Als je jezelf als bedrijf ‘The Perfect Start‘ noemt, schept dat natuurlijk verwachtingen. De in Amsterdam en Rotterdam gevestigde detacheerder TPS legt de lat dan ook hoog. Niet alleen voor kandidaten en opdrachtgevers, maar ook voor zijn automatisering, vertelt CEO Jelle Bultsma in een recent whitepaper. ‘Wij moeten pro-actief zijn en snel kunnen schakelen, zodat we kunnen anticiperen op de behoefte aan gedetacheerden bij onze klanten.’
‘Wij krijgen nu met één druk op de knop direct het gevraagde kandidatenprofiel op het scherm.’
Een nieuw geïntegreerd automatiseringssysteem van Mysolution en OnRecruit maakt dat mogelijk, aldus Bultsma. ‘Als een bank – bijvoorbeeld voor hun nieuwe rol als gatekeepers in de strijd tegen witwassen – opeens 300 man nodig heeft, krijgen wij nu met één druk op de knop direct het gevraagde kandidatenprofiel op het scherm. Hiermee kunnen wij sneller betere kandidaten leveren dan de concurrent.’
Van 6 naar 1
Hoe kwam het zover? Voorheen werkte TPS met 6 oude, en nogal verschillende softwarepakketten. Sinds de volledige overstap naar één nieuw pakket (dat van Mysolution) eerder dit jaar weet de detacheerder precies welke opdrachtgever, welke marges en omzet oplevert, maar kan het ook het verkeer op de website nauwkeurig volgen, en kan het bijvoorbeeld zien hoe (snel) een kandidaat door het traject loopt – van het eerste contactmoment tot de start bij een opdrachtgever.
‘En alles in de cloud, dus anywhere, anytime beschikbaar.’
‘In mijn begintijd bij TPS stond er nog een server in de bezemkast te pruttelen’, aldus Bultsma. ‘Dat gaat lang goed, tot die crasht. Dan verlies je niet alleen cruciale informatie, ook qua beveiliging van data kan dat echt niet meer.’ Dat soort dingen is nu allemaal een stuk verbeterd, zegt hij. ‘Iedereen in de organisatie heeft voortaan altijd, op hetzelfde moment, de beschikking over dezelfde actuele informatie.’ De voorkant (frontoffice) is nu zo georganiseerd dat alle informatie automatisch aan de achterkant (backoffice) wordt verwerkt. En vice versa. ‘En alles in de cloud, dus anywhere, anytime beschikbaar.’
TPS focust zich op het detacheren van young professionals binnen de financiële dienstverlening. De klanten zijn met name grote banken en verzekeraars. Filosofie van het bedrijf is dat zij de young professionals een ‘perfecte start’ van hun carrière willen geven. Daarom focussen ze sterk op intensieve training en begeleiding. Dit doet TPS door de net afgestudeerden een tweejarig traineeship aan te bieden waarin zij aan de slag gaan binnen sectoren als banking & financial services, compliance, zorg en business & data.
Geen dubbele data
Het nieuwe systeem biedt een aantal voordelen, aldus Bultsma. Het stuurt bijvoorbeeld niet alleen automatische reminders, maar je hoeft ook nergens meer data dubbel vast te leggen, of gegevens over te kloppen. Ook kun je makkelijker zoeken in je historie. Een absolute noodzaak op de huidige arbeidsmarkt, zegt de CEO. ‘Als TPS moeten we continu anticiperen op de behoefte aan gedetacheerden bij onze klanten. Daarom zochten we ook de best in class. Dat dit aanpassingen vereist in de manier van werken is dan geen probleem. Een systeem mag best leidend zijn in het proces, als dat systeem maar goed in elkaar zit.’
‘Werken de verloningen niet, dan is dat een showstopper.’
Bultsma noemt twee relevante overwegingen bij de keuze voor een leverancier. De eerste is techniek. Oftewel: functioneert het allemaal, krijg je de gewenste output? Zoals bij TPS: kun je week- en maandverloningen en facturaties eruit halen? Bultsma: ‘Werkt dat niet, dan is dat een ‘showstopper’.’ Zijn tweede overweging: de implementatie. Oftewel: hoe wil de leverancier dit samen met jouw organisatie vormgeven? ‘Voor ons was het cruciaal een leverancier te selecteren die dezelfde visie deelt.’
Invulformulieren
Bultsma voegt daar nog aan toe dat de grootste uitdaging bij zo’n implementatietraject niet zozeer in het technische gedeelte zit. ‘Dat is misschien maar 1%
van het geheel. Die techniek werkt wel. Het lastigste is de juiste keuze om tot de ideale candidate journey te komen. Zo’n implementatie is geen kwestie van nullen en enen. Je moet goed bedenken hoe de kandidaat de candidate journey doorloopt. Heb je bijvoorbeeld op je site een invulformulier waarin je meteen alle informatie vraagt, tot en met adres en BSN-nummer? Dan loop je de kans dat de kandidaat dan al afhaakt. Zo moet je stap voor stap het proces analyseren en zo inrichten in jouw systeem.’
‘Die techniek werkt wel. Het lastigste is de juiste keuze om tot de ideale candidate journey te komen.’
Recruitmentactiviteiten, opleidingen, traineeships, detacheringscontracten – in plaats van informatie uit verschillende applicaties, haalt TPS alle (management)informatie nu uit één systeem. En ook op het gebied van recruitmentmarketing kunnen nu grote stappen worden gezet, dankzij de koppeling met OnRecruit, in 2021 overgenomen door Mysolution. ‘Je hebt als bureau in de loop van de tijd misschien wel honderden of duizenden kandidaten gehad; je wilt weten wanneer, waarover met wie contact is geweest’, aldus Maurice Coulier, International Sales Executive bij Mysolution. ‘Door persoon X op het juiste moment te bellen voor een gericht gesprek kan de recruiter wel eens de kandidaat vinden voor een nieuwe klus waar hij juist naar op zoek is.’
En wat te denken van marketingacties? ‘Als je weet hoeveel clicks een campagne oplevert, bouw je historische data op waarmee je weet welke campagnes, via welke kanalen of jobboards de meeste respons opleveren. Voor het eerste contact leent e-mailcampagne A zich het best, voor het vinden van trainees is kanaal B het meest geschikt. In deze krappe arbeidsmarkt met zoveel schaarste aan kandidaten is het op deze manier optimaal benutten van je kandidatenbestand en optimale sourcing pure noodzaak.’
Meer weten?
Lees de hele case van TPS in het 16 pagina’s tellende whitepaper.
Download