Leidinggevenden kiezen regelmatig wie ze aannemen of promoveren. De komende tijd gaan ze ook te maken krijgen met reorganisaties en ontslag. Een ingrijpend, intensief proces waarin ze veel moeilijke keuzes moeten maken. Keuzes met mogelijk veel negatieve impact voor de organisatie en de ontslagen medewerkers. En of je nu KLM heet of een klein bedrijf bent: achter elke beslissing schuilt een persoonlijk verhaal.

Of je nu KLM heet of een klein bedrijf bent: achter elke beslissing schuilt een persoonlijk verhaal.

Reorganiseren gaat via een aantal fasen: van een voorlopig reorganisatieplan tot uiteindelijk ontslag en outplacement. Er zijn behoorlijk wat spelregels waaraan je je bij een reorganisatie moet houden. Denk aan: uitwisselbaarheid van functies, afspiegeling, regelingen en vergoedingen. Er zijn tal van experts die je hierin kunnen adviseren. In dit artikel kijken wij naar het selecteren en herplaatsen van medewerkers.

Herplaatsingsverplichting

Als je reorganiseert zijn ontslagen bijna altijd onvermijdelijk. Je krijgt de ontslagvergunning echter pas als je voldoet aan de zogenoemde ‘herplaatsingsverplichting’. Met andere woorden: als werkgever moet je aannemelijk kunnen maken dat je de boventallige werknemer(s) niet binnen een redelijke termijn kunt herplaatsen in een andere passende functie.

Je krijgt pas een ontslagvergunning als je voldoet aan de ‘herplaatsingsverplichting’.

Een functie is passend als die aansluit bij de opleiding, ervaring en capaciteiten van jouw boventallige medewerker of waarvoor hij/zij binnen redelijke termijn (eventueel met scholing) geschikt kan zijn. Om te weten welke passende functies er allemaal beschikbaar zijn voor de boventallige medewerker, kijk je allereerst naar de mogelijke ‘plaatsmakers’, zoals de arbeidskrachten met een minder vast contract (denk: uitzendkrachten en zzp’ers).  Maar je kijkt ook naar de vacatures die binnen redelijke termijn ontstaan. De HR-specialisten zijn hierin meestal leidend. Meestal zijn recruiters daar maar zijdelings betrokken.

Wie mag blijven; wie niet?

Daarna is het aan managers de moeilijke taak om de juiste keuzes te maken. Herplaatsing is namelijk gekoppeld aan medewerkers, en als werkgever mag je selecteren wie jij het meest geschikt vindt en welke boventallige werknemer je een passende functie aanbiedt. Hoewel je als werkgever vrij bent om te kiezen, mag er natuurlijk geen sprake zijn van willekeur en moet je deze beslissing kunnen onderbouwen.

Voor wie is er plek in de nieuwe organisatie? En voor wie niet? Klinkt als recruitment, toch?

Wie mag blijven? En wie niet? Dit is de vraag die iedereen zich ergens in de reorganisatie dus wel stelt. Uiteindelijk komt reorganiseren – na het toepassen van de spelregels – dus ook neer op: selecteren. Voor wie is er plek in de nieuwe organisatie? En van wie nemen we afscheid? En op basis van welke criteria maken we die keuze? Klinkt best sterk als recruitment, nietwaar?

Scherp selectieoog

Met de inrichting van een goed selectieproces en de selectie van de juiste medewerkers, kunnen recruiters een waardevolle bijdrage aan de reorganisatie leveren. Ervaren recruiters zijn getrainde interviewers met een scherp selectieoog. Ze weten hoe ze tot een goed selectiebesluit moeten komen en kunnen heldere feedback geven. En, als het goed is, durven ze, als onafhankelijk denker, ook die ene lastige vraag te stellen. Daarmee hebben recruiters een aantal streepjes voor op de HR-adviseurs en -managers.

Ervaren recruiters weten hoe tot een goede selectie te komen en hoe heldere feedback te geven.

