What’s it gonna be boy: yes or… no? Ellen Foley zong het 42 jaar geleden al, in de Meatloaf-klassieker Paradise by the Dashboard Light. En ook vandaag de dag is de vraag in recruitment nog vaak relevant: wat gaat het worden? Het is een vraag waar een recruiter en vacaturehouder soms ook niet zomaar uitkomen.

Wat gaat het worden? Het is een vraag waar recruiters en vacaturehouders soms niet zomaar uitkomen.

Denk aan de situatie waarbij de vacaturehouders merkt dat z’n team het (verwachte) werk niet aan kan. Hoe houdt hij hen dan productief, gemotiveerd en gezond? Door een vacature uit te zetten. Maar moet hij dan (via een recruiter) een ervaren, vaak wat ‘duurdere’ externe kandidaat zoeken, die het bedrijf niet kent en die je dus nog moet inwerken? Of kan hij of zij ook een minder ervaren teamlid versneld doorschuiven? De plek die dan openvalt, kan hij dan juist vullen met iemand met minder ervaring, maar wellicht wel met interessante nieuwe kennis en inzichten. Je hebt dan feitelijk twee mutaties in plaats van één.

Twee (of drie) opties

Kortom dit leidt tot twee totaal verschillende profielen waarmee je het team kunt versterken.

• Optie 1 is een perfect match op de ‘must-haves’ in het ideaalprofiel, de kandidaat die op de meeste kritische succesfactoren aantoonbaar een goede match blijkt te bieden.

Maar wat als die kandidaat er niet is, of als er weinig interesse is om de overstap te maken?  Wat zijn dan de alternatieven?

• Optie 2 kun je bijvoorbeeld invullen door taken en verantwoordelijkheden binnen het bestaande team te bundelen of anders te verdelen. Hierna kun je dan nog bepalen wat je nog tekort komt op (korte en langere) termijn, en dat vervolgens vertalen naar een realistisch vacatureprofiel dat je in- of extern kunt invullen.

Eigen medewerkers verbreding, verdieping en kansen beiden zou sowieso de eerste optie moeten zijn. Het is immers dé manier om talent te boeien en te binden. De ervaring leert overigens dat niet elke organisatie of elk team een omvang en samenstelling heeft die interne opvolging (op korte termijn) mogelijk maakt.

• Optie 3 is een soort tussenweg. Daarbij trek je tijdelijk iemand aan die op korte termijn productief inzetbaar is, zodat je de tijd krijgt om te kijken wat op langere termijn de voorkeur heeft. Dat biedt ook weer meer tijd om met kandidaten in gesprek te gaan.

Om hierin een goede afweging te kunnen maken vacaturehouders het vaak prettig om met (meerdere) ervaren kandidaten te spreken. De recruiter kan dan uitkomst bieden en krijgt het verzoek om ervaren kandidaten te interesseren en te introduceren. De gesprekken met deze kandidaten helpen de vacaturehouder vervolgens om het beeld scherper te krijgen over hoe de vacature het best in te vullen, en om deze kandidaten te vergelijken met de interne, minder ervaren alternatieven.

Opportunisme bij de hiring manager

Deze situatie is voor veel recruiters herkenbaar. En op zich is het gedrag van de vacaturehouder ook begrijpelijk. Maar waar het in de praktijk helaas nogal eens misgaat, is dat de vacaturehouder zijn/haar twijfel niet (vroegtijdig) heeft gedeeld. Daar ben je als recruiter niet blij mee, zeker niet als uiteindelijk toch voor een interne oplossing wordt gekozen. En al helemaal niet als je externe recruiter bent en de opdracht op basis van no-cure no-pay is vergeven.

Als de vacaturehouder geen open kaart speelt, ben je daar als recruiter niet blij mee.

Je staat dan met lege handen. De klant kijkt eerst in de eigen pijplijn om de vacature in te vullen met iemand met minder ervaring. En jij hebt dan de klant misschien prima geholpen, maar je bent er niets wijzer van geworden – en de kandidaten die je hebt voorgesteld moet je teleur stellen. De valkuil is hier dat de vacaturehouder niet het totale plaatje aan de recruiter heeft laten zien. Dan kan de vacature uiteindelijk wel naar tevredenheid vervuld zijn. Maar aan de andere kant loop je wel het risico dat de recruiter zich ‘gebruikt’ voelt en afgewezen kandidaten een slechte ervaring met je organisatie hebben.

Zo bouw je geen relatie op

Als er een goede relatie is en de vacaturehouder respect heeft voor de recruiter, zal hij of zij altijd open kaart spelen. Bij een interne recruiter mag je aannemen dat dit het geval is. En als dat niet zo is, kan ook HR nog altijd een interventie plegen. Bij een externe recruiter, zeker in niet-exclusieve ‘no-cure no-pay’-situaties, ligt dat nog wel eens anders. Dan denken vacaturehouders nogal eens: “Het kost me toch niets, laten we maar eens kijken wat ‘het’ oplevert …..”

‘Dit uittesten is een van de redenen waarom ik een hekel heb aan no-cure, no-pay.’

