Op het vliegveld van Rotterdam The Hague Airport hangt een broeierige hitte. Terwijl her en der vakantiegangers lopen, op weg naar Ibiza of Griekenland, staat hier midden op het terrein ook een groot kantoor, van waaruit Carerix werkt aan verdere automatisering van de recruitmentbranche. Binnen zit onder meer Rozanne Hagendoorn, die als product owner verantwoordelijk is voor alle automations bij een van de ATS’en van het eerste uur in Nederland. Een plek van waaruit ze goed overzicht heeft over wat er allemaal gebeurt in de razendsnel voortgaande digitalisering en robotisering.
‘We merken dat klanten nu heel erg op zoek zijn naar het creëren van workflows.’
Implementaties, integraties, automatisch matchen, cv-parsing, marketing automation; het is hier aan de orde van de dag. ‘Ik denk dat we al een heel eind zijn met automatisering van het recruitmentproces. Maar aan de andere kant: we zijn ook pas net begonnen. We merken dat klanten nu heel erg op zoek zijn naar het creëren van workflows. We hebben al járen triggers in Carerix. Als de kandidaat dit doet, doe dan dit of dat. Verloopt bijvoorbeeld een AVG-toestemming? Dan automatiseren wij dat daar opnieuw om gevraagd wordt. Maar klanten willen meer dan dit, die willen echt hele flows creëren.’
Alles pilotten
‘De ultieme match tussen vraag en talent’, dat is waar Carerix met zijn automations steeds naar op zoek is. Dan gaat het er bijvoorbeeld om cv’s automatisch te laten lezen en inboeken – ‘daar zijn recruiters nu nog veel tijd mee kwijt -, of dashboards zodanig in te richten dat je als recruiter de juiste knoppen ziet om aan te draaien. En alles wordt ge-pilot bij verschillende klanten, vertelt Hagendoorn. ‘Dan denk je: we zitten in de juiste richting, en zeggen de eerste 3 klanten: ja zo gaat het goed. Maar dan komt de vierde, en die ziet toch weer verbeterpunten. Daar zit onze kracht: verder kijken dan het standaardproces.’
‘Dan komt de vierde klant, en die ziet toch weer verbeterpunten. Daar zit onze kracht.’
Carerix heeft momenteel zo’n 1050 klanten in Nederland en Europa. Het systeem kent in totaal zo’n 17.000 gebruikers. ‘We groeien nog altijd’, vertelt Hagendoorn. ‘Al zien we ook dat er steeds meer concurrenten uit de grond poppen.’ Waarbij voor Carerix vooral de uitzendbranche steeds belangrijker wordt. ‘Die weten ons goed te vinden op dit moment. We hebben de laatste jaren veel aan de achterkant verbeterd. Dat begint nu zijn vruchten af te werpen.’
Integraties en ecosysteem
Inmiddels kan Carerix bogen op een ‘groot partner-ecosysteem’, zoals Hagendoorn het noemt. Van Indeed en VONQ tot Sharpspring en theMatchbox en nog veel meer; via slimme integraties kunnen klanten er hun voordeel mee doen. ‘Voorheen lieten we eigenlijk altijd de partner de koppeling maken. Nu hebben we het gevoel dat we die koppeling beter naar onszelf kunnen trekken, zodat we de klant ook het juiste advies kunnen geven. We zien dat recruitmentmarketing-systemen bijvoorbeeld steeds groter worden. Dan is het fijn als we zelf systemen kunnen bieden die dat goed ondersteunen.’
‘Elke klant wil toch iets unieks. En als je flexibel bent, kun je dat ook bieden.’
De roadmap van Carerix’ automations is gestoeld op 3 pijlers, vertelt ze. Enerzijds recruitment en process automations, waarbij je bepaalde processen binnen je recruitment volledig automatiseert, en anderzijds recruitment marketing automation, om leads te genereren via andere platformen en te laten landen in Carerix als de kandidaat engaged genoeg is om te benaderen. En als derde: partner-integraties. ‘In de basis is ons systeem heel flexibel. Dus klanten kunnen krijgen wat ze willen. Eigenlijk is de basis overal hetzelfde. Maar elke klant wil toch iets unieks. En als je flexibel bent, kun je dat ook bieden.’
‘My Assistant’-dashboard
Waar de uitdaging nog zit? Hagendoorn: ‘Wij vinden het belangrijk dat we de recruiter zo goed mogelijk kunnen assisteren en helpen met het maken van de beste volgende stap. Daarom hebben we nu ook een ‘My Assistant‘-dashboard ontwikkeld. Als de recruiter dan zijn of haar dag begint, ziet hij meteen zijn matches, met SLA’s.’
