Recruitment Basics (2): De 6 belangrijkste KPI’s voor jouw werving- en selectieplan

In het vorige artikel werd de basis gelegd voor een recruitmentplan. Welke doelen wil je bereiken? Hoe brengt een forecast het werk voor de komende tijd in beeld? En welke capabilities heeft jouw organisatie nu al in huis? Nu gaan we daar op verder. Want als je weet wat je wil bereiken, wil je natuurlijk ook kunnen meten of dat lukt. Hoe scoor je op jouw doelen? Daarvoor gebruiken we recruitment KPI’s. En dit zijn de 6 belangrijkste die de hoeksteen van jouw recruitmentplan vormen.

KPI #1: Effectiviteit van je source

Niet elk wervingskanaal werkt bij elke vacature even goed. Sommige kanalen leveren weinig reacties op, andere juist heel veel, maar vaak weer niet de goede kandidaten. En dat laatste wil je zeker niet. Je bent immers zelden op zoek naar zoveel mógelijk sollicitanten. Want dat betekent in de regel dat je ook veel kandidaten moet afwijzen. En dat kost weer onnodig veel tijd en is bovendien slecht voor je candidate experience.

Je kunt de effectiviteit van je wervingskanaal tweaken door te kijken naar:

• hoeveel sollicitanten dat het ene kanaal oplevert in verhouding tot andere
• het aantal goede sollicitanten van een kanaal te vergelijken met andere (kijk bijvoorbeeld naar het aantal sollicitatiegesprekken per kanaal)
• hoeveel nieuwe medewerkers (hires) elk kanaal oplevert
• de kwaliteit van de new hires per kanaal

Wil je het eenvoudig houden? Begin dan bij het aantal sollicitanten.

Om je alvast een indruk te geven welke wervingskanalen allemaal bestaan, hierbij een overzicht van 22 veel gebruikte wervingskanalen:

Welke wervingskanalen je inzet bepaal je óók op basis van je ambitie. Ga je bij alle vacatures voor de allerbeste kandidaat? Of doe je dat alleen bij de sleutelposities? Kies je voor snelheid en selecteer je uit de kandidaten die zelf solliciteren? Of ga je actief op zoek tot je de perfecte kandidaat voor de baan hebt?

KPI #2: Quality-of-Hire (QoH)

De kwaliteit van je nieuwe medewerkers (oftewel de Quality-of-Hire) is waarschijnlijk je belangrijkste recruitment-KPI. Maar deze is meteen ook lastig te meten. Je kunt hier veel verschillende variabelen in onderbrengen, zoals bijvoorbeeld verloop of productiviteit van je nieuwe medewerkers. De eenvoudigste manier om de Quality-of-Hire te meten, is door te kijken naar alle nieuwe medewerkers die na een jaar nog in dienst zijn en positief zijn beoordeeld. Wil je een stapje verder gaan, dan kun je deze maatstaf ook nog uitwerken per wervingskanaal dat je gebruikt.

KPI #3: Cost-per-Hire (CpH)

Waar geef je je geld aan uit? Dat kun je monitoren door te kijken wat het gemiddeld kost om 1 nieuwe medewerker aan te nemen, oftewel: de Cost per Hire. Het gemiddelde hiervan is in Nederland zo’n 4.500 euro. Maar let op: dit is een gemiddelde. Voor jouw organisatie kunnen wervingskosten dus heel anders eruitzien. Misschien is er veel concurrentie voor jouw schaarse doelgroep? Met de Cost per Hire krijg je inzichtelijk welke vacatures duur zijn om in te vullen. Spoiler alert: een werving- en selectiebureau is meestal het wervingskanaal met de hoogste Cost per Hire…

Spoiler alert: een werving- en selectiebureau is meestal het kanaal met de hoogste Cost per Hire…

Meestal bestaan de recruitmentkosten uit: personeelskosten (recruiter en HR), plaatsing van de vacature op jobboards, bouw of aanpassing van de werkenbij-site. kosten van een ATS of recruitmentsysteem en natuurlijk de kosten van werving- en selectiebureaus.

KPI #4: Acceptatieratio (of: Offer Acceptance Rate)

Bijhouden hoeveel kandidaten je een aanbod doet, en hoeveel kandidaten zo’n aanbod vervolgens ook accepteren, is een van de recruitment-KPI’s met de meeste impact. Accepteert een behoorlijk percentage kandidaten jouw aanbod níet? Dan is je werving en selectie niet effectief. Dan past je aanbod niet goed bij de markt of je vaardigheden om de ‘deal te closen’ zijn dan niet goed genoeg. En dan moet je vaak (bijna) helemaal opnieuw beginnen. Je offer acceptance rate moet dan ook ten minste 0,75 zijn.

