Recruitmentplannen zijn er in soorten en maten. Ik heb ze gezien van 5 slides en 2 A4’tjes tot en met halve boekwerken van meer dan 60 pagina’s. En daarbij is het heus niet zo dat de grootste en meest complexe organisaties, de dikste jaarplannen ‘recruitmentstrategie’ hadden. Integendeel. Juist de grootste organisaties hebben de hoofdlijnen van hun recruitmentstrategie vaak op maar een paar slides staan.
Juist bij de grootste organisaties staan de hoofdlijnen van de recruitmentstrategie vaak op maar een paar slides.
Hun strategie was dan afgeleid van een ‘kapstok-gedachte’ waarop de rest van het jaarplan resoneerde, zoals: ‘Alle recruitmentbeslissingen die wij maken moeten direct en bewezen bijdragen aan het aantrekken van de beste mensen uit de markt.’ Als dit de kapstok-gedachte van je recruitmentplan is, dan vertaalt zich dat door in:
- Sturen op quality-of-hire (en een eenduidige definitie van dat begrip)
- Opleiden en trainen van recruiters én hiring managers
- Inzet op referral, stages, eigen werving, talentpools, sourcing en hunting
- Keuze voor assessments
- Verder specialiseren
- De beste tech, site, arbeidsvoorwaarden e.d.
Dubbel en dwars achter de visie
Maar een recruitmentstrategie kan ook andere doelen dienen. Het kan bijvoorbeeld ook gaan om de organisatie te verjongen, of te ‘verkleuren’, of om in een jaar 100 software developers of lassers aan te trekken. Ook kan het gaan om meer of juist minder flexibiliseren, minder afhankelijk worden van bureaus of juist meer business impact maken. Wat je recruitmentdoel ook is, je hebt altijd een ‘kapstok-gedachte’ (lees: rode draad) nodig om je (jaar)plan aan op te hangen. Vervolgens is het essentieel om daar ook je eigen visie/filosofie aan toe te voegen. Zo bouw je een winnend plan en bijbehorende recruitmentstrategie.
Kapstok-gedachte + Persoonlijke Visie = Winnende recruitmentstrategie
De persoonlijke visie is wat het plan geloofwaardig maakt. Het is jóúw verhaal. Jóúw visie. Jouw overtuiging hoe recruitment succesvol kan functioneren. Daarin heb ik heel veel mooie visies gezien, zoals:
- ‘Recruiters moeten zijn waar de doelgroep is. Dus van de pc af en terug de wei in.’
- ‘Alles wat innovatief en vernieuwend is, willen wij als eerste proberen en daar ook PR-technisch de voordelen van plukken.’
- ‘Kijk naar het kandidaat-ontkoppelpunt. Het optimaliseren van recruitment start met het oplossen van alle bottlenecks in het recruitmentproces vanuit het perspectief van de kandidaat.’
- ‘Alles wat we kunnen automatiseren, gaan we automatiseren.’
- ‘Alleen aantrekkelijke werkgevers trekken de beste mensen aan.’
- ‘Als ik het kan uitbesteden, zal ik het uitbesteden.’
- ‘Ik wil alleen met de beste experts op de wereld werken omdat ik de beste recruitmentaanpak ter wereld nastreef.’
Het maakt niet uit wat jouw visie is (mits deze hout snijdt), zolang je daar maar – samen met je recruitmentteam – dubbel en dwars achter gaat staan.
Is er meer dan een kapstok en een visie?
Hoe raar het ook klinkt, maar een goede kapstok-gedachte en heldere visie zeggen vaak meer dan heel academische studies en onderbouwingen. Recruitment en arbeidsmarktcommunicatie zijn ook geen wetenschap. Er zijn vaak vele wegen denkbaar om een recruitmentprobleem op te lossen. Sommige werkgevers besteden alles uit, terwijl anderen alles zelf willen doen. De een concentreert zich op referral, de ander op social en weer een ander op de bouw van een sterk employer brand. Maar behalve een kapstok en een visie, zijn er wel een aantal onderdelen sterk aan te bevelen om te laten terugkomen in elke recruitmentstrategie. Zoals:
#1. Wie is de doelgroep?
