Van een stuk of 6 à 7 tot soms wel 40: professionele recruiters werken vaak aan meerdere vacatures tegelijk. Fouten daarin leiden onherroepelijk tot een slechte candidate experience en/of een kandidaat die uit het sollicitatieproces stapt. Dus is het zaak om goed overzicht te houden over alle vacatures. Hoe richt je daarvoor zo goed mogelijk je recruitmentproces in?
Een slecht ingericht recruitmentproces voelt als een trein op vierkante wielen.
Zoiets als een standaard recruitmentproces bestaat natuurlijk niet. Elke organisatie en elke vacature is anders. Een hoofd administratie werf je anders dan 20 verkopers voor een nieuw salesteam. Processen verschillen per organisatie, per procedure en soms zelf per kandidatendoelgroep. Maar wat wel duidelijk is: een slecht ingericht recruitmentproces voelt als een trein op vierkante wielen. Dat frustreert iedereen.
Voordelen van goed recruitmentproces
In een slecht recruitmentproces moet de recruiter iedereen achter z’n broek zitten; de hiring manager voelt zich opgejaagd en de sollicitant voelt zich niet serieus genomen. Maar met een goed doordacht recruitmentproces kun je zorgen voor:
- Een kortere doorlooptijd van de procedure (time-to-hire)
- Lagere recruitmentkosten (cost-per-hire)
- Meer hires door een betere conversie
Reden genoeg dus om stil te staan bij hoe jouw recruitmentproces is ingericht. Je huidige proces kun je in kaart brengen aan de hand van de 7 W’s: wat, wie, waarom, wanneer, waarmee, waarvandaan en waarheen? Een voorbeeld:
Deze omschrijving geeft al meteen houvast. Hier kozen we ervoor om elk cv afzonderlijk te beoordelen en door te sturen naar de manager. Maar je kunt natuurlijk ook wachten tot je ‘alle’ cv’s binnen hebt en dan bijvoorbeeld de door jou als best beoordeelde 5 cv’s doorsturen. Een keuze die al meteen van grote invloed is op het verdere verloop van je vacature. Zo kun je bij de inrichting van je recruitmentproces vele keuzes maken. We stippen er hier zes aan:
Keuze 1: Ga je gefaseerd werken?
Een belangrijke keuze in je recruitmentproces: ga jewel of niet gefaseerd aan vacatures werken? Rond je de wervingsfase helemaal af voordat je cv’s gaat beoordelen? Wacht je met de evaluatiemeeting totdat iederéén die je wilt uitnodigen is geïnterviewd?
Een gefaseerde aanpak zorgt ervoor dat je je recruitmentproces beter kunt plannen, maar is vaak ook wat minder flexibel. Elke sollicitant direct beoordelen en introduceren bij de vacaturehouder verhoogt bijvoorbeeld de schakelsnelheid. Maar dit vraagt wel om flexibiliteit van alle betrokkenen. En je kunt kandidaten dan moeilijker onderling vergelijken. Mogelijk een slimme aanpak bij werving van softwareontwikkelaars, maar minder bij een vacature waarop veel mensen solliciteren.
Keuze 2: Wie betrek je erbij?
Er zijn vaak heel wat mensen betrokken bij een vacature. Niet alleen de recruiter, maar ook de HR-manager, de hiring manager, collega’s die interviewen, directie, HR-administratie, soms zelfs juridische zaken. Hierdoor moet een sollicitant soms wel vijf gespreksrondes door, waar hij of zij in totaal met tot wel 10 mensen spreekt. Voor een cruciale vacature ontkom je hier misschien niet aan, maar het is ook kostbaar. Niet alleen voor alle collega’s die tijd vrij maken, maar het kan een kandidaat ook afschrikken. Moet hij of zij door te veel hoepels springen, dan kan de kandidaat ook afhaken.
Je wilt in je recruitmentproces dus de juiste balans vinden tussen (1) een efficiënt proces, (2) een goede selectiekwaliteit en (3) draagvlak voor de selectiebeslissing. Uitgangspunt zou moeten zijn dat iedereen in het proces iets toevoegt voor de organisatie én de sollicitant. Vaak spreken toekomstige collega’s bijvoorbeeld ook even met de sollicitant. Zonder goede regie voert een sollicitant dan vaak voor de tweede of derde keer hetzelfde gesprek. Stem daarom goed af wie welke selectie-onderwerpen oppakt.
Keuze 3: Wanneer gebruik je welke instrumenten?
In de selectiefase gebruiken we bijna altijd een cv-screening, een sollicitatiegesprek en daarna een arbeidsvoorwaardengesprek. Maar er zijn natuurlijk veel meer manieren om sollicitanten te selecteren. Denk: een (online) assessment, een technisch interview, videosollicitaties, assessmentdagen, referentiechecks, een VOG-screening, een presentatie of praktijkproef.
Belangrijke vraag is: welke instrumenten zet je wanneer in? Handig is in elk geval zo vroeg mogelijk in het recruitmentproces te selecteren op harde knock-out-criteria. Niets zo vervelend voor zowel de kandidaat als de organisatie om er laat in het proces achter te komen dat de kandidaat niet aan de basisvereisten voldoet.