KPI #5: Time-to-Hire (TTH)

Een van de andere klassieke recruitment-KPI’s is de gemiddelde Time to Hire (TTH). Oftewel: weet jij hoe lang een gemiddelde wervingsprocedure duurt in jouw organisatie? Een maand? Waarschijnlijk is je inschatting te positief. De gemiddelde Time-to-Hire in Nederland is ruim 1,5 maand. Terwijl een snel proces:

1. goed is voor je candidate experience (je droomkandidaat hoeft minder lang te wachten)
2. ervoor zorgt dat je méér kandidaten kunt aannemen (met dezelfde inspanning) en
3. je vacaturehouder sneller zijn of haar team weer op orde heeft.

Goed dus om je Time-to-Hire te gaan bijhouden. Zo kun je een manager onderbouwd vertellen hoelang zijn vacature waarschijnlijk openstaat en hoelang de werving- en selectieprocedure ongeveer gaat duren. Veel recruiters gebruiken ook de zogeheten Time-to-Fill (TTF) als KPI. In dat geval tel je eenvoudig gezegd de opzegperiode van de nieuwe medewerker op bij de Time-to-Hire. Voor managers is dit cijfer eigenlijk nog belangrijker. Het duurt namelijk gemiddeld zo’n 10 weken voordat een positie opnieuw is ingevuld.

KPI #6: Bad hires

Helaas mondt niet elke aangenomen kandidaat uit in een succes. Soms verlaat iemand binnen een jaar je organisatie alweer, omdat hij of zij niet levert wat er wordt verwacht. Of hij of zij neemt zelf ontslag. Je inspanningen zijn dan eigenlijk voor niets geweest; je moet opnieuw aan de bak om een kandidaat te vinden. Zogeheten bad hires kunnen veel oorzaken hebben. Denk aan: verkeerde selectie, slechte onboarding, een niet-realistische voorstelling van de nieuwe functie of een giftige bedrijfscultuur.

Bad hires kom je het makkelijkst op het spoor te komen door te kijken hoeveel mensen binnen een jaar uit dienst gaan. Gemiddeld ligt dat in Nederland zo rond de 10%. Een iets betere manier om het aantal bad hires te meten is door het verloop binnen een jaar af te zetten tegen het totale verloop. Daarmee sluit je een aantal oorzaken van verloop uit die niets met de kwaliteit van je recruitment te maken hebben.

Recruitment-KPI’s vormen de basis voor je plan

Met de voorgaande 6 recruitment-KPI’s heb je veel belangrijke dingen in beeld gekregen

1. Je weet welke recruitmentdoelen je nastreeft.
2. Je bent bekend met wat je huidige recruitmentaanpak aankan.
3. Dankzij de vacatureforecast weet je de workload die je kunt verwachten.
4. En je weet de recruitment-KPI’s waarop je wil presteren.

Tijd om dingen samen te gaan brengen in een recruitmentplan. Dit kan je bijvoorbeeld doen aan de hand van het zogeheten OGSM-model. Dit is een handig hulpmiddel om je ambitie (Objective) te vertalen naar concrete doelen (Goals), strategische keuzes (Strategies) en prestatie-indicatoren (Measures).

Over de serie Recruitment Basics

De serie Recruitment Basics verschijnt om de week op dinsdag en behandelt elke keer een standaard onderdeel van elk werving- en selectieproces. De artikelen zijn bedoeld om (beginnende) recruiters goed op pad te sturen. De serie wordt geschreven door Koen Roozen, partner van HetRecruitingKantoor, én hoofddocent Strategisch Recruitment bij de Academie van Arbeidsmarktcommunicatie. De serie verschijnt (in aangepaste vorm) ook daar regelmatig op de site.

Meer over werken met recruitment-KPI’s?

Op 17 mei start bij de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie de Leergang Strategisch recruitment. In deze opleiding voor ervaren recruiters word je verder opgeleid als vakvolwassen recruiter waardoor je een sterke gesprekspartner wordt voor management, de ontwikkelingen van recruitment kent en het vak beheerst

Lees ook

• En toen was opeens alles anders… (Over de strategische vragen voor recruiters in en na corona)
• Recruitment Basics (1):  Over het hoe en waarom van een strategie