In het eerste en het tweede blog in deze serie bespraken we alle fases van het Recruitment Success Framework tot aan de selectie van de ideale kandidaat. Maar denk vooral niet dat je er daarmee bent. Juist nu wordt het spannend, want in deze stappen wordt bepaald of de kandidaat daadwerkelijk een succes wordt. Kom je eruit met de arbeidsvoorwaarden? Hoe verloopt de onboarding? Heb je wel aan de preboarding gedacht? En hoe zorg je voor een feedbackloop in het hele proces? In de afsluiting van deze serie gaan we hier nader op in.
Stap 7: Arbeidsvoorwaarden
In deze fase van het proces een kandidaat verliezen is zonde van de tijd en energie die er tot nu toe al in is gestoken. Zorg dat je goed bent voorbereid, zodat deze fase snel en succesvol doorlopen kan worden. Verwachtingsmanagement, zowel in- als extern, speelt hier een belangrijke rol. Voordat de kandidaat gaat solliciteren, wil je al kunnen laten weten welke arbeidsvoorwaarden van toepassing zijn. Sluiten die niet aan bij de verwachtingen? Dan kan dit maar beter zo vroeg mogelijk duidelijk worden. Dit bespaart alle betrokkenen tijd, energie en een gevoel van teleurstelling.
Kies niet voor iets vaags als ‘marktconform salaris’.
Benoem op je werkenbij-site de arbeidsvoorwaarden bij de vacature of maak een aparte pagina met informatie hierover. Dat betekent niet iets vaags als ‘marktconform salaris’, maar noem een bedrag of een range. Toets de verwachtingen tijdens de intake met de hiring manager en luister tijdens het eerste gesprek goed naar de sollicitant. Informeer hem of haar ook over complexe thema’s (pensioen). Dit zorgt voor een hogere conversie, minder teleurstelling en afhakers, en een overall kortere doorlooptijd.
> Hoe doe je dat?
Verzamel data en blijf daarmee het proces continu verbeteren. Onderstaande checklist omvat de must haves voor succes in deze fase:
- Zijn er gestandaardiseerde arbeidsvoorwaarden? Welke zijn primair en welke secundair?
- Zijn de arbeidsvoorwaarden inzichtelijk? Is er een personeelshandboek?
- Wie stelt het aanbod op? Wie zijn er betrokken bij de totstandkoming van het aanbod (recruiter, hiring manager, HR). Hoe wordt het aanbod gecommuniceerd?
- Wie doet de onderhandeling? Wie kan de inhoudelijke vragen beantwoorden (leaseauto, pensioen, verzekeringen)?
- Wie stelt het contract op? Hoe deel je dit met de sollicitant? Is er een vast tekenmoment? Welke indiensttredingsformulieren zijn van toepassing?
- Wat gebeurt er als een sollicitant toch niet voor jouw organisatie kiest? Zijn de data dan geborgd?
- Zijn er trends te signaleren? Wat doe je met deze feedback?
Stap 8: Pre-/onboarding
Ben je eruit gekomen met de arbeidsvoorwaarden? Dan kan de kandidaat tekenen en wordt de sollicitant werknemer! Hire erbij, iedereen blij! Maar het duurt dan vaak nog even voordat je nieuwe collega ook daadwerkelijk begint. Het is juist in deze periode van het zogeheten preboarding belangrijk contact te houden én te zorgen dat de nieuwe collega alvast wat voorpret heeft. Hij of zij vindt het ongetwijfeld ontzettend spannend. Door je preboarding goed in te richten laat je niets aan het toeval over. Als je ze bijvoorbeeld al vóór de startdatum uitnodigt voor bedrijfsuitjes, leren ze de nieuwe collega’s kennen en vice versa.
De fase van onboarding borduurt hierop voort. De spanning is op zijn hoogst als je nieuwe collega op dag één het kantoor binnenloopt. Door goede onboarding neem je veel spanning weg en voelt je nieuwe collega zich snel thuis. Bovendien creëer je met een goed onboardingprogramma veel duidelijkheid. Dit voorkomt dat je kandidaat na het tekenen van het contract alsnog koudwatervrees krijgt en zich misschien zelfs wel bedenkt.
> Hoe doe je dat?
Stem met de hiring manager af wie het contact onderhoudt en hoe dit gebeurt. Pre- en onboarding vergt samenwerking. Met HR bijvoorbeeld, voor de contractuele afhandelingen, en met de aankomende leidinggevende voor een inwerktraject. Zorg vooral voor een eenduidig proces. Houd de standaardstappen bij in het ATS of op bijvoorbeeld een Jira-board. Of ga een samenwerking aan met een onboarding-app-leverancier, zoals Appical, Talmundo of Connecteam.