Keuze 4: Stel je de sollicitant of de vacature centraal?
Een recruitmentproces is vaak nogal inflexibel. Het proces is vooral gericht op het snel en efficiënt invullen van de vacature. Het belang van de sollicitant lijkt daaraan ondergeschikt gemaakt. Maar wat nu als een kandidaat eerst de sfeer wil proeven, voordat hij of zij met drie verschillende mensen een sollicitatiegesprek voor z’n kiezen krijgt? Sommige vacatures zijn zo lastig in te vullen dat je de kandidaat meer ruimte moet geven. Hoe stem je daar je proces op af?
Keuze 5: Trek je direct alle registers open?
Om een vacature in te vullen zijn er allerlei wervingskanalen mogelijk. Van een recruitmentbureau tot eigen sourcing (of sourcing-as-a-service). En van een (referral) campagne tot een post & pray-aanpak op een vacaturesite. Denk goed na over wat je wanneer inzet.
Meteen een werving- en selectiebureau inschakelen? Dat doe je eigenlijk alleen als je de vacature koste wat kost zo snel mogelijk moet invullen. Maak liever eerst een recruitmentjaarplan, waarin je onderscheid aanbrengt in urgentie, belang en wervingscomplexiteit van vacatures. Alleen bij vacatures met hoge urgentie en wervingscomplexiteit trek je vervolgens alle registers open. Bij andere vacatures kun je meer stapsgewijs te werk gaan.
Keuze 6: Automatiseren of niet?
In elk recruitmentproces zitten veel stappen die je kunt automatiseren. In vakjargon noemen we dat ook wel: Recruitment Process Automation, of RPA. Denk hierbij aan geautomatiseerde knock-outvragen voor sollicitanten die niet voldoen aan de harde eisen, of aan een automatische ontvangstbevestiging, of software waarmee kandidaten zelf interviews kunnen plannen.
In elk recruitmentproces zitten veel stappen die je kunt automatiseren.
Met Recruitment Process Automation werk je naar meer efficiëntie, unbiased selectie, een betere candidate experience of een kortere time to hire. Denk aan software zoals Appointlet of Calendly (los aan te schaffen en eenvoudig te integreren op je site), waarmee de sollicitant zelf het interview kan plannen op het tijdstip dat hem of haar goed uitkomt. Een boost voor je candidate experience.
Ten slotte
Lang geleden, tijdens mijn eerste interimopdracht bij een Nederlandse grootbank, werd ik gevraagd ‘het recruitmentproces’ te beschrijven. Ik kocht daarop een softwareprogramma waarmee je een proces kon beschrijven en ging aan de slag. Het resultaat? Een indrukwekkende A3, met veel stappen, kleurtjes en blokjes. Het zag er fantastisch uit, maar was volstrekt onbruikbaar en belandde ongebruikt in een bureaula.
De tip: maak het nadenken over je ideale recruitmentproces niet te moeilijk.
De tip: maak het nadenken over je ideale recruitmentproces niet te moeilijk. Ga niet voor té gedetailleerd of theoretisch perfect, maar ga liever voor bruikbaar en regelmatig verbeteren. an het beter, sneller, goedkoper, eenvoudiger? Is het een fijn proces voor de sollicitant? Past het wel bij de organisatie en de vacatures waar je aan werkt? Als het goed is gaat je procesverbetering vooral plezier opleveren. En dat is veel waardevoller dan een theoretisch stuk papier dat in de la belandt.
Over de serie Recruitment Basics
De serie Recruitment Basics verschijnt tweewekelijks en behandelt elke keer een standaard onderdeel van elk werving- en selectieproces. De artikelen zijn bedoeld om recruiters goed op pad te sturen. De serie wordt geschreven door Koen Roozen, partner van HetRecruitingKantoor, én hoofddocent Strategisch Recruitment bij de Academie van Arbeidsmarktcommunicatie. De serie verschijnt (in aangepaste vorm) ook daar regelmatig op de site.
Lees ook
- Recruitment Basics (5): De 10 belangrijkste vragen om te stellen bij een vacature-intake
- Recruitment Basics (4): Zo toon je aan dat recruitment geld oplevert
- Recriutment Basics (3): Wat doet welke recruiter precies?
- Recruitment Basics (2): De 6 belangrijkste recruitment-KPI’s
- Recruitment Basics (1): Over het hoe en waarom van een strategie
Wim van den Nobelen is recruiter salarisadministratie bij 
Over de auteur
Onder het motto ‘I help you to succeed’ werkt 
Eén respondent op Twitter zegt ook het ‘juiste’ antwoord op de vraag over de cadeau gegeven olifant te weten. ‘Ik heb ooit een training gevolgd hoe te antwoorden op sollicitatievragen. Daar kwam deze ook als voorbeeld voorbij. Het antwoord dat ik daar leerde was: ‘Start een bedrijf en verhuur de olifant voor evenementen zoals verjaardagspartijtjes’.’
