‘Iedere seconde die voorbij tikt, komt nooit meer terug’, vertelt Marcel van den Berg. ‘Tijd is wat dat betreft anders dan eigenlijk alle andere zaken die belangrijk zijn voor de mens. Dingen als eten, geld en grondstoffen kunnen tenslotte opraken, maar je kunt altijd hopen dat je ze later weer terugkrijgt’, legt de Rotterdammer uit. ‘Tijd niet. Als tijd eenmaal weg is, blijft het weg.’
‘Als tijd eenmaal weg is, blijft het weg.’
Het moge duidelijk zijn: het concept van die als maar voortschrijdende tijd, en hoe je er het meeste uithaalt, fascineert Van den Berg. Zo erg zelfs, dat hij zijn hoge expat-positie in Zuid-Oost-Afrika achter zich liet, en in plaats daarvan tijdsmanagementexpert werd. Als coach, maar ook als spreker en auteur (bijvoorbeeld van dit boek), legt hij professionals nu uit hoe ze hun tijd beter kunnen inrichten.
Betere keuzes maken
Dat ook recruiters efficiënter met hun agenda om kunnen gaan, staat volgens de expert buiten kijf. In die beroepsgroep heeft hij zich afgelopen tijd verdiept: op 16 september komt hij op het Recruitment in de Zon-festival namelijk uitleggen hoe de werving- en selectiebranche volgens hem betere keuzes op het gebied van planning kan maken. Maar, zo zegt hij ook, ‘welk beroep je precies doet, maakt niet veel uit. Een accountant kan met dezelfde soort ingrepen beter met zijn tijd omspringen als een advocaat. Of een recruiter, natuurlijk!’
Wie zijn tijd beter wil inrichten, doet er allereerst goed aan eens diep in de spiegel te kijken, legt hij uit. ‘Je moet je zelf vragen stellen als: waar besteed ik m’n werktijd nu eigenlijk aan? Als je daarvoor een lijst van je 20 belangrijkste taken opstelt, maak je een goed begin. Schrijf er vervolgens bij hoeveel tijd je per taak kwijt bent, en ga na of je ergens tijd kunt wegbezuinigen. Misschien is het bijvoorbeeld wel logischer als een collega die ene klus van je overneemt? Je kunt je ook afvragen of er dingen op je takenlijst staan die überhaupt niet nodig zijn. Wie weet kan die ene wekelijkse meeting ook prima met een e-mail af.’
De 2-minuten- en margeregel
Heb je je takenpakket onder de loep genomen? Dan heeft Van den Berg ook tips om het werk dat overblijft efficiënter uit te voeren. ‘De 2-minuten-regel is daarvan een belangrijke’, vertelt hij. ‘Die regel schrijft voor dat als er een klusje van een paar minuten op je pad komt, je hem beter meteen kunt uitvoeren. Zo kost-ie je namelijk minder tijd en energie, dan wanneer je hem eerst ergens opschrijft om later uit te voeren. Je voorkomt er ook mee dat, wanneer je eindelijk wél aan het klusje toekomt, je moet gaan bedenken wat er ook alweer van je was gevraagd.’
‘Als er een klusje van een paar minuten op je pad komt, kun je hem beter meteen uitvoeren.’
Een ander belangrijk onderdeel van tijdsmanagement is het wegnemen van tijdsdruk bij jezelf, zegt hij. ‘Ik adviseer altijd de zogenoemde marge-regel: dat je zorgt dat er ruimte overblijft tussen wat moet en wat kan. Dus ook dat je jezelf bij het maken van deadlineafspraken bijvoorbeeld een dag meer geeft dan je denkt nodig te hebben. Bijvoorbeeld: als ik denk dat ik op een dinsdag tijd heb om op iemands rapport terug te komen, vertel ik diegene dat het woensdag wordt. Lukt het me inderdaad dinsdag, dan is mijn contactpersoon blij verrast. Komt er iets tussendoor? Dan heb ik de vrijheid het een dagje op te schuiven – dat geeft me rust.”
Zo serieus is het allemaal ook weer niet
Hoor je Van den Berg praten over tijd? Over hoe die nooit meer terugkomt, en over hoe je ondanks dat gegeven toch het meeste eruit kunt halen? Dan bekruipt je misschien het gevoel dat hij erg dramatisch in het onderwerp staat. Maar dat valt eigenlijk heel erg mee, vertelt hij lachend. ‘Mogelijk heb je het al gemerkt aan de tips die ik geef: die zijn heel nuttig, maar niet per se revolutionair. Wat ik doe is geen rocket science. Ik heb alleen werk als tijdsmanagement-coach en -spreker omdat common knowledge vaak geen common practice is.’
‘Do I practice what I preach? Nou, zelfs bij mij mislukt het regelmatig.’
Dat de soep bij Van den Berg niet zo heet gegeten wordt als hij wordt opgediend, blijkt ook uit zijn eigen omgang met tijd. ‘Do I practice what I preach? Ik probeer het wel, natuurlijk, maar zelfs bij mij mislukt het regelmatig.’ Dat is overigens ook helemaal niet erg, sluit hij af. ‘Goed time management is niet zwart of wit. Als je gewoon je best doet om zo slim mogelijk met je tijd om te gaan, zorgt dat voor minder stress, en daar word je uiteindelijk blijer van. Als je zorgvuldig uitgedachte planning af en toe niet zo uitpakt als je had gehoopt, is dat niet het einde van de wereld.’
Festival Recruitment in de Zon
Benieuwd naar meer tips om efficiënt met je tijd om te gaan? Dan ben je op 16 september op de juiste plek bij het altijd gezellige Recruitment in de Zon-festival. Op het terrein van DUS Utrecht praat Marcel van den Berg je helemaal bij – en natuurlijk is er nog véél meer te zien, te doen en te beleven.