Wie vangt de nieuwe collega op dag 1 op? En wie maakt hem of haar wegwijs?
Voor de onboarding is het een must dat er een inwerktraject klaarligt op dag één. Wie vangt de nieuwe collega op dag 1 op? En wie maakt hem of haar wegwijs? Plan meteen wat momenten in om kennis te maken met collega’s en kijk of er trainingen zijn die hij of zij kan doen. Betrek hen ook meteen bij interessante meetings.
Stap 9: De datafeedbackloop
Zo, de nieuwe medewerker is aan de slag. Zit je werk als recruiter er nu op? Nee, er is ook nog een negende stap in het Recruitment Success Framework: de datafeedbackloop. Oftewel: hoe je ervoor zorgt dat je continu je eigen proces blijft verbeteren. Een succesvol recruitmentproces richt je namelijk niet in op emotie, dit doe je aan de hand van datagedreven recruitment. Door het hele proces goed in kaart te brengen, wordt duidelijk in welke fases je verbetering kunt aanbrengen. Met behulp van data kun je de kans op een ‘bad hire’ verlagen, wat weer zorgt voor een lagere ‘cost per hire’.
Het is natuurlijk wel belangrijk dat je de data op de juiste manier interpreteert.
Het is natuurlijk wel belangrijk dat je de data op de juiste manier interpreteert. Denk aan het meten van een funnel. Het kan zijn dat er weinig kandidaten zijn voor een telefonische screening zijn. Maar wat is daarvan de oorzaak? Een gebrek aan goede employer branding? Of een onpersoonlijke InMail? De slechte conversie signaleert alleen dat er íets niet goed gaat, maar geeft geen conclusie wát.
> Hoe doe je dat?
Voor een goede feedbackloop is een goed werkend ATS-systeem cruciaal. Dit kan vaak in één oogopslag de meeste belangrijke data inzichtelijk maken – en dat bespaart tijd. Vanuit daar kun je verder onderzoek doen. Denk aan: welke afwijsredenen geven kandidaten? Of: in welke fase in het recruitmentproces haken de meeste kandidaten af? Kennis is macht en data zijn daarmee een objectieve basis om verbeteringen door te voeren binnen het recruitmentproces.
Stap 10: Succes!
Het hier behandelde Recruitment Success Framework bestaat uit 9 stappen. Samen leiden die tot stap 10: succes. Maar net als de arbeidsmarkt verandert recruitment continu. Wat nu snel werkt, kan binnen een paar maanden alweer achterhaald zijn. De eerste simpele stap die je kunt nemen om recruitment continu ‘on top’ te houden, is door regelmatig het Recruitment Success Framework te blijven doorlopen. Zo versterk je een proces van continuous improvement. Er is immers altijd ruimte voor verbetering!
> Hoe doe je dat?
Houd de nieuwe tools bij die het werk van een recruiter makkelijker moeten maken of waarmee de kans op een Quality Hire groter wordt. Denk aan tools die sourcing automatiseren, chatbots die een deel van het contact uit handen nemen, maar ook (al dan niet gegamificeerde) assessments. Tegenwoordig zijn er ook A.I.-tools die kunnen helpen om vacatureteksten aan te passen op de doelgroep. En dan hebben we het nog niet eens gehad over tools die op basis van social media een inschatting kunnen maken over de persoonlijkheid van een kandidaat, en die helpen de tone of voice te bepalen om een kandidaat te benaderen.
Houd de nieuwe tools bij die het werk van een recruiter makkelijker moeten maken.
Het is bij dit soort tooling wel heel belangrijk om altijd in het achterhoofd te houden dat ze in ontwikkeling zijn en zeker niet altijd perfect werken. Het is geen vervanging zijn voor het menselijk contact binnen een recruitmentproces. Want people buy from people. Geef dus alle betrokken stakeholders in de organisatie de juiste handvatten om mee te gaan in de snel veranderende arbeidsmarkt. Zorg dat jouw hiring managers op elk moment kunnen inspelen op de behoeften van de doelgroep. Dan maakt ook jouw organisatie een succes van zijn recruitment.
Meer weten?
Dit waren de laatste stappen van het Recruitment Success Framework. Lees er hier meer over:
Meer horen?
Sebastiaan Cové van Timetohire geeft op woensdag 8 februari een webinar over Candidate Generation, oftewel: hoe je in deze markt pijplijnen vult met diverse kandidaten – rekening houdend met interne kandidaten, referrals, stagiairs, freelancers, gig-workers en andere soorten talent. In deze sessie ontdek je wat de voordelen van Candidate Generation zijn en hoe je dit binnen je eigen organisatie kunt toepassen.