Dit is ook belangrijk voor de medewerkers die mogen blijven. Zij zien collega’s vertrekken en dat doet pijn. Een werkgever die niet over één nacht ijs gaat en zorgvuldig selecteert versterkt daarmee het vertrouwen en de betrokkenheid bij de medewerkers waarmee hij straks verder gaat.

5 criteria

Mocht je betrokken raken bij een reorganisatie, dan zijn dit de vijf criteria waaraan een goed selectieproces moet voldoen:

#1. Uitlegbaar

Uitlegbaarheid vormt de basis voor elk selectieproces. De nieuwe organisatie, de posities die daarbijhoren en de eisen die je stelt moet je kunnen uitleggen. Een goed selectieproces bij reorganisatie begint dus met nauwkeurig bepalen wat je per functie(groep) nodig denkt te hebben en waaraan elke functionaris moet voldoen. De bestaande functieprofielen vormen een vertrekpunt als je ze up-to-date maakt en vertaalt naar leesbare vacatures met duidelijke, concrete en relevante selectiecriteria.

#2. Objectief

Bij een reorganisatie moet je een objectief oordeel geven over medewerkers. Je denkt dan natuurlijk aan het personeelsdossier, maar dat zijn vaak historische gegevens die zelden compleet of accuraat zijn. Bij goede selectie kijk je vooral naar de kwaliteiten van de medewerker afgezet tegen de nieuwe rol. Een objectief selectieproces geeft iedereen dezelfde eerlijke kans en beoordeelt op duidelijke criteria. Kies daarom een gestructureerde aanpak, zoals een competentiegericht interview, waarbij je de STAR(R)-methode en een competentiemodel gebruikt.

#3. Transparant

Zelfs als je de spelregels voor iedereen identiek toepast, kan het gevoel bij medewerkers toch anders zijn. Maak de spelregels voor solliciteren, evalueren en selecteren daarom inzichtelijk voor iedereen. Zorg in elk geval dat iedereen de sluitingsdatum, de toegestane wijze van solliciteren, het sollicitatieproces, de selectiecriteria, reactietijden en de bezwaarmogelijkheden kent (of kan kennen).

#4. Zorgvuldig

Medewerkers voelen zich onzeker; kleine fouten kunnen veel schade veroorzaken. Denk aan: een naam verkeerd spellen, de bevestiging te laat verzenden of onduidelijke feedback na het sollicitatiegesprek. Aandacht en oog voor detail, deskundigheid en voldoende tijd om zaken goed te kunnen doen, voorkomen onnodig leed.

#5. Onafhankelijk

Medewerkers selecteren is mensenwerk. Het is en blijft lastig, zeker als het over mensen gaat die je goed kent. De collega met wie je regelmatig gezellig luncht krijgt ongewild toch een puntje extra in het gesprek. Toch wil je onbevooroordeeld het selectiegesprek aangaan. Ook bij de evaluatie en benoeming bouw je onafhankelijkheid in. Onafhankelijkheid bevordert de constructieve dialoog. Het helpt de kwaliteit van en het draagvlak voor de benoeming van de nieuwe medewerkers vooruit.

Het gaat om jouw expertise

Met aandacht voor deze vijf criteria verklein je als recruiter de onzekerheid en weerstand die medewerkers kunnen hebben bij een reorganisatie. Tegelijkertijd verhoog je de kwaliteit van je herplaatsingen, zodat je ná de reorganisatie met het beste team verder kunt gaan. Met een goede voorbereiding en training van je collega’s maak je veel hiervan meer beheersbaar. Maar, uiteindelijk valt of staat het natuurlijk allemaal met jouw deskundigheid als recruiter.

Dit artikel is geschreven door Koen Roozen, partner van HetRecruitingKantoor en al 20 jaar actief in de wondere wereld die recruitment heet. Hij is bovendien docent Strategisch Recruitment en betrokken bij de experts van HetMobiliteitKantoor die je graag verder helpen met advies, ondersteuning of capaciteit bij de vormgeving en uitvoering van reorganisaties.