Nu de terugkeer naar het ‘oude normaal’ nog even duurt, beginnen veel werknemers hun nieuwe baan digitaal. Wat bij een ‘gewone’ onboarding normaal is – sfeer opsnuiven, non-verbale signalen oppikken en een écht koffietje doen met je nieuwe collega’s -, is nu niet mogelijk. Maar een goede landing is wel cruciaal voor werkgever én medewerker. Hieronder 5 tips die zorgen voor energie, betrokkenheid en fijne communicatiemomenten bij een online onboarding.
#1: De voorbereiding
Om in het covid-vocabulaire te blijven: testen, testen, testen. Zorg dat alles werkt. De nieuwe laptop of programma’s die op afstand geïnstalleerd worden, moet je testen. Niets zo vervelend als applicaties die niet werken op een eerste werkdag. Online kun je dan geen kant meer op.
Zorg ook voor een gedeelde werkmap voor documenten en of videocontent, zoals een welkomstwoord van de directeur. Zijn er handtekeningen vereist? Los dat op via bijvoorbeeld DocuSign. Niet vergeten: check je documenten op taalgebruik en warmte. Wat in een offline presentatie wel kan, valt online mogelijk minder goed. Medewerkers worden bijvoorbeeld niet graag FTE’s of headcounts genoemd. Informeer ook wat iemand nog nodig heeft aan apparatuur of middelen om goed thuis te werken.
#2: Lever zoveel mogelijk maatwerk
Nu veel organisaties hun digitale onboarding inrichten of verbeteren, ontstaat de neiging toe te werken naar een gestandaardiseerd proces. Deze tijd vraagt echter ook om maatwerk. Stel om te beginnen vast met wat voor medewerker je te maken hebt. Recruitmentbureau Robert Walters maakte recent een mooie typologie van 4 soorten thuiswerkers. Zo zijn er: de workaholic, de dromer, de kluizenaar en de sociale vlinder. Ieder met zijn eigen gebruiksaanwijzing en noden.
Zo zal de kluizenaar niet direct zitten te wachten op veel small talks met collega’s, terwijl de sociale vlinder het liefst morgen naar kantoor komt. De workaholic zal zich meteen willen bewijzen, maar de dromer ben je misschien al heel snel kwijt. Speel daarmee tijdens de introductie en laat iemand zich op zijn gemak voelen. Ook op afstand. Het belangrijkste doel is immers: betrokkenheid creëren.
#3: Begin meteen met onboarden
Digitaal kan een onboarding nog veel meer aanvoelen als waterboarding. Of ben ik de enige die inwerkdagen soms zo ervaart? De stortvloed aan informatie die over je wordt uitgestort, is meestal nauwelijks te processen. Probeer dat te vermijden door bijvoorbeeld onderdelen van de onboarding te verplaatsen naar de preboardingfase. Deze fase wordt vaak slecht benut, terwijl de nieuwe medewerker juist dan zeer bevattelijk is voor nieuwe informatie.
Er gebeurt helaas vaak bar weinig tussen het moment van tekenen en de eerste werkdag.
Veel managers denken dat de nieuwe collega het dan wel te druk zal hebben met het afronden van zijn oude werk. Daarom gebeurt er vaak bar weinig tussen het moment van tekenen en de eerste werkdag. Maar zaken als basisregels van de organisatie, omgangsvormen, vertrouwelijkheid, bedrijfscultuur en talentontwikkeling kunnen best in deze fase al worden besproken. Zie het als belangrijke digitale contactmomenten. Daarmee zijn we online immers al aardig bekend geraakt.
#4: Speel een leuk online team event
Laat op de eerste digitale werkdag het ‘in de kleur van de organisatie spuiten’ achterwege. De medewerker zit immers gewoon thuis en krijgt dit niet mee. In de preboarding heb je hieraan al ruimschoots aandacht kunnen besteden en online komt het niet over. Kies liever voor een ‘crossteam event’, waar alle collega’s van de nieuwe medewerker aan meedoen.
Speel een online spel of een digitale escape room. Voor het begin van het spel kan iedereen zich dan kort even voorstellen. Zo’n eerste informele kennismaking is laagdrempeliger dan meteen meedoen aan de dagelijkse of wekelijkse teamvergadering die door de gewenning steeds efficiënter, korter en zakelijker verloopt en dus geen fijne binnenkomer is.
#5: Vul de agenda
De nieuwe medewerker kan natuurlijk niet op eigen houtje door het kantoor gaan struinen. Je kunt dit – als je er budget voor hebt – wel op een leuke manier (laten) animeren. Maar dat is niet voor elke organisatie mogelijk. Wel kun je een nieuwe collega een goed gevulde agenda aanbieden met online kennismakingen, ‘lunchspirations’ en meetings voor de eerste twee weken. Dit kan informeel, misschien met een buddy die zorgt voor een introductie bij de gesprekken, maar ook formele zaken als te volgen trainingen en dergelijke. Probeer de nieuwe collega aangesloten te houden en hem niet aan zijn lot over te laten.
Probeer de nieuwe collega aangesloten te houden en hem of haar niet aan zijn lot over te laten.
Neem de tijd voor het hele traject en doe het met zorg. Evalueer het proces en stuur bij waar nodig. Een goede onboarding is het allerbelangrijkste voor de integratie van nieuwe medewerkers. Als je het goed doet, kun je daar nog járen plezier van hebben.
Over de auteur
Ruud Poels helpt organisaties met krachtige content en arbeidsmarktcommunicatie. Hij schrijft bij voorkeur over de subtiliteiten van het vak.
Lees ook van Ruud:
- Elke kandidaat neemt zijn eigen bus naar een baan
- Niet weren, maar werven: wanneer stoppen recruiters nou eens met die knock-out-show?
- Vacaturetekst geknipt en geplakt? En… alleen verknipte kandidaten gevonden?
Meer over onboarding?
Van 9 tot 13 november vindt de virtuele Onboard Week plaats, met sprekers van onder meer Heineken, HelloFresh en Rabobank, alleen maar over onboarding van nieuwe medewerkers. Klik hier voor alle informatie.
Of download hier de whitepaper van onboarding-expert Talmundo, over onboarding in het nieuwe decennium.