Werving en selectie komt vaak over als een ongeorganiseerd, simpel proces. Je bedenkt wie je zoekt, plaatst een vacature, laat de reacties binnenstromen, selecteert vervolgens wat sollicitanten om te spreken, et voilà, je kiest de beste kandidaat. Kat in het bakkie, een kind kan de was doen.
30 vacatures per recruiter, dat is momenteel geen uitzondering.
De realiteit is natuurlijk meestal veel complexer. Dan begint een goed recruitmentproces eerst met een scan van de arbeidsmarkt (doelgroeponderzoek) en werving via meerdere kanalen. Meestal zijn ook meerdere mensen betrokken bij het proces en is een recruiter al gauw bezig met tientallen sollicitanten, voordat de ideale nieuwe collega gevonden wordt. En dat voor meerdere functies tegelijk, want 30 vacatures per recruiter is momenteel geen uitzondering.
Als je dat proces van een afstandje bekijkt zie je dat het eigenlijk altijd verschillende stadia doorloopt. Het proces kun je vergelijken met een trechter. We noemen dat ook wel: de recruitment-funnel. Bovenin zo’n trechter zit de zogeheten upperfunnel met veel sollicitanten, en bij elke stap vallen sollicitanten af totdat je uiteindelijk die ene nieuwe collega gevonden hebt.
Waarom is je recruitment-funnel belangrijk?
Maar hoe moet zo’n recruitment-funnel er idealiter eigenlijk uitzien? We herkennen allemaal de situatie waarbij de vacaturehouder klaagt over het gebrek aan goede sollicitanten. En dus start je maar weer een nieuwe wervingscampagne. Maar waar zit dan het échte probleem? De recruitment-funnel kan je dan helpen om het proces van begin tot eind te snappen en te zien waar het knelt.
De recruitment-funnel kan je helpen om te zien waar het knelt.
Ken je jouw ‘standaard-funnel’, dan kun je bijvoorbeeld erachter komen hoeveel sollicitatiegesprekken je gemiddeld nodig hebt voor één aanname, en hoeveel sollicitaties je daar dan weer gemiddeld nodig hebt. Wijs je opeens veel meer kandidaten af dan normaal? Dan spreekt je advertentie misschien niet de goede doelgroep aan. Een standaard recruitment-funnel bestaat in elk geval uit 5 fasen:
- Aantal clicks: Hoeveel mensen lezen je vacature?
- Applicants: Het aantal kandidaten dat daadwerkelijk een sollicitatie verstuurt.
- Screenings: De sollicitanten die je in selectieproces opneemt (meestal na cv-screening).
- Job offers: Het aantal sollicitanten dat een aanbod krijgt.
- Hires: Het aantal sollicitanten dat een aanbod accepteert.
Elke funnel is anders
Je kunt natuurlijk nog veel meer stadia toevoegen aan je funnel of deze specifiek maken voor jouw wervingsprocedure. Kijk bijvoorbeeld naar het aantal views van een vacature, of hoeveel mensen aan het sollicitatieformulier beginnen. Of als je ervoor kiest om kandidaten actief te benaderen (via sourcing), kijk dan bijvoorbeeld naar de omvang van de doelgroep en het aantal kandidaten dat je daarvan benaderd hebt. Dan ziet je recruitment-funnel er misschien ongeveer uit als dit:
De recruitment-funnel geeft dus inzicht in je recruitmentproces van begin tot eind. Daarnaast vertelt het ook iets over de kwaliteit van je aanpak. Is een brede recruitment-funnel met veel sollicitanten veel beter dan een smalle funnel met weinig sollicitanten? Veel sollicitanten hebben is namelijk niet altijd fijn. Het betekent bijvoorbeeld dat je veel mensen moet afwijzen, wat slecht is voor je employer brand. Het is daarnaast ook een grote uitdaging om uit 100 sollicitanten precies die ene perfecte kandidaat te selecteren. En ten slotte is het ook nog eens onnodig veel werk.
Het is een uitdaging om uit 100 sollicitanten precies die ene perfecte kandidaat te selecteren.
Stel: jouw standaard recruitment-funnel laat zien dat je gemiddeld 38 sollicitaties nodig hebt voor één hire. Dan kun je bij je volgende vacature hem sluiten op het moment dat je 40 sollicitanten binnen hebt. Sterker nog: verbeter je de kwaliteit van de bovenkant van je funnel, dikke kans dat je dan ook met 20 sollicitanten de vacature kunt invullen. Door heel precies na te denken over hoe je ideale kandidaten eruitzien en te zorgen dat juist zij aangesproken worden om te solliciteren.
Een praktische toepassing
Laten we eens kijken naar dit (fictieve) voorbeeld van 4 verschillende wervingskanalen.
Hier zie je meteen dat de funnel per wervingskanaal (heel) anders is. Zo valt op dat van de 150 sollicitaties die je krijgt via vacaturesites de helft direct wordt afgewezen, terwijl van de kandidaten die je eerst zelf hebt benaderd, bijna iedereen zich kwalificeert voor een gesprek. Logisch natuurlijk: een advertentie op een vacaturesite levert ongefilterde sollicitaties op, terwijl een sourcer heel gericht kandidaten benadert die op de vacatures passen.
Zo optimaliseer je de recruitment-funnel
Zo zijn er nog veel meer redenen waarom het goed is om inzicht te hebben in je recruitmentfunnel. De funnel kan je ook helpen bij het gesprek met de afdeling of de vacaturehouder die veel kandidaten nodig heeft om een nieuwe medewerker aannemen. Of je kunt er verschillen tussen recruiters of functies mee onderzoeken. Als je de funnel in beeld hebt, kun je ook kijken hoe je die kunt verbeteren voor de volgende vacature.
Als je de funnel in beeld hebt, kun je kijken hoe je die kunt verbeteren voor de volgende vacature.
Nog een voorbeeld. In de tabel hierboven hadden we 150 sollicitanten via vacaturesites nodig om 4 nieuwe medewerkers aan te nemen. Dit betekent dat je 146 mensen moet teleurstellen. Kunnen we met de advertentie de doelgroep beter aanspreken en een aantal nieuwe criteria toevoegen? Dan krijgen we waarschijnlijk minder sollicitanten, die echter wel beter aansluiten. En dan kunnen we relatief meer kandidaten uitnodigen.
Deze relatief eenvoudige aanpassing levert drie grote voordelen op:
- Je wijst (veel) minder mensen af. Daardoor loopt je werkgeversimago minder schade op.
- Je hoeft ruim 100 cv’s minder te screenen en 40 sollicitanten minder te interviewen. Dat bespaart meer dan 100 uur werk.
- Om 50 in plaats van 150 sollicitanten te werven heb je (waarschijnlijk) minder mediabudget nodig.
Hoe kun je optimaliseren?
Op zo’n manier kun je meestal alle fasen in je recruitment-funnel wel iets optimaliseren. Je kunt bijvoorbeeld andere kanalen kiezen, je vacature herschrijven, een extra selectiestap toevoegen (of juist weglaten!), het profiel aanscherpen (of juist versoepelen), de gespreksvaardigheden trainen of bijvoorbeeld de arbeidsvoorwaarden aanpassen.
Meestal kun je alle fasen in je recruitment-funnel wel iets optimaliseren.
Een paar vragen die je kunt stellen om te optimaliseren:
- Hoeveel sollicitanten lezen wel je vacature, maar solliciteren niet?
- Hoeveel cv’s voldoen niet aan de harde functie-eisen?
- Welke wervingskanalen leveren nauwelijks tot geen nieuwe medewerkers op?
- Zijn er verschillen in de funnel bij de ene of de andere manager of afdeling?
- In welke fase van het proces verlies je de meeste kandidaten?
- Hoe vaak weigert een uiteindelijke kandidaat het aanbod?
Deze vragen beantwoorden vereist dat je gegevens registreert zodat je kunt gaan analyseren. De recruitment-funnel helpt om de structuur van je proces inzichtelijk te maken en de knelpunten te bespreken. Het is de kapstok voor elk gesprek over verbetering.
Over de serie Recruitment Basics
De serie Recruitment Basics verschijnt tweewekelijks en behandelt elke keer een standaard onderdeel van elk werving- en selectieproces. De artikelen zijn bedoeld om recruiters goed op pad te sturen. De serie wordt geschreven door Koen Roozen, partner van HetRecruitingKantoor, én hoofddocent Strategisch Recruitment bij de Academie van Arbeidsmarktcommunicatie. De serie verschijnt (in aangepaste vorm) ook daar regelmatig op de site.
Lees ook
- Recruitment Basics (7): Praktische tips om snel jouw employer brand te versterken
- Recruitment Basics (6): Welke keuzes komen kijken bij de inrichting van je recruitmentproces?
- Recruitment Basics (5): De 10 belangrijkste vragen om te stellen bij een vacature-intake
- Recruitment Basics (4): Zo toon je aan dat recruitment geld oplevert
- Recruitment Basics (3): Wat doet welke recruiter precies?
- Recruitment Basics (2): De 6 belangrijkste recruitment-KPI’s
- Recruitment Basics (1): Over het hoe en waarom van een strategie