Toen recruitmentgoeroe Kevin Wheeler eens keek naar het klassieke werving- en selectieproces, ontdekte hij dat de helft van alle stappen (vrijwel) volledig is te automatiseren, en de rest grotendeels. Recruitment vraagt traditioneel gezien nog altijd een grote hoeveelheid administratieve handelingen. Dit is waar Recruitment (Process) Automation uitkomst kan bieden. Het kan je zomaar een halve werkweek schelen.
Liefst 75% van de recruiters denkt dat Recruitment (Process) Automation een grotere rol gaat spelen.
Maar liefst 75% van de recruiters denkt dat Recruitment (Process) Automation een grotere rol gaat spelen in het komende jaar. De meesten verwachten zelfs dat uiteindelijk de gehele recruitmentindustrie overgaat op automatisering om hun werving- en selectieproces te stroomlijnen. En waarom is dat eigenlijk? We noemen 4 redenen waar recruitment automation goed voor kan zijn:
#1. Goed voor productiviteit
Automatisering en recruitment gaan hand in hand. Veel recruiters worden helemaal gek van het versturen van standaard e-mails, het vragen naar hard skills (zoals: ‘Heb je een PABO-diploma?’, voor een basisschooldocent) of een kwartier besteden aan kandidatenlijst doornemen om te bepalen wie je eerst moet bellen. Automation kan al deze taken overnemen. Zo kan de recruiter zich focussen op het meer betekenisvolle werk: de relatie met de kandidaat.
#2. Goed voor diversiteit
Als je recruitment process automation inzet in de eerste screeningsronde, haal je menselijke vooroordelen eruit. En of je nu wilt of niet: iedereen is bevooroordeeld, dat speelt (onbewust) mee in de keuzes die we maken. Automatisering heeft geen vooroordelen (behalve die mensen er zelf in stoppen). Daardoor houdt RPA het objectief, zodat je écht kunt kijken naar de juiste kandidaat.
#3. Goed voor time-to-hire
Of het nu gaat om standaard e-mails (met geautomatiseerde assessments), lead scoring, of nurturing (het engaged houden van goede kandidaten); je kunt het allemaal automatiseren. Hierdoor kun je kwalificeerde kandidaten sneller aannemen, en de time-to-hire aanzienlijk naar beneden brengen.
#4. Goed voor candidate experience
Recruitment Process Automation (RPA) is snel, eerlijk en laat recruiters focussen op de menselijke verbinding. Dit is niet alleen in het voordeel van de recruiter, maar ook van de kandidaat. Die heeft hierdoor eerder een (h)echte band met de recruiter en weet zo sneller waar zij of hij aan toe is.
Wat is Recruitment Process Automation eigenlijk?
Recruitment Process Automation heeft betrekking op alle facetten van het werving- en selectieproces. Er is eigenlijk geen onderdeel dat niet grotendeels valt te automatiseren. We geven een zevental voorbeelden.
Job Advertising
Vacatures plaatsen? Vroeger moest je daar nog zelf de media voor bellen. Tegenwoordig kun je dat meestal rechtstreeks vanuit je ATS. Nog slimmer is om programmatic job advertising in te zetten. Daarmee zet je jouw geld in op de voor jouw doelgroep juiste kanalen met de juiste timing. Zo zoek je naar het juiste profiel van de kandidaat en zet je vervolgens in op dat platform als de ideale kandidaat daar online is.
Programmatic advertising inzetten kan je zo 30% besparen van de cost-per-hire.
Dit inzetten kan je zo 30% besparen van de cost-per-hire. Jobdigger, Brockmeyer en Brandmannen zijn partijen die programmatic advertising inzet om organisaties te helpen hun vacatures op te vullen. Ook meer traditionele mediapartijen als DPG recruitment, Monsterboard en Medische Banenbank zetten momenteel grote stappen op dit gebied.