Het is een van de redenen waarom ik een hekel heb aan no-cure, no-pay. Het systeem biedt opportunistische vacaturehouders een goedkope manier om hun eigen beeld aan te scherpen over hoe vacatures in te vullen. Wat is het aanbod in de markt? En hoe aantrekkelijk is dit tegenover een eigen medewerker een interne loopbaanstap aan te bieden?

Hoe stap je niet in deze valkuil?

Om te voorkomen dat je als recruiter in dit soort situaties terechtkomt, is het cruciaal om voordat je een opdracht accepteert eerst een aantal vragen te stellen. De eerste is: waarom kun je deze vacature niet invullen met een interne kandidaat? Gerelateerd daaraan: welke andere opties er zijn om het team te versterken? Waarom lukt het niet om intern iemand door te schuiven? Wat als ervaren, ideale kandidaten geen interesse hebben? Wat is dan je alternatief? Is een kandidaat die nog niet toe is aan de stap, maar er wel dichtbij is, ook een optie? Zo ja, wat kun je die kandidaat dan bieden zonder het risico af te branden?

De eerste vraag moet zijn: waarom kun je deze vacature niet invullen met een interne kandidaat?

Heb je het gevoel dat de vacaturehouder twijfelt, probeer dan met arbeidsmarktdata een beeld te geven van de opties die er zijn in de markt. Maak twee tot drie profielen en doe eerst een quickscan. Laat de opdrachtgever vervolgens het aantal kandidaten zien dat je op basis van deze profielvarianten kunt identificeren. Geef daarbij per profiel aan hoe groot je de kansen inschat om te slagen.

Voer verkennende gesprekken

Zo’n aanpak biedt niet alleen jou als recruiter helderheid, maar ook de mogelijke kandidaten. Hen kun je vertellen dat de vacaturehouder nog geen definitief ei heeft gelegd. Dat de vacaturehouder eerst verkennende gesprekken wil voeren. Mijn ervaring is dat er verrassend veel kandidaten open staan voor een dergelijke oriënterende benadering. Dit biedt ook meer opties om gesprekken te arrangeren dan een volledig afgebakend profiel.

Zulke verkennende gesprekken hebben een ander karakter dan pure selectiegesprekken.

Het biedt ook kandidaten de kans om te verkennen of de vacature aan het eigen profiel en zijn of haar ambities aangepast kan worden. Dat soort verkennende gesprekken hebben een ander karakter dan pure selectiegesprekken. Ze bieden een win-win; beiden worden er wijzer van, beiden scherpen hun beeld aan over de mogelijkheden. Als het bij een verkenning blijft is zo’n gesprek ook minder beladen, er volgt immers geen afwijzing. Er is een relatie tot stand gekomen. En die kan op termijn altijd nog een keer nuttig blijken.

Voorkom lege handen

Zo’n proces levert dus wel het risico op dat je als bureaurecruiter uiteindelijk met lege handen staat, mocht de vacaturehouder uiteindelijk toch voor de interne kandidaat kiezen. Daarom is het belangrijk om hierover wel goede afspraken te maken. Denk: in de vorm van een consultancy fee, of de belofte voor exclusiviteit bij de invulling van een volgende vacature.

Voor interne recruiters ligt het denk ik net even anders. Afgelopen jaar leerde ik van mijn oud-collega Fons Trompenaars dat je bij een dilemma een of/of-keuze moet zien te vermijden. Zijn er twee goede opties, en moet je kiezen, dan valt er altijd één goede optie af. En daar krijg je later altijd spijt van. Dat leidt ertoe dat je, wellicht samen met HR, in dit soort situaties moet voorkomen dát er een dilemma ontstaat.

Is er ruimte voor optie 3?

In dit geval betekent het bijvoorbeeld dat een sterk employer brand altíjd verlangt dat je medewerkers kansen biedt, ook als ze er wellicht nog niet helemaal klaar voor zijn. Dan draait het erom: wat moet je doen om van die versnelde loopbaanstap een succes te maken? Is er aanvullende training of coaching nodig? Is er ruimte voor optie 3: om interim professional of manager in te schakelen om in een transitieperiode de basis te leggen voor het beoogde succes?

Ook in recruitment geldt meestal: bij twijfel, niet inhalen…

Wat in elk geval belangrijk is: laat je nooit zomaar voor het karretje spannen van de twijfelende vacaturehouder. Ook in recruitment geldt immers meestal: bij twijfel, niet inhalen…

Over de auteur

Onder het motto ‘I help you to succeed’ werkt Alexander Crépin samen met bedrijven in de profit en non-profit om operationele en meer strategische HR- en recruitmentvraagstukken aan te pakken. Enerzijds door zelf hands-on aan de slag te gaan en anderzijds door te adviseren en te coachen. Hij deelt met enige regelmaat in blogs zijn visie op ontwikkelingen in HR en recruitment.

Lees ook

• Recruiters, schrijf jobhoppers niet te snel af
• Hire for attitude & train for skills: mission impossible voor sourcers?
• Dromende vacaturehouders, hoe schud je ze wakker?