We zitten in woelige, nieuwe tijden. Werken vanuit huis is daarbij razendsnel de nieuwe norm geworden. En dat blijkt ook best vaak goed te werken, ook voor recruiters. Een sollicitatiegesprek? Dat kan ook best via video, zo merken we. Maar het duurt niet heel lang voordat een nieuwe maand aanbreekt. En dat is altijd zo’n moment dat veel nieuwe mensen beginnen. Maar hoe ontvang je die, als het kantoor verlaten is? Hoe zorg je dat er iemand is om de nieuweling wegwijs te maken? En praktisch gezien: hoe zorg je dat de verse aanwinst zijn of haar laptop in ontvangst kan nemen? En de leaseauto? Oftewel, hoe doe je dat, onboarding in tijden van corona?
‘Roeien met de riemen die je hebt. Begrijpen de nieuwe collega’s ook echt wel!’
Het is best een beetje wennen, zegt bijvoorbeeld Kim Nellestijn, die vorige week haar rol als senior recruiter bij VolkerRail inruilde voor die van Manager Recruitment & Employer Branding bij GrandVision Benelux. Voordat zij daadwerkelijk startte werd ze alvast toegevoegd in de groepsapp van de afdeling. Maandag ging ze met één collega naar kantoor waar ze, naast een mooi welkomstboeket en een applaus van de directe collega’s via teams, de benodigde spullen kreeg uitgereikt en op gepaste afstand wegwijs werd gemaakt in systemen en procedures. De eerste dag werd afgesloten met een ‘corona’-update via een conference call vanuit de directie voor zo’n 350 personen van het hoofdkantoor. ‘En dan vanaf dinsdag vanuit huis aan de slag. Dagelijks overleg via Teams en er zijn ook al wat calls via Teams ingepland met andere collega’s en stakeholders. Roeien met de riemen die je hebt. Wat oprechte interesse en behulpzaamheid dragen ook bij aan een warm welkom. Begrijpen de nieuwe collega’s ook echt wel!’
Geen leuke start
Ook interim recruiter Ineke Brinkhof heeft er al ervaring mee, met dat nieuwe onboarden. ‘Ik heb afgelopen week een nieuwe collega welkom geheten’, zegt ze. ‘Eerste dag op kantoor gestart met afstand. Dag 2 bij mij thuis met afstand ertussen. En dag 3 allebei vanuit huis en veel telefonisch contact en via video bellen. De andere teamleden starten 6 april. We zouden afgelopen donderdag lunchen, zodat ze kennis konden maken met elkaar. Maar dat werd een videocall. En ik heb vanochtend een geurkaarsje gestuurd naar een nieuw teamlid met een kaart waarin ik haar bedank voor haar flexibiliteit in deze gekke periode. Het is geen leuke start, maar iedereen zit in hetzelfde schuitje en snapt het wel. Maak er ook vooral iets leuks van. Deze start vergeten ze sowieso nooit meer…’
‘Deze start vergeten ze sowieso nooit meer…’
Bij Ordina, waar sowieso elke maand veel mensen hun eerste werkdag beleven, hoeven de nieuwelingen in deze tijd zelfs helemaal niet meer eerst naar kantoor te komen. ‘Onze onboarders ontvangen een welkomstpakket thuis met een laptop, telefoon en een aantal gadgets om handig vanuit huis te kunnen werken’, aldus Claudia van Triest. ‘En zolang er geen complete lockdown is, willen we de eventuele leaseauto op het huisadres laten leveren. De onboarding doen wij nu volledig online, in een verkorte versie. Waar we normaal een hele dag voor onze nieuwe collega’s organiseren, worden ze nu op 1 april welkom geheten via Microsoft Teams. Het is een verkorte, maar hopelijk wel interactieve versie van het gewone onboardingprogramma. En aansluitend aan die Teams-meeting gaat iedere manager in kleiner verband door met de nieuwe medewerkers.’
‘Onze onboarders ontvangen een welkomstpakket thuis, met een laptop, telefoon en een aantal gadgets…’
Ordina had al een uitgebreid e-learningprogramma voor alle onboarders. Daarin kunnen ze alles leren over de organisatie en wat er van hen verwacht wordt. ‘Dat was bij ons dus al grotendeels online’, aldus Van Triest. ‘De switch naar helemaal online was dus snel gemaakt, gelukkig.’