Applicant Tracking
Kandidaten goed volgen tijdens het recruitmentproces (met de juiste KPI’s) is belangrijk. Hoeveel kandidaten bereiken echt de vacaturepagina vanuit je advertentie? Waarom haken ze af? Hoeveel belletjes heeft een recruiter voordat de kandidaat op sollicitatiegesprek komt? En hoeveel hires blijven minimaal een jaar zitten? Het recruitmentproces houdt immers niet op als de kandidaat is aangenomen. Partijen als Carerix, Bullhorn, Cornerstone en SmartRecruiters bieden ATS-systemen met zulke inzichten in de candidate journey.
E-mail automation en nurturing
De meeste recruiters kennen wel de automatische e-mailbevestiging, nadat een kandidaat gesolliciteerd heeft. Maar e-mail automation gaat nog wel iets verder dan dat. Met een goed ingericht CRM-systeem (ja, CRM, geen ATS) kun je de juiste kandidaat op het juiste moment een mailtje sturen met de openstaande vacature, met bijbehorende follow-up e-mails, zonder dat het te veel wordt. Daar hoef jij als recruiter zelfs niet meer over na te denken. Daarnaast kun je met zo’n systeem afgewezen kandidaten met een goed profiel in de loop houden, via blogs, vlogs en content andere waarin de kandidaat geïnteresseerd is. Zo houd je het contact warm voor als er weer een vacature opengaat. Partijen als SendtoDeliver bouwen geautomatiseerde mailings, die toch persoonlijk blijven.
Lead scoring
Hoe vaak komt het voor dat je een kandidaat belt en niet opneemt? Of dat iemand toch niet over de juiste papieren blijkt te beschikken om de functie uit te voeren? Lead scoring vangt dit af en berekent op basis van iemands profiel en activiteit een bepaalde score. Hoe hoger de score, hoe hoger de kans dat iemand opneemt én geschikt is. Hoeveel tijd en vooral frustratie scheelt dit? Partijen als Phenom People en Mysolution bouwen dit steeds verder in hun systemen in.
Cross-selling
Recruiters zijn vaak gefocust op hun eigen vacature. Het komt nog te weinig voor dat ze weten wat collega’s aan het werven zijn. Logisch, want we hebben het al druk genoeg. Via Recruitment Process Automation kun je echter naar het profiel kijken en daarbij mogelijk andere openstaande vacatures zoeken die geschikt zijn voor de kandidaat. Wijs jij de kandidaat af voor jouw vacature? Dan stuurt het systeem automatisch een uitnodiging naar een andere recruiter om de kandidaat te bekijken. De afwijzing van de kandidaat staat als het ware on hold tot de andere recruiter het profiel bekeken heeft. Handig!
Herontdekken kandidaten
Het kan zijn dat een kandidaat nu geen fit is met de functie en er verder ook geen andere openstaande vacatures zijn. Een combinatie van nurturing, programmatic advertising en lead scoring zorgt dan ervoor dat de kandidaat betrokken blijft en jou een signaal geeft om de kandidaat weer te benaderen als er wel weer een vacature openstaan. Een zero waste policy.
Vacatureteksten schrijven
Een volledig automatische vacaturetekst? Zover is het eigenlijk nog niet. Maar het scheelt niet veel meer. Zo is er bijvoorbeeld Recruitment Accelerator, waarmee je een volledig automatische vacature-intake kunt doen, in niet meer dan een kwartier tijd. En met de technologie van Textmetrics kun je de conversie van je vacatures continu verbeteren, dankzij Machine Learning en Artificial Intelligence, en augmented assisted writing. Dit platform zorgt ervoor dat je vacatureteksten niemand uitsluiten, en de juiste mensen aanspreken. Zie jij vaak op tegen vervelende klusjes als vacatures schrijven? Dankzij Recruitment Process Automation kan het binnenkort allemaal wel eens verleden tijd zijn.
Meer weten?
RPA is niet alleen de toekomst, het is ook nu al gaande. Op 28 januari 2021 vindt het Werf& Evenement voor Bureaurecruiters plaats, waar volop aandacht is voor hoe we jou verder kunnen helpen in Recruitment Process Automation. Schrijf je dus nu in!
