Werving en selectie kun je als werkgever natuurlijk helemaal zelf doen. Maar je kunt er ook de hulp van een gespecialiseerd bureau bij inschakelen. Waar moet je dan allemaal op letten? In dit artikel geeft Koen Roozen je een aantal tips hoe je een goed recruitmentbureau selecteert en hoe je een samenwerking aangaat die tot succes leidt.

Het staat je vrij om gretig gebruik te maken van de inzichten die het bureau je aandraagt.

Een goed recruitmentbureau met gedegen marktkennis kan namelijk best waarde toevoegen. Ze laten je de opties zien. Vertellen je of het salaris dat je biedt competitief genoeg is, welke functietitel je een vacature moet geven of welke aanvullende skills voor jouw bedrijf van meerwaarde kunnen zijn. Het doel van een recruitmentbureau is: jou faciliteren in jouw groei. Dus staat het je vrij om gretig gebruik te maken van de inzichten die het bureau je aandraagt.

De reputatie van recruitmentbureaus

De reputatie van recruitmentbureaus is in z’n algemeenheid niet al te positief. Vaak hoor je denigrerende termen als ‘cv-schuivers‘ en ‘cowboys’. Veel kandidaten vinden dat agressieve bureaus en recruiters zonder kennis van zaken hen lastig vallen.

Maar zolang goede kandidaten lastig te vinden zijn, zullen er dienstverleners zijn die gretig op deze behoefte inspringen. Je herkent dit waarschijnlijk wel uit die wekelijks belletjes en mailtjes van bureaus die beloven dat zij jouw probleem wél kunnen fixen. Klagen over deze bureaus heeft weinig zin, goed nadenken over hoe en met wie je wil samenwerken wel.

De kosten van recruitmentbureaus

Eerst iets over de kosten van een bureau. Die zijn hoog, misschien wel te hoog. Maar dat veroorzaken we samen. De recruitmentmarkt is gewend geraakt aan een vrijblijvende no cure no pay-mentaliteit. Opdrachten worden dan zonder commitment aan verschillende bureaus verstrekt en die bureaus mogen dan – vaak met te weinig informatie – meezoeken naar de nieuwe medewerker. Dit soort samenwerkingen werkt juist prijsopdrijvend, heb ik al eens eerder uitgelegd. Maar wat zijn nu wél de 12 belangrijkste aspecten om op te letten als je wil samenwerken met een recruitmentbureau?

#1. Op basis van no cure no pay?

Werk je samen op basis van no cure no pay (of kortweg: ncnp), dan kun je een vacature zonder risico bij een of meerdere bureaus uitzetten. Je betaalt immers alleen een vergoeding aan het bureau dat de nieuwe medewerker uiteindelijk plaatst. Dat lijkt misschien aantrekkelijk, maar er kleven uiteindelijk 3 grote bezwaren aan deze werkwijze.

• Als je meer wervingskanalen inzet, worden bureaurecruiters terughoudend in het noemen van de bedrijfsnaam. Als ze te snel de opdrachtgever noemen, lopen ze immers het risico dat een kandidaat rechtstreeks solliciteert bij een organisatie. Maar dat is dus niet in het belang van de kandidaat.
• Een commerciële bureaurecruiter schat de kansen in dat hij of zij de plaatsing realiseert. Een lastige vacature, die bij veel bureaus uitstaat? Die krijgt dan al snel minder aandacht. Werken immers meer recruitmentbureaus op dezelfde opdracht, dan neemt de competitie toe en de plaatsingskans dus af.
• Sommige kandidaten worden vaker benaderd voor een rol. Kandidaten maken het regelmatig mee dat verschillende bureaus hen benaderen met dezelfde vacature. Snelheid wordt dan belangrijker dan kwaliteit en – de kandidaat voelt zich opgejaagd en gepiepeld.

#2. Met hoeveel bureaus?

Het no cure no pay-model nodigt uit om met meerdere bureaus te gaan werken. Besef vooraf dat elke extra leverancier tijd kost. Elk goed recruitmentbureau dat je inschakelt vraagt om een vacature-intake, wil snel een reactie op kandidaten en af en toe schakelen over de voortgang. Kies daarom bureaus die elk een andere aanpak hanteren en andere doelgroepen aanspreken. Spreek bijvoorbeeld ook af dat elke geïntroduceerde kandidaat vooraf geïnterviewd is. Zo voorkom je dat ze allemaal in dezelfde vijver vissen.