Een mouw aan te passen
Andere tijden kortom. Maar ook hier valt een mouw aan te passen, zo blijkt. Misschien zelfs wel ‘een nieuwe manier voorwaarts’, zoals Renato Profico, CEO van webapp Doodle, het noemt op Fast Company. Want zou dit ook niet een goede tijd zijn om sowieso meer werk te maken van een online onboarding-ervaring? Een ervaring waar we ook mee verder kunnen, als de corona-ellende ooit weer voorbij is? Hij noemt 3 tips voor iedereen die nu voor het vraagstuk van inwerken van nieuwe medewerkers staat:
#1. Stroomlijn het aantal activiteiten
Volgens onderzoek van Sapling krijgt de gemiddelde nieuwe medewerker te maken met maar liefst 54 activiteiten om af te ronden tijdens diens inwerktijd. Een nieuwe baan is voor iedereen al een spannende tijd, maar nu natuurlijk helemaal. Te veel (onnodige) taken kunnen dan nog meer stress veroorzaken en ervoor zorgen dat de productiviteit helemaal achterblijft. Een garantie voor snel verloop, aldus Profico. Hij pleit daarom voor ‘balans’ in de informatie die je over een nieuwe medewerker uitstort, en zeker geen overdaad.
#2. Leer managers het belang van 1-op-1-tijd
Onderzoek laat zien dat tot wel 20% van alle nieuwe mensen zelfs al in de eerste 45 dagen in functie weer vertrokken is. En als de onboarding virtueel is, is het nóg belangrijker om mensen hierin een goede ervaring te bieden. Juist de directe manager is hierin cruciaal, aldus Profico. Maak daarom tijd voor 1-op-1-afspraken, raadt hij aan. Sterker nog: volgens een enquête van Enboarder zegt 72% van de medewerkers dit het belangrijkste onderdeel te vinden van pre- en onboardingsprocessen.
‘De praktijk is dat HR de teammanagers hierin vaak nog wel mag opleiden.’
‘Maar helaas wordt dit vaak over het hoofd gezien’, stelt Profico. ‘HR denkt vaak dat managers dit allang weten. Maar de praktijk is dat HR de teammanagers hierin vaak nog wel mag opleiden.’ En dat die 1-op-1-afspraken nu noodgedwongen virtueel moeten plaatsvinden? Dat hoeft volgens hem het probleem helemaal niet te zijn. ‘Nu al vertrouwt 80% van de businessprofessionals op video voor zulke 1-op-1-ontmoetingen, blijkt uit onderzoek. Als je de juiste technologie gebruikt, kun je zo’n afspraak snel genoeg maken.’
#3. Gebruik tech voor het gevoel van samen
Als mensen elkaar niet meer dagelijks ontmoeten op kantoor, kan het gevaar op de loer liggen dat ze emotioneel ‘afhaken’. En dit geldt in het bijzonder voor nieuwe medewerkers die nog niet de kans hebben gehad om de bedrijfscultuur volledig te omarmen, aldus Profico. Maar gelukkig is er ook genoeg moderne technologie, stelt hij, om dat probleem te verhelpen. ‘Digitale tools en sociale netwerken hebben een enorme power om wereldwijd verspreid werkende mensen samen te brengen.’
‘Digitaal is cruciaal voor het succes van onboarding in deze tijd.’
Daar zagen we vorige week in Nederland al tal van voorbeelden van, tot aan virtuele vrijmibo’s en pubquizzen aan toe. Bij Doodle hadden ze in diezelfde tijd een competitie om te raden welke babyfoto bij welke collega hoort. En Profico heeft elk van de ruim 60 medewerkers al uitgenodigd voor een ‘digitale koffieafspraak’ van een kwartiertje. Volgens hem nodigen veel digitale tools ‘van nature’ uit tot sociaal gedrag en samenwerking. ‘Het is nu tijd dat bedrijven gebruik moeten maken van deze kracht in een tijd dat de betrokkenheid van medewerkers een dip kan vertonen. Wat je digitaal doet is cruciaal voor het succes van onboarding in deze tijd.’
Het voorbeeld van Google
Ardiënne Verhoeven, die in Nederland min of meer het standaardwerk over onboarding schreef, wijst in dit verband ook op het voorbeeld van Google. ‘Zij stellen managers centraal voor de onboarding, maar beseffen ook dat een groot boekwerk of uitgebreide app die deze managers moeten vullen, geen optie is. Ze sturen managers daarom de zondag voor de komst van een nieuwe medewerker een korte mail met 5 kritische taken die ze relatief makkelijk kunnen naleven. Het verbetert het up-to-speed zijn van een nieuwkomer met 25%.’
Google stuurt managers de zondag voor de komst van een nieuwe medewerker een korte mail met 5 kritische taken.
De vijf taken: 1. Voer een discussie over de rol en de verantwoordelijkheden. 2. Geef je nieuwe medewerker een peer buddy. 3. Help je nieuwe medewerker aan een sociaal netwerk. 4. Zorg de eerste 6 maanden dat je maandelijks onboarding check-ins organiseert. En 5. Moedig een open dialoog aan. ‘Deze taken kun je natuurlijk omvormen tot ‘op afstand’ taken’, aldus Verhoeven. ‘Denk: 2 keer per week een videogesprek met de manager. Iemand die dagelijks contact heeft op een vast moment. Skype-gesprekken met collega’s inplannen. En regelmatig een kort berichtje om te vragen hoe het gaat, en of iemand nog suggesties heeft.’