Als je kandidaten nog niet kent, is de e-mail nog altijd veruit de meest gebruikte manier om mensen te benaderen. Maar hoe doe je dat zodat je ook een (positief) antwoord kunt verwachten? Sidney Hiele, oprichter van QSXL (‘The Search Company’), is al meer dan 10 jaar bezig met de wereld van sourcing en search. Een lastige vacature? Zijn bureau zoekt, benadert en overtuigt de ideale kandidaat.
Een lastige vacature? Dit bureau zoekt, benadert en overtuigt de ideale kandidaat.
Eerder deze week stond hun aanpak nog uitgebreid beschreven in het FD. Daar mocht het bureau uitleggen hoe het met behulp van algoritmes niet alleen schaarse vrouwelijke kandidaten weet te vinden voor technische leerstoelen van de Universiteit Twente, maar hen ook effectief weet te benaderen. Op het Werf& Selectie Jaarcongres zal hij binnenkort meer vertellen over zulke mails die succes boeken bij de latente doelgroep (van senior professionals). Hier alvast een voorproefje…
> Welke boodschap wil je meegeven op 15 oktober?
“De belangrijkste boodschap is dat ik wil dat recruiters nadenken over het eerste contact. We schenken vaak veel tijd en aandacht aan employer branding en de candidate experience. Maar in de huidige arbeidsmarkt ligt de tijd van wachten op kandidaten steeds verder achter ons. De focus van recruitment komt steeds meer te liggen op de dialoog met passieve kandidaten. Het eerste contact is dan van doorslaggevend belang. Je benadert iemand die jou niet kent, die jouw bedrijf misschien niet eens kent en die niet op zoek is naar een nieuwe baan. Die mail is zijn of haar eerste ervaring met je bedrijf. Dan moet het dus allemaal kloppen.’
> Waarom werkt e-mail nog steeds zo goed?
‘Natuurlijk is WhatsApp directer en sneller. Maar voor de eerste benadering gebruiken wij nog steeds e-mail. Dat wordt breed geaccepteerd en levert een hoge respons op, mits je het natuurlijk goed doet. En tja, wat is goed doen? Je moet opvallen in die enorme berg mails die iemand elke dag ontvangt. Dat betekent dat je over ieder facet moet nadenken, van onderwerpregel tot aantal alinea’s, en van het zo persoonlijk mogelijk maken tot het tijdstip van versturen.
‘Je moet opvallen in die enorme berg mails die iemand elke dag ontvangt.’
Maar het allerbelangrijkste is misschien nog wel relevantie. De ontvanger moet begrijpen dat de inhoud op hem of haar slaat. Los daarvan is een goeie directe benadering ook nog altijd zeer succesvol. Je kunt wel afwachten of iemand op jouw uitingen op sociale media gaat reageren, maar gewoon even iemand een vraag stellen is vaak effectiever.’
> Wat moet je níet doen als je iemand voor het eerst mailt?
‘Te direct zijn. Het is heel gek om een wildvreemde een mail te sturen in de trant van: “Hallo, ik heb een hele mooie vacature bij een bedrijf waar je nog nooit van hebt gehoord, mail even je cv”. Dat is niet meer van deze tijd. Je wilt in dialoog komen met de kandidaat, een conversatie opstarten. Als je een-op-een met iemand communiceert, kun je dat misschien uitbouwen tot uiteindelijk een sollicitatie. Maar het moet niet het doel zijn van dat eerste contact. Dat werkt niet meer.’
> Is senior professionals benaderen anders dan junioren?
‘Ach, eigenlijk is er niet heel veel verschil. Het gaat erom dat je een band opbouwt met die professional. Bij junioren kun je misschien wat directer zijn, die kun je wat meer prikkelen om de communicatie op te starten. Bij senioren zit je wat meer op de inhoud. Het is daarbij ook niet heel anders dan communiceren zoals je dat in het dagelijks leven doet.’
> ‘Een mail is niet zomaar een mail’, stel je. Wat bedoel je daarmee?
‘Ik gaf al aan: je moet over ieder facet van de mail nadenken. Opbouw, vorm, én inhoud. Waarom zou iemand jouw mail openen? Daarover vertel ik graag meer op het Werf& Selectie Jaarcongres. Dus ja, een mail is niet zomaar een mail. Maar ook daarna houdt het niet op. Vaak denken mensen dat als iemand niet reageert dat iemand dan niet geïnteresseerd is. Maar is dat wel zo? Geen reactie ≠ niet geïnteresseerd . In een gesprek in de kroeg heb je ook niet meteen de aandacht. Je moet er wel wat moeite voor doen. En je moet iets interessants te melden hebben.’
> Hoe brengen jullie de doelgroep in kaart?
‘Ieder proces begint bij ons met een scan van de doelgroep. Wie zijn het? Waar werken ze? Hoe lang werken ze daar? Wij kunnen op grote schaal doelgroepen een-op-een benaderen met een persoonlijk bericht. Dat is alleen succesvol als de doelgroep klopt, anders zouden onze berichten gezien worden als ongewenst. Je kunt nog zoveel tijd steken in het searchen naar de juiste doelgroep, maar als je hen vervolgens ‘verkeerd’ benadert zijn al je inspanningen nog voor niets geweest.
‘Wij kunnen vooraf aangeven wat de kans is dat je je vacature kunt invullen.’
De scan van de doelgroep maakt het proces meetbaar. Wij kunnen vooraf aangeven hoe groot de doelgroep is die we gaan benaderen en wat de kans is dat je op basis van die doelgroep je vacature kunt invullen. In gesprek met een hiring manager kun je zo op basis van feiten het profiel iets aanpassen voordat je aan de werving begint.’
Dat profiel opstellen lijkt de kritische succesfactor.
‘Ja, dat klopt. Maar dat is ook altijd al zo geweest. De intake is doorslaggevend voor het succes. Je hebt daarbij niet alleen harde criteria nodig om de doelgroep te bepalen. Wij hebben ook input nodig voor de mails; wat gaan we vertellen? Overigens zijn al onze mails tegenwoordig voorzien van een landingspagina waarop je een realistisch beeld van de vacature kunt schetsen. Zo kun je nog beter heel gerichte content onder de aandacht van de doelgroep brengen.’
Meer weten?
Sidney Hiele (QSXL) zal op 15 oktober tijdens het Werf& Selectie Jaarcongres meer vertellen over alle tips en trucs voor een succesvolle mail naar potentiële (latente) kandidaten. Dat belooft een inspirerend verhaal te worden! Boek hier je kaarten om alles erover te horen.