Met deze vraag begin je eigenlijk altijd. En maak daarvoor dan eerst een kwadrant met twee assen, waarbij op de ene as staat of een doelgroep bedrijfskritisch is (of niet), en op de andere of een doelgroep lastig te werven is (of niet). De grootte van de bol in het kwadrant kan vervolgens aangeven hoeveel personen van dit talenttype je nodig hebt.
Zorg dat je recruitmentstrategie zich richt op juist die doelgroepen die het toekomstige succes van de organisatie bepalen.
In dit geval bepaalt het kwadrant de doelgroepen waarop je je als recruitment primair concentreert: de bedrijfskritische doelgroepen. De mate van haalbaarheid evenals de hoeveelheid waarin je deze doelgroep wilt werven, bepaalt de invulling van de strategie en tactiek. Anders gezegd: je richt je niet per se op technici of starters, of het aantrekken van 200 nieuwe medewerkers. Je richt je op juist die doelgroepen die het toekomstige succes van de organisatie bepalen. Het kwadrant bepaalt de focus en prioriteit van het recruitmentplan. Doelgroepen die niet bedrijfskritisch zijn, verdienen niet de focus of (maximale) aandacht van recruitment. Deze ‘doen we er gewoon bij’. Het is bijna on-Nederlands om te zeggen, maar niet elke kandidaat en niet elke hire zijn even belangrijk…..
- Tip: Elke recruiter en elke hiring manager vindt zijn/haar doelgroepen natuurlijk het belangrijkst en meest bedrijfskritisch. Stel een limiet aan het aantal bedrijfskritische doelgroepen, bijvoorbeeld maximaal 2/3 van de nieuwe hires zodat er echt onderscheid en keuzes gemaakt moeten worden.
#2. Een plan zonder data is geen plan
De doelgroep waarop je je richt is belangrijk voor de data die je gaat achterhalen, bekijken en analyseren. Als de prioriteitsdoelgroepen bekend zijn, moet je van hen én vna de niet-bedrijfskritische doelgroepen minimaal de volgende cijfers achterhalen:
Interne data
- Percentage jaarlijks verloop
- Totaal
- In het eerste jaar werkzaam binnen de organisatie
- Beoogde absolute groei in het jaar (verdeeld per kwartaal)
- Intern doorstroompercentage
- Instroom via referral
Voor deze data kun je terugvallen op interne (HR en Recruitment) data. Dat is je nulpunt, je ist-situatie. Met de beoogde groei, kun je de soll-situatie uitrekenen, de gewenst toekomst. Het is essentieel om daar ook externe data tegenover te stellen, bijvoorbeeld via instrumenten als het DoelgroepenDashboard. Deze informatie geeft je zicht op de onder meer de wervingshaalbaarheid en is ook goed te gebruiken bij het kwadrant uit stap 1.
Externe data
- Grootte van de doelgroep (beschikbare regionale talentpool)
- Krapte/schaarste van de doelgroep & wervingshaalbaarheid
- Actief en latent arbeidsaanbod
- Sourcingsdruk (percentage dat per kwartaal minimaal één keer wordt gehunt)
- Tip: Op basis van deze data kun je urgentie creëren, door bijvoorbeeld uit te rekenen hoeveel mensen je de komende jaren nodig hebt en/of welk percentage je uit de beschikbare talentpool nodig hebt en hoeveel sollicitaties je daarvoor nodig hebt of mensen moet benaderen.
#3. Beoogde KPI’s & businesscase
Aan de hand van stap 1 en 2 heb je eigenlijk al de hele feitelijke onderbouwing van je businesscase. Deze kun je vervolgens natuurlijk doorrekenen op basis van je eigen (of externe) ken- en stuurgetallen, zodat je zicht krijgt op bijvoorbeeld het beoogde budget, en de samenstelling van het team. Dit is de klassieke manier om je recruitmentstrategie door te rekenen. Het nadeel daarvan is echter dat je dan vaak snel terugvalt op KPI’s als cost-per-hire, time-to-fill en cost-per-applicant.
