Recruitment Process Outsourcing (RPO) bestaat al enkele decennia. Toch is het nog steeds een snel groeiende markt en zelfs een van de hardst groeiende diensten in organisaties die worden geoutsourcet. Juist op het Europese vasteland. Volgens het Amerikaanse onderzoeksbureau Everest Global groeide de wereldwijde RPO-markt tussen 2015 en 2017 zo’n 15 procent per jaar. Maar op het Europese vasteland ging het een stuk harder: hier kenden de RPO-providers een groei van 24 procent per jaar tegen 14 procent in de veel meer volwassen Amerikaanse markt.
De kern is dat RPO-providers het hele werving- en selectieproces heel effectief kunnen inrichten.
Het is voor organisaties dan ook om veel redenen interessant om hun recruitment uit te besteden, vertelt Geert-Jan Waasdorp. Maar de kern is dat RPO-providers het hele werving- en selectieproces heel effectief kunnen inrichten. ‘Het is procesoptimalisatie van de waardeketen. Ze hebben bewezen technologie met getrainde en gespecialiseerde recruiters. Als ik kijk wat deze clubs allemaal feitelijk doen, is het dat ze het proces snaarstrak regelen’, aldus de oprichter van Intelligence Group.
De ‘blauwe recruiter’
Dat betekent in de praktijk bijvoorbeeld dat de recruiters die de RPO-provider inbrengt net van een wat ander slag zijn dan de traditionele recruiter. “Dit is eigenlijk de ‘blauwe’ recruiter, een recruiter die vooral operationeel en functioneel werkt. De traditionele recruiter is meer een ‘geler iemand’, die het ook belangrijk vindt om te praten over cultuur, employer branding en waarden. Een RPO-recruiter zegt gewoon: ik heb posities te vullen, daar word ik op afgerekend en daar gaan we voor.’
‘De traditionele recruiter is meer een ‘geler iemand’, die het ook belangrijk vindt om te praten over cultuur.’
RPO dankt zijn aantrekkingskracht aan een reeks aan voordelen, zoals lagere kosten, een professioneler proces en flexibiliteit in de wervingscapaciteit. Uitbesteden naar een RPO-provider is vaak dan ook vooral een manier om kosten te besparen, constateert Graeme Robertson van adviesbureau KatThree. ‘Als ik iets outsource, dan wil ik het over het algemeen voor minder geld en efficiënter inkopen dan als ik het zelf doe. Een RPO-provider kan echter zowel de kwaliteit verbeteren als de kosten verlagen als de RPO-provider en de klant een goede match zijn.’
Goedkoper en efficiënter inkopen
Een sterke focus op kosten heeft echter wel consequenties, gaat Robertson verder. ‘Uiteindelijk moet ook de RPO-provider wel een winstmarge maken. Hij moet dus goedkopere mensen inhuren. Er zijn nu RPO-providers die heel goed zijn in automatisering en procesefficiëntie. Als een klant dan een recruitmentteam van 15 mensen heeft, beslissen zij dat er maar 3 nodig zijn bij de klant en dat ze daarnaast werken vanuit een servicecenter ergens in Europa dat veel goedkoper en efficiënter is.’
‘Uiteindelijk moet ook de RPO-provider wel een winstmarge maken.’
Het argument van lagere kosten betekent wel dat RPO eigenlijk alleen zinvol is bij bedrijven met een flinke schaalgrootte. Robertson: ‘Die kostenbesparingen worden alleen gerealiseerd als de hiring manager en HR-manager niet langer in staat zijn om recruitment zelf te doen. Dan wordt het gecentraliseerd en dan moeten bedrijven het handen en voeten gaan geven. De vraag wordt dan: we kunnen dit zelf optimaliseren, maar we zouden het ook aan iemand anders kunnen geven om het voor ons te doen.’
‘Het ontbreekt recruiters aan veel data’
Waasdorp zegt dat behalve de kostenbesparingen ook een belangrijke overweging kan zijn dat RPO-providers veel ervaring hebben met het meten van de kwaliteit van het proces en met analyseren van de beschikbare data. ‘Het vak recruiter is relatief onontwikkeld, het ontbreekt bij de meeste recruiters aan veel data. RPO-providers kunnen daarom iets dat geen enkele recruitmentmanager op de wereld kan: een onderbouwde businesscase presenteren.’