#3. Betalen bij plaatsing of op uurtarief?

Binnen het no cure no pay-model zijn verschillende variaties mogelijk. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat je pas betaalt als het contract wordt ondertekend, na de proeftijd of na een bepaalde periode (bijvoorbeeld een helft na 6 maanden). Traditioneel werken headhunters met betaling in verschillende schijven en verdelen ze de totale vergoeding meestal in drieën, waarbij 1/3 deel betaald moet worden bij aanvaarding van de opdracht, 1/3 deel bij de shortlist en 1/3 bij ondertekening van de arbeidsovereenkomst. In dit model dragen opdrachtgever en -nemer beiden een deel van het risico. Inmiddels kennen we binnen recruitment nog veel meer variaties, waaronder ook een ‘gewoon’ uurtarief.

#4. Vast bedrag of percentage?

Veel bureaus baseren hun vergoeding op een percentage van het bruto jaarinkomen van de kandidaat. Dit bruto jaarsalaris wordt soms op basis van een fulltime dienstverband nog aangevuld met zaken als bonussen, winstdeling en de leasekosten van de auto. Dit kan zomaar duizenden euro’s verschil opleveren in de bemiddelingsvergoeding bij het ene of het andere bureau. Je kunt natuurlijk ook een vast bedrag afspreken. In dat geval heeft het bureau geen prikkel om de duurste kandidaat voor te stellen.

#5. Garanties op kandidaten?

Garanties binnen recruitment zijn een heikel punt. Je dienst draait immers om een mens van vlees en bloed. De perfecte kandidaat, die nu 100% voldoet, kan na zes maanden toch ineens opstappen of toch tegenvallen. Er spelen hier zoveel factoren mee. De samenwerking met de manager kan stroef lopen, beloftes kunnen gebroken worden of er gebeurt privé iets ingrijpends bij de nieuwe medewerker. Allemaal dingen die een recruiter tijdens het werving- en selectieproces niet goed kan voorspellen.

Garanties binnen recruitment zijn een heikel punt. Je dienst draait immers om een mens van vlees en bloed.

Het is natuurlijk altijd frustrerend als je veel geld investeert in een nieuwe medewerker, die vervolgens maar kort blijft. Veel bureaus bieden daarom drie soorten garantie of compensatie:

• De uitgestelde betaling. Daarbij betaal je als klant (een deel van) de factuur later;
• Een herplaatsingsgarantie. Daarbij gaat het recruitmentbureau kosteloos voor jou op zoek naar een nieuwe medewerker;
• De terugbetalingsregeling. Daarbij krijg je geld terug als de medewerker binnen een bepaalde periode weer vertrekt.

Al zulke regelingen kunnen natuurlijk variëren in percentage en looptijd.

#6. Off-limit-bepalingen en anti-ronselbeding

Recruiters ‘are in the art of stealing people’. Je wilt alleen voorkomen dat ze de beste mensen bij jou weghalen. Daarom is het slim om met je bureau een anti-ronselbeding af te spreken waarin je verbiedt dat een bureau na de plaatsing bij jou mag werven (en zeker niet de door hen bij jou geplaatste medewerkers). We kennen allemaal de verhalen van kandidaten die na een paar jaar opnieuw benaderd worden door de recruiter die ze geplaatst heeft.

#7. Kennismaken met de nieuwe recruiter?

Sommige bureaus lijken wel een duiventil waarbij je elke keer als je contact met ze hebt kunt kennismaken met een nieuwe recruiter. Daar hoef je als klant niet mee akkoord te gaan. Als je een bureau een premium prijs betaalt, mag je daarvoor ook een premium dienstverlening verwachten.

Als je een bureau een premium prijs betaalt, mag je daarvoor ook een premium dienstverlening verwachten.

De kennisoverdracht moeten bureaus zelf organiseren. Goede bureaus – met een stabiel en meer ervaren personeelsbestand – werken langer met meer deskundige consultants en hanteren vaak dezelfde bemiddelingsvergoeding.

#8. Goed bureau, maar twijfels over de recruiter?