‘Deze kandidaten moet je bellen, deze zitten in procedure, zijn toe aan een volgende stap. Voorheen klikte je dan naar een ander dossier. Nu kun je dat doen, meteen vanuit je dashboard. We werken er ook aan dat je straks vanuit dit dashboard meteen een vacature kunt sluiten, waarna hij meteen op alle aangesloten jobboards ook sluit. Dat zijn leuke dingen, echt de voordelen van automations. We hebben bijvoorbeeld ook zelf een agenda-integratie ontwikkeld, waarmee kandidaten zelf een tijdvak kunnen kiezen voor een sollicitatiegesprek. Al willen sommige klanten dat niet, omdat ze dan weer een contactmoment verliezen.’
ChatGPT
En ja, ook Carerix is bezig met A.I. en ChatGPT. Natúúrlijk, zegt Hagendoorn. ‘. ‘Al drukken we onze klanten op het hart heel voorzichtig te zijn en geen persoonsgegevens te laten verwerken door ChatGPT. We zijn nu bijvoorbeeld bezig met vacatureteksten via A.I. te integreren. Maar we kijken ook verder. Er zijn allerlei use cases te bedenken. Welke tekstjes kun je maken om kandidaten in een mail te overtuigen? Welke vragen kun je het beste aan welke kandidaten stellen? Forecasting op basis van gegevens in je ATS, het maken van betere matches, you name it.’
‘Hoe hard de ontwikkelingen ook gaan, ook over 5 jaar zal de recruiter nog wel bestaan.’
Maar hoe hard de ontwikkelingen ook gaan, ook over 5 jaar zal de recruiter nog wel bestaan, verwacht ze. ‘De mens zal altijd belangrijk blijven. De essentie is het bij elkaar brengen van vacatures en kandidaten. Dat verandert, en ik denk dat we daarin van A tot Z nog veel meer kunnen wegautomatiseren en dat heel veel over 5 jaar een stuk sneller zal gaan dan nu. Maar de recruiter zal er hoe dan ook wel een rol in blijven spelen, alleen assisteren wij als ATS dan op een hoger niveau.’
3 Pijlers
Wat daarbij de pijlers voor Carerix’ roadmap zijn? Hagendoorn noemt er 3. Als eerste lean recruitment, dan hassle free recruitment, en als laatste automations en integrations. Daarbij komen termen voorbij als: workflow driven, process speed en A.I. ‘Het gaat niet meer om: je moet als eerste je vacature online hebben, want degene die als eerste is, heeft de kandidaat. Nee, die kandidaat moet je nu al langer hebben gebonden. Die moet je tracken, daar moet je continu contact mee houden. Het gaat nu veel meer om het binden van je doelgroep dan om zo snel mogelijk iemand te kunnen plaatsen.’
‘Het gaat nu veel meer om het binden van je doelgroep dan om zo snel mogelijk iemand te kunnen plaatsen.’
Elk ATS in de markt is daardoor steeds meer aan het toegroeien naar een candidate relationship management-systeem, ziet ze. Met bijvoorbeeld multichannel communicatie met kandidaten. ‘We willen aanhaken op 1 api, zodat klanten kunnen sms’en, mailen en appen met kandidaten met kandidaten, allemaal vanuit 1 systeem. Dat willen we bij elkaar schuiven. Want naar mijn mening is communicatie met kandidaten, op alle manieren, echt het belangrijkste onderdeel van elk ATS.’
Goud in de database
De ‘warme contacten’ in je database zijn ook nu immers nog ‘het goud van de organisatie’, aldus Hagendoorn. ‘De meeste succesvolle plaatsingen doe je nog altijd vanuit je eigen database. Daarom is het ook zo belangrijk om die database te blijven activeren. Als je 6 jaar niets van je hebt laten horen, en dan ineens zegt: beste kandidaat, hier heb ik een vacature, die is echt iets voor jou, dan is dat natuurlijk niet geloofwaardig.’
‘Als je 6 jaar niets van je laat horen, en dan ineens zegt: hier heb ik een vacature, echt iets voor jou, is dat natuurlijk niet geloofwaardig.’
Carerix werd nu ruim 5 jaar geleden overgenomen door de Pixid Group. Hierdoor is het bereik binnen Europa sterk vergroot, maar de autonomie is in Rotterdam gebleven, benadrukt de product owner. ‘We staan nog steeds bekend om: de beste match. En daarnaast: een robuust en degelijk systeem, met fijne mensen. Dat laatste vinden we ook belangrijk en willen we zeker zo houden, hoe ver de technologie ook schrijdt.’