‘Op C-level niveau is recruitment heel vaak een zorg omdat ze daar moeilijk grip erop krijgen.’
Juist dit maakt RPO voor raden van bestuur interessant, denkt hij. ‘Op C-level niveau is recruitment heel vaak een zorg omdat ze daar moeilijk grip erop krijgen. Het is vaak ook heel moeilijk sturen, omdat het in elk land anders is geregeld. Ze gaan dus graag in zee met een grote speler die hierin gespecialiseerd is en een manier van werken heeft die over het hele bedrijf kan worden uitgerold.’
Proces goed op orde gebracht
RPO-providers kunnen laten zien dat ze hun geld waard zijn en dat je met hen afspraken kunt maken waarop ze kunnen worden afgerekend. Dat op basis van KPI’s die zijn vastgelegd in SLA’s (service level agreements). Dat maakt het voor klant en RPO-provider ook mogelijk om naar gelang de samenwerking zich ontwikkelt te leren en het proces te verbeteren, of eigenlijk: te professionaliseren.
Pauline Verhaar, ook van KatThree, geeft een voorbeeld. ‘Het eerste doel kan zijn om te zorgen dat het proces goed op orde wordt gebracht, bijvoorbeeld door te zorgen dat iedere kandidaat dezelfde ervaring heeft. Als dat de eerste stap is, zou dat je KPI moeten zijn. Als je dat na een jaar dan onder de knie hebt, ga je kijken: wat wordt nu mijn belangrijkste aandachtspunt en KPI? Het moet zich ontwikkelen.’
Hiring freezes
In plaats van ontwikkeling van het recruitmentproces, kan het natuurlijk ook gebeuren dat een onderneming door economische tegenwind opeens besluit dat ze de werving moeten terugschroeven. Waasdorp van Intelligence Group ziet dat nu gebeuren. ‘Links en rechts zie je nu weer hiring freezes komen. Dan zie je dat organisaties de recruitmentafdeling weer afbouwen, zelfs als ze daar de afgelopen twee, drie jaar veel geld in hebben geïnvesteerd. Als ze straks dan weer opgetuigd moeten worden, moeten ze weer nagenoeg bij nul beginnen.’
‘Als je dan een team nodig hebt van 600 recruiters, dat maakt niet uit, daar zorgen zij voor.’
Hierbij kan een RPO-provider dan ook een uitkomst zijn, zegt hij. ‘Zij zeggen: morgen kunnen we operationeel zijn. Dat is natuurlijk een verkoopverhaal, maar ze hebben de data, de systemen, kennis en procedures allemaal liggen. Dus feitelijk is het ook echt zo. Als je dan een team nodig hebt van 10, 20 of 60 recruiters, of 600, dat maakt niet uit, daar zorgen zij voor.’
Er is ook een schaduwzijde
Verhaar ziet ook dat outsourcen naar een RPO-provider een oplossing kan zijn. Maar ze merkt op er wel een schaduwzijde is. De klant moet namelijk ook wat flexibiliteit tonen als het gaat om wie het recruitmentwerk gaat doen. ‘Soms is er een project waar extra mensen moeten worden gehaald van een andere klant waar minder te doen is. Dan moet je wel flexibel zijn en dat accepteren. Als een klant heel strikt is en wil weten wie er wordt ingezet, dan krijg je spanning. Deze organisaties gebruiken dit als een verkoopargument, dus moeten ze wel in staat zijn om dat te doen.’
Werkgevers vinden het vaak lastig om een ingewerkt persoon te verliezen.’
Waasdorp ziet dat ook en voegt nog een punt toe. ‘Tegelijkertijd zien we dat werkgevers het vaak ook lastig en vervelend vinden om een ingewerkt persoon te verliezen.’ Zo heeft RPO wel degelijk keerzijden, naast de evidente voordelen van efficiëntie, professionalisering en flexibiliteit. RPO kán van recruitment een geoliede machine maken. Maar de klant moet naast de pluspunten dus ook die keerzijden van de manier van werken omarmen.
Dit artikel is geschreven door Djaja Ottenhof.
Lees ook: