Sollicitatiegesprekken. De een ziet ze als noodzakelijk kwaad, de ander is zo overtuigd van zichzelf dat hij denkt dat ze dé manier zijn om het kaf van het koren onder kandidaten te selecteren. Maar hoewel ze een ijkpunt zijn van ieder recruitmentproces, is er nog betrekkelijk weinig onderzoek naar gedaan. Hoe onderscheiden effectieve gesprekken zich? Wat is de uiteindelijke impact ervan? En hoe kun je de gesprekken verbeteren?
Langzamerhand komt er wel steeds meer verandering in de black box van sollicitatiegesprekken.
‘Modderpoelen van desinformatie‘, werden ze al wel genoemd. Een bron van bias, vooringenomenheid en vooroordelen. En bovendien: een black box. Maar langzamerhand komt daar wel steeds meer verandering in. Steeds meer onderzoekers werpen zich op dit voorheen onontgonnen terrein. Zoals Aptitude Research dat recent groot onderzoek deed, kwantitatief onder ruim 325 recruiters en TA-leiders, en daarnaast ook kwalitatief, via een flink aantal interviews.
Weinig vertrouwen
Daaruit blijkt bijvoorbeeld dat
- 1 op de 3 bedrijven geen vertrouwen heeft in het eigen sollicitatieproces.
- De helft van de werkgevers het afgelopen jaar talent verloren heeft door een slecht sollicitatieproces.
- Minder dan 50% van de organisaties de ROI van hun sollicitatieproces meet.
- 1 op de 4 kandidaten afhaakt tijdens de sollicitatiegesprekken.
- Meer kandidaten afvallen in de interviewfase dan in enig andere fase van het recruitmentproces.
‘Organisaties verdubbelen elk jaar het aantal sollicitatiegesprekken dat ze voeren’, aldus Madeline Laurano, oprichter van het onderzoeksinstituut. ‘Maar toch stijgt het verloop en houdt The Great Resignation aan. Helaas is het sollicitatieproces bij veel bedrijven nog altijd te lang, inconsistent, onpersoonlijk en vol vooringenomenheid. Interviewers werken zonder enige regels en kandidaten blijven vaak nog zonder feedback.’
Virtuele vermoeidheid
De afgelopen 2 jaar zijn bedrijven massaal overgestapt op virtuele sollicitatiegesprekken. Maar de inhoud van de gesprekken is nauwelijks veranderd, constateert Laurano. ‘Met toenemende vermoeidheid aan beide kanten. Wat de gesprekken alleen maar minder effectief en minder menselijk maakt.’ Zo zegt 1 op de 2 kandidaten in het onderzoek zich niet op zijn gemak te voelen voor een camera. Reden tot zorg, aldus Laurano. ‘Als je als werkgever prioriteit geeft aan de kandidaatervaring, zul je dus andere opties moeten overwegen.’
1 op de 2 kandidaten zegt zich niet op zijn gemak te voelen voor een camera.
‘Bedrijven moeten rekening houden met de impact van sollicitatiegesprekken, zowel vanuit het perspectief van de werkgever als van de kandidaat’, stelt ze. Maar gelukkig gebeurt dat ook steeds meer, blijkt uit haar onderzoek. Zo noemt 36% van de respondenten interviewen een topprioriteit voor 2022 en 52% zegt hun investering in interviewtechnologie te willen versnellen.
Communicatie is afknapper
Vooral gebrekkige communicatie blijkt een grote afknapper voor kandidaten te zijn. Zo gaf 82% van de ondervraagde kandidaten aan dat ze graag meer feedback willen over het sollicitatieproces. Ook gebrek aan consistentie, transparantie en eerlijkheid noemen veel kandidaten als reden om af te haken, net zo als een traag proces. Volgens het onderzoek duurt een interviewcