dr. John Sullivan, op donderdag 1 oktober een van de hoofdsprekers op Werf& Live. En die oplossing heet? ‘Hyper-personalisering’.

Hoeveel sollicitanten je ook krijgt, je kunt ze nog altijd allemaal een persoonlijke ervaring geven.

‘Deze moderne recruitmentmarketing-benadering is specifiek ontworpen om elke kandidaat zich uniek, speciaal en belangrijk te laten voelen’, aldus Sullivan. ‘Het werkt door af en toe in het proces een kleine persoonlijke touch toe te voegen, zodat iedere kandidaat letterlijk het gevoel krijgt dat het proces speciaal voor hem of haar op maat gemaakt is. En dat hoeft niet eens heel veel tijd, moeite of geld te kosten.’

Slechts 3% doet het al

In marketing is zo’n (hyper)persoonlijke ervaring al behoorlijk gemeengoed. In recruitment echter nog niet, constateert de Amerikaanse recruitmentauteur. Zo haalt hij onderzoek aan waaruit blijkt dat slechts 3% van de 500 grootste bedrijven in Amerika momenteel al zo’n persoonlijke ervaring aan zijn candidate experience toevoegt.

In marketing is zo’n (hyper)persoonlijke ervaring al behoorlijk gemeengoed.

En dat terwijl een meer persoonlijke benadering niet alleen beter is voor je employer brand, maar ook de kans vergroot dat de juiste kandidaat niet vroegtijdig afhaakt, aldus Sullivan. En dat kan gaan om soms ogenschijnlijk kleine dingen, zoals een foto geven aan de receptioniste, zodat de kandidaat voor een sollicitatiegesprek meteen persoonlijk welkom kan worden geheten.

Waar kun je aan denken?

Waar kun je nog meer allemaal aan denken, als acties om een (hyper)persoonlijke ervaring te bieden, óók als je veel sollicitanten hebt? Volgens Sullivan is er genoeg te verzinnen. ‘Het is geen rocket science. Het vereist ook geen strategisch plan of structurele veranderingen in je recruitmentproces. Je hebt alleen een checklist nodig met acties die zich al hebben bewezen, waar het erom gaat indruk te maken op kandidaten.’ Een paar voorbeelden:

#1. Vóór het sollicitatiegesprek

• Personaliseer je communicatie. Bedenk dat er weinig zo onpersoonlijk is als iets wat lijkt op een spam- of gestandaardiseerde e-mail. Zorg in elk geval voor een op de persoon toegesneden aanhef, en waar mogelijk een zo persoonlijk mogelijke onderwerpregel. Nog belangrijker: zorg voor een snel antwoord. Niets is zo erg voor sollicitanten als helemaal geen antwoord krijgen of meer dan 24 uur moeten wachten op een eerste respons.
• Vraag kandidaten om hun beschikbaarheid. Vraag kandidaten wanneer ze tijd voor je zouden hebben. Alleen al dit vragen laat zien dat je om hen geeft, en rekening met hen wilt houden. Door vervolgens ook alleen sollicitatiegesprekken te plannen in de tijd die zíj hebben aangegeven, toon je bovendien dat ze een prioriteit voor je zijn.
• Hou hen niet in het ongewisse. Help kandidaten van hun onzekerheid af, door te laten zien dat je hen als individu beschouwt. Neem hem mee in je verwachtingen: hoe ziet het proces eruit? Hoe lang zal het duren? Wat moeten ze aan? Waar ben je in een eventueel gesprek naar op zoek? Johnson & Johnson is een van de beste voorbeelden op dit gebied.
• Stuur de profielen van je team. Bovengemiddeld goede kandidaten willen graag met goede collega’s samenwerken. Laat hen dus het team zien waar ze eventueel in terecht komen, liefst met enkele (LinkedIn-)profielen.
• Stuur een route. Zelfs zoiets eenvoudigs als een routebeschrijving per OV en auto, en het verwijzen naar een plek om te parkeren, kan al een persoonlijke ervaring bieden, omdat je daarmee laat zien dat je meeleeft met de angst van de kandidaat mogelijk te verdwalen. En die routebeschrijving kun je zelfs vrij eenvoudig op maat (laten) maken, op basis van de adresgegevens van de kandidaten.
• Kijk of ze klant zijn. Zijn bij jouw organisatie de klantgegevens op orde? Kijk dan eens wie van de kandidaten in jouw bestand ook in de klantendatabase voorkomt en wat daar hun geschiedenis is. Daarmee laat je niet alleen zien dat je begrijpt wat de kandidaat voor persoonlijke ervaring heeft met het bedrijf, maar toon je ook meteen aan dat je je huiswerk hebt gedaan.

#2. Tijdens de sollicitatiegesprekken

Bij het sollicitatiegesprek bied je natuurlijk al als vanzelf een meer persoonlijke ervaring. Maar ook hier zijn nog wel enkele extra’s te verzinnen, zegt Sullivan. Zoals:

• Zorg dat je ze herkent. Direct bij je eigen naam begroet worden is de meest persoonlijke ervaring van alle eerste indrukken. Instrueer de receptioniste daar dus al op. En zorg ook dat alle andere betrokkenen in het proces op de hoogte zijn van wie er komt, en het liefst ook van hoe hij of zij eruitziet. Doe dat overigens ook zoveel mogelijk omgekeerd. Dus geef de kandidaat ook aan met wie hij of zij in een gesprek te maken krijgt, inclusief een foto en een kort profiel.
• Vang ze op bij de deur. Er zijn weinig dingen die de kandidaat zo goed laten zien dat je geïnteresseerd in hem of haar bent als een persoonlijke ontvangst bij de deur. En moet je toch door de receptie gebeld worden? Zorg dan in elk geval dat je er snel bent.
• Waar is de badge? Mocht er een toegangspasje nodig zijn, zorg dan het liefst voor een persoonlijk pasje. Dan heeft de kandidaat meteen het gevoel meer te zijn dan een ‘gewone’ bezoeker.
• Een teken van welkom. Een persoonlijk welkom, bijvoorbeeld met hun naam op een naambordje, geeft iedereen het gevoel bijzonder te zijn. En dat kan zelfs in een Zoom-sollicitatiegesprek.
• Zorg dat het geen kruisverhoor wordt. Kies je voor een sollicitatiegesprek dat de kandidaat ‘op de grill’ legt? Of maak je er liever een persoonlijke, professionele conversatie van? Ook dat kan op gestructureerde wijze, maar helpt in elk geval om de kandidaat een persoonlijke ervaring te bieden die respect opbrengt voor zijn of haar ervaring.
• Geef hen een keuze. Wil je zorgen dat een sollicitatiegesprek geen eenrichtingsverkeer wordt? Geef de kandidaat dan keuzes. Vraag hem of haar bijvoorbeeld of hij of zij nog iemand wil ontmoeten in de organisatie. Alleen al dat je mensen vraagt een keuze te maken zorgt er al voor dat ze zich persoonlijk benaderd worden, in plaats van dat ze volledig ‘in het malletje’ moeten passen.
• Geef iets mee. Kandidaten die de moeite hebben genomen bij jou op sollicitatiegesprek te komen, waarderen het over het algemeen zeer als ze iets meekrijgen waaruit dankbaarheid blijkt. Denk aan de voucher die Hunkemöller meegeeft aan afgewezen sollicitanten, of de kortingsbon voor de kandidaten van Sonos.
• Loop mee naar buiten. Een afscheid is vaak een ongemakkelijk moment bij een sollicitatiegesprek. Maar een kandidaat zelf naar buiten laten gaan, terwijl de volgende kandidaat alweer klaarstaat geeft wel een heel onpersoonlijke benadering. Loop daarom liever mee tot aan de voordeur, zodat de sollicitant zich in elk geval geen nummer vindt.
• Onthoud wat iemand drinkt. Maak bij het eerste sollicitatiegesprek een aantekening van wat iemand drinkt. Het maakt veel indruk als je bij het tweede gesprek kunt zeggen: ‘Het was cappuccino, toch?’

#3. Tijdens de onderhandelingen

• Maak het aanbod persoonlijk. Zelfs in de fase van de contractonderhandelingen kan het nog steeds zin hebben om een persoonlijke ervaring te bieden, zegt Sullivan. Vraag kandidaten bijvoorbeeld wat ze willen, en bedenk of er iets individueels en onverwachts denkbaar is wat bij hem of haar voor een ‘wow!’ kan zorgen.
• Personaliseer de baan. En als je dan écht voor de persoonlijke ervaring gaat, kijk dan of je ook de baan nog een beetje zo kunt aanpassen dat die nog beter op de persoon is toegesneden. Als je hier flexibiliteit toont, geeft dat de kandidaat bovendien vertrouwen voor de toekomst.

Meer weten?

Benieuwd naar het hele verhaal van Dr. John Sullivan? Er zijn vanwege corona helaas geen mensen welkom bij de live editie van Werf& Live in DeFabrique. Maar gelukkig kan iedereen wel via een (gratis) livestream meegenieten. En het programma is het zeker waard! Meld je hier aan om het allemaal te horen.

Lees ook

• Werf& Live was weer een succes – en dit zijn de foto’s (+ aftermovie!)
• John Sullivan: ‘Kandidaten afschrikken? Dat doe je zó!’
• John Sullivan: ‘Geld is nooit de sleutel tot recruitmentsucces, dat is een misvatting’