‘Terugstroomprojecten’. Die term kenden we nog niet. Maar Rob Berbers van het Bussumse consultancybedrijf Porres gelooft er heilig in. Waar de zorgsector in alle gelederen kraakt door de krappe arbeidsmarkt en het hoge personeelsverloop, belooft hij met zijn team de instroom van nieuw zorgtalent met 10% te kunnen opkrikken, én vertelt hij dat hij soms 12% van de oud-werknemers terugkrijgt naar het oude honk, maar in elk geval minimaal 5%. Hoe krijgt hij dat voor elkaar?
‘Met onze terugstroomprojecten liggen de wervingskosten veel lager.’
Vooral door goed te kijken naar de employer journey, vertelt Berbers. ‘Van iemands eerste contactmoment tot diens uit dienst treden. Ik deed veel interviews om erachter te komen waar de lekkage ontstaat, waardoor lopen mensen weg? Als je dat weet, kun je er iets tegen doen.’ De gemiddelde cost-per-hire in Nederland ligt rond de 4.494 euro (aldus het Recruitment Kengetallen onderzoek van Intelligence Group). ‘Maar met onze terugstroomprojecten liggen de kosten veel lager, waarbij je ook nog eens ingewerkte medewerkers aanneemt, en dus je onboardingskosten lager zijn.’
4.000 oud-zorgmedewerkers geïnterviewd
Inmiddels heeft het Porres-team de afgelopen jaren ruim 4.000 oud-zorgmedewerkers geïnterviewd naar hun vertrekredenen. In die sector begon het overigens niet voor de ondernemer Berbers. Hij is opgeleid op de Haagse hotelschool in marketing & communicatie, en werd daarna ondernemer in de bemiddelingsmarkt. Nadat hij de aandelen van zijn laatste bedrijf, Sixteenotwo (headhuntersbureau FaseVijf), had verkocht in 2018, vroeg een kennis of hij bij de werving en selectie van diens vastgoedbedrijf wilde helpen. Want ook toen was er een vreselijk tekort aan technici.
‘Ik wil dat er over 20 jaar nog een vriendelijke mevrouw (of meneer) aan mijn bed staat.’
‘Ik besloot me daarbij eerst te richten op de medewerkersreis’, vertelt Berbers. Nadat daar positieve resultaten uitrollen, volgt een IT-bedrijf. Daarna hangen al snel twee partners van Collegamento, een adviesbureau in de zorgsector, aan de lijn. Die zien een onderzoek naar de medewerkersreis bij hun relaties in de zorgsector wel zitten. ‘Zorg vond ik meteen interessant. Ik wil over 20 jaar dat er nog een vriendelijke mevrouw (of meneer) aan mijn bed staat.’
Patroon van de sociale gerechtigheid
Berbers start daarop een nieuw bedrijf, vernoemd naar Martinus van Porres, de beschermheilige van verpleegkundigen en patroon van de sociale gerechtigheid. ‘Wij trekken nu voor een analyse van de medewerkersreis 14 dagen tot 4 weken uit. We vragen diverse mensen hoe bepaalde processen lopen. Bij een slechte werving en selectie ondervindt een bedrijf na 3 maanden de gevolgen: uitstroom. Als recruitment een ander verhaal vertelt dan de realiteit op de werkvloer, gaat het mis. Vaak ontbreekt het simpelweg aan tijd bij recruitment en de vacaturehouder om goed inhoudelijk te sparren over de functie en de situatie op de werkvloer.’
‘Vaak ontbreekt het simpelweg aan tijd bij recruitment en de vacaturehouder om goed inhoudelijk te sparren.’
Berbers geeft een voorbeeld. Een 24-jarige vrouw met hbo verpleegkunde en twee jaar werkervaring solliciteert. ‘Maar het bedrijf vertelt niet dat haar collega’s 50-plussers zijn, die in de pauze vooral over hun kleinkinderen praten. Dan vertrekt die jongedame subiet.’
Verkeerde verwachtingen
Van de afgestudeerden HBO-Verpleegkunde verlaat 40% de zorgsector alweer binnen 2 jaar, volgens Berbers onder meer door verkeerde verwachtingen. Op basis van talentboard Giant van Intelligence Group onderzoekt zijn bedrijf daarom nu altijd eerst de pullfactoren, en analyseert het team de advertentieteksten op de website. ‘Waarom willen mensen in Groningen als verpleegkundige werken? Dan zie je bijvoorbeeld dat uitdagend werk, een vast contract en een goede werksfeer belangrijk is. Maar die facetten zien we niet in de wervingsteksten, terwijl de doelgroep die belangrijk vindt.’
Van de afgestudeerden HBO-Verpleegkunde verlaat 40% de zorgsector alweer binnen 2 jaar.