Het kan natuurlijk gebeuren dat je denkt een goed recruitmentbureau te hebben gevonden, maar dat je ineens tegenover een recruiter zit waarin je het niet ziet zitten. Als je twijfelt over de deskundigheid van de recruiter, stel je dan op als kritische kandidaat (hij of zij moet namelijk jouw organisatie en vacature ‘verkopen’). Maak je twijfels hierover bespreekbaar. Een professioneel bureau neemt je wensen als klant serieus.

#9. Exclusiviteit met het bureau?

Exclusiviteit afspreken met het recruitmentbureau kan zeker helpen om meer commitment en focus op de opdracht te krijgen. Je geeft het bureau dan bijvoorbeeld een bepaalde periode het alleenrecht om te werven voor de vacature. Let goed op hoe lang je deze exclusiviteit laat duren; als een recruitmentbureau niet de juiste kandidaat kan leveren, wil je niet onnodig lang aan de samenwerking vastzitten.

#10. Exclusiviteit op geïntroduceerde kandidaten?

Kandidaten introduceren is de kerntaak van recruitmentbureaus. Niet gek dus dat bureaus dit werk beschermen – en dat dus voor elke kandidaat van een bureau geldt dat je deze niet binnen een bepaalde periode zelf in dienst mag nemen (dus zonder tussenkomst van het bureau). Dit geldt overigens ook voor kandidaten die je afwijst! Let dus goed op wat precies over deze periode in het contract staat.

#11. Samenwerken met een cv-schuiver?

Wat je ook van cv-schuivers moge vinden: ze bestaan. En als er iets is wat zij heel goed doen, dan is het wel: candidate management. Zij leggen schaars talent in de watten en zoeken voor die kandidaat vaak een mooie baan. Eigenlijk zijn ze belangenbehartigers of impresario’s van de kandidaat. Die focus gaat helaas vaak wel ten koste van de screening of de kandidaat bij jouw organisatie en vacature past. Het is binnen deze kandidaatgebaseerde vorm van dienstverlening dat zich de meeste ‘cowboy agencies‘ bevinden.

#12. Groot algemeen of klein niche-bureau?

Je kunt niet alle werving- en selectiebureaus over één kam scheren. Er zijn aan de ene kant geweldige, grote bureaus met goed getrainde recruiters en aan de andere kant kleine bureaus die fantastisch werk leveren in een kleine niche. Samenwerken met grotere leveranciers kan schaalvoordelen opleveren in bijvoorbeeld tarief en contractmanagement. Maar een kleiner gespecialiseerd bedrijf is dan vaak weer beter af met een kleiner, gespecialiseerd bureau dat volledig thuis is in de relevante vakgebieden (recruiters noemen dat: een boutique firm).

Nog een paar tips

Buiten deze 12 keuzes die je moet afwegen als je wil samenwerken met een selectiebureau, tot slot ook nog een paar algemene tips om het juiste bureau te selecteren:

• Evalueer een bureau en recruiter op dezelfde manier als je een kandidaat beoordeelt;
• Bepaal vooraf wat je belangrijk vindt in de dienstverlening (snelheid van werken, veel kandidaten, een efficiënt proces, regelmatige updates over de procedure);
• Check de ervaring van het bureau én de recruiter met jouw specifieke doelgroep;
• Lees de voorwaarden en vooral ook de kleine lettertjes…

Over de serie Recruitment Basics

De serie Recruitment Basics verschijnt tweewekelijks en behandelt elke keer een standaard onderdeel van elk werving- en selectieproces. De artikelen zijn bedoeld om recruiters goed op pad te sturen. De serie wordt geschreven door Koen Roozen, hoofddocent Strategisch Recruitment bij de Academie van Arbeidsmarktcommunicatie én partner van HetRecruitingKantoor. De serie verschijnt (in aangepaste vorm) ook daar regelmatig op de site.

Lees ook

• Recruitment Basics (6): Welke keuzes komen kijken bij de inrichting van je recruitmentproces?
• Recruitment Basics (5): De 10 belangrijkste vragen om te stellen bij een vacature-intake
• Recruitment Basics (4): Zo toon je aan dat recruitment geld oplevert
• Recruitment Basics (3): Wat doet welke recruiter precies?
• Recruitment Basics (2): De 6 belangrijkste recruitment-KPI’s
• Recruitment Basics (1):  Over het hoe en waarom van een strategie