En ja… een doorgerekende businesscase hoort altijd bij een jaarplan.
Maar dit sturen op snelheid en kosten, zegt niets over ‘kwaliteit’ en performance van de aannames. Leuk als je snel en goedkoop kunt werven, maar wat als dat niet het juiste talent is of talent dat snel weer vertrekt? Over nieuwe KPI’s en de daarbij behorende businesscase-rekenmethode is het boek Hiring Success (van Smart Recruiters) een aanrader. En ja… een doorgerekende businesscase hoort bij een jaarplan. Maar doe de doorrekening op hoofdlijnen. Details komen later of in de bijlage.
- Tip: Maak iemand binnen het team verantwoordelijk voor het meten en rapporteren van de KPI’s. You can’t manage what you don’t measure.
#4. Vertel en visualiseer het verhaal
Een visie, kapstok en onderbouwing zijn essentieel, maar de verpakking en het verhaal dat erbij wordt verteld zorgt voor de wow-factor. Een overtuigende opmaak en stijl bevestigt het geloof dat het plan gaat werken. Het is niet voor niets dat bedrijven als Deloitte, McKinsey en BCG zoveel geld investeren in de opmaak van hun rapporten en presentaties. De presentatievorm, samen met het gepresenteerde verhaal, moet kloppen. De feiten onderbouwen het dan slechts nog.
Een presentatie of document met mooie visuals, verzorgde opmaak, en bewegend beeld verkoopt veel makkelijker. Een (bewegend) beeld zegt meer van 1.000 woorden. Een strategisch recruitmentplan is daarom altijd naar de professionele opmaak geweest, een creatief en een designer die er echt iets fraais van hebben gemaakt.
- Tip: Neem uitgebreid de tijd voor de opmaak. Bespaar daarop niet qua budget. Durf ook buiten gebaande paden te treden. Voor inspiratie kun je altijd terecht op slideshare.
#5. En al die andere onderwerpen?
Bij het ‘verkopen’ van een recruitmentstrategie gaat het niet om de inzet van middelen, zoals LinkedIn of Indeed. Hooguit kun je zeggen dat je je meer focust op jobboards, programmatic advertising, referral, social, campus of andere kanalen. De uitwerking hiervan is echter meer tactisch of operationeel. Daar wil je in je strategisch recruitmentplan niet (te veel) bij stil staan. En hoe meer je in je plan zet, hoe gedetailleerder het wordt, en dat zorgt ook ervoor dat je afleidt van de focus en de boodschap die je beoogt. Al kun je in theorie natuurlijk nog wel onderwerpen toevoegen als:
- Marktomschrijving
- Concurrentieanalyse
- Koppeling aan de organisatie- en hr-doelen (dit moet al deels in de businesscase staan)
- EVP en employer branding-plan
- Media- en middelenplan
- Teambezetting
- Evaluatiemomenten
- Make-buy-steal
- Interne arbeidsmarkt
- Inhuur
- Planning
- Doelgroepanalyses en persona’s
- Evaluatiemomenten
- En meer…
Mijn advies zou echter zijn om bovenstaande onderwerpen niet in je te presenteren recruitmentstrategie te zetten. Dat is jóúw expertise en zolang je daar geen inhoudelijke feedback op nodig hebt, zijn dat de onderwerpen die je samen met je team uitwerkt. Als recruitment manager of TA-leader is het je taak de hoofdlijnen, je kapstok en je visie te verdedigen. Dáár moet je plan over gaan. De details zijn uitwerking. En díe wil je liever niet doornemen. Jij bent immers de expert.
Meer weten? Volg de leergang
Dit artikel is geschreven door Geert-Jan Waasdorp, directeur van Intelligence-Group. Het is mede geïnspireerd door de Leergang Strategisch Recruitment, waar hij een van de docenten is. In deze opleiding voor ervaren recruiters word je verder opgeleid als vakvolwassen recruiter, waardoor je een sterke gesprekspartner wordt voor management, de ontwikkelingen van recruitment kent en het vak beheerst. De nieuwe leergang begint 2 november. Klik hier voor alle informatie.
- Lees hier meer van Geert-Jan Waasdorp