Na de instroom komt de preboarding, boarding en posting. Tijdens die fase, de eerste 3 maanden, vertrekt 25%. ‘Dan zoomen wij in en proberen te achterhalen waar dat aan ligt. Zo was er bij een groot ziekenhuis een enorm verloop bij nachtverpleegkundigen. Wat bleek: ze moesten parkeren op de plek voor medewerkers, en daarna via een donker parkje met slechte belichting naar de hoofdingang van het ziekenhuis lopen. Dat gaf een heel onveilig gevoel, dus daar moest een pragmatische oplossing voor komen.’
Kleine dingen, groot verschil
Soms kan hij met kleine dingen een groot verschil maken. Ander voorbeeld: een bedrijf dat met een AFAS-systeem werkt. De IT-afdeling wilde geld besparen en voerde mensen pas 2 weken voordat ze begonnen in het systeem in. Die medewerker loopt op 1 mei naar binnen. ‘Ja, je staat erin, maar je bent niet aangemeld, je hebt geen pasje, hebt geen toegang tot de patiëntendossiers en er ligt geen uniform klaar. Iemand krijgt dan het gevoel dat hij of zij niet welkom is. Dat vissen wij eruit. Reserveer met een bordje parkeerplekken bij de ingang voor nachtverplegers. Zorg dat ze direct in het AFAS-systeem komen als ze een contract tekenen.’
Gebrek aan leiderschap staat in de top-10 vertrekredenen.
Als een zorgmedewerker eindelijk aan de slag gaat, maakt zij eerst de wittebroodsweken door, is ze gewoon aan het werk. ‘Dan is leiderschap belangrijk. Gebrek aan leiderschap staat in de top-10 vertrekredenen. In de zorgsector wordt vaak de beste verpleegkundige tot teamleider benoemd, maar dat is nog geen leider. Leren managen schiet er nog wel eens bij in. Als personeel bijvoorbeeld aangeeft dat ze parttime willen werken, dan krijgen ze vaak geen gehoor, waardoor ze naar een andere organisatie vertrekken waar dat wel kan.’ Op veel dingen heeft hij natuurlijk geen invloed. ‘Aan de hoogte van salarissen kunnen noch wij noch de organisatie veel doen. Maar inroosteren wel: geef mensen met een 24-uur contract bijvoorbeeld geen diensten verspreid over vijf dagen.’
Wakker kussen
Als nieuwste dienst kijkt Porres hoe je oud-medewerkers weer kunt terughalen. Terugstroomprojecten dus. ‘Hiervoor interviewen we mensen die zijn opgestapt. Als er 15 vertrekken, vertellen 10 hetzelfde verhaal. Dat is waardevolle informatie. Doordat wij geen direct betrokkenen zijn, laten ze het achterste van de tong zien, de gesprekken zijn anoniem. Wij spreken mensen die 3 maanden, 1 jaar of tot wel 2 jaar weg zijn.’
‘Medewerkers stappen niet zo snel uit eigen beweging terug naar hun oude organisatie.’
‘Het interviewen van oud-medewerkers en vragen naar hun vertrekredenen was al altijd een vast onderdeel van onze medewerkersreisanalyse om waardevolle informatie te vergaren Toen we een keer een groot aantal mensen hadden gesproken, bleek dat we ze wakker kusten, als in een sprookje. Medewerkers stappen niet zo snel uit eigen beweging terug naar hun oude organisatie, je belt je oud-werkgever niet op omdat je spijt hebt.’
Vertrekredenenlijst
Maar wat als je daar wel actief op stuurt? ‘Als wij ze willen interviewen, sturen we ze heel laagdrempelig een appje voor ons onderzoek, dan reageert 90% positief. De vertrekredenenlijst van Intelligence Group gebruiken we daarvoor als standaard. Afhankelijk van de sfeer vragen we of ze zouden willen terugkomen, als hun probleem met chef of locatie zou worden opgelost. Zo ja, dan brengen we ze met hun oude werkgever in gesprek. Dat levert een heel hoog rendement op, bijna 1 op 1. Wij garanderen dat 5% terugkomt. Halen we dat niet, dan crediteren we 50% van de investering. Maar het gaat altijd goed, we hebben zelfs 12% gehaald. Het mooie is dat je dan ervaren krachten terughaalt, die weten dat het gras niet groener is bij de buren en heel gemotiveerd zijn om dit keer wel te slagen.’
‘Ervaren krachten weten dat het gras niet groener is bij de buren en zijn heel gemotiveerd om dit keer wel te slagen.’
Als laatste advies geeft Berbers: ‘Investeer zoveel mogelijk geld in het behouden van mensen, daar heb je jaren plezier van. Bij een organisatie hadden ze keihard gewerkt en 392 mensen binnengehaald, maar tegelijk stroomden er 396 uit. Dat hele wervingsbudget hadden ze beter in ondersteuning en dus het behoud van die 396 kunnen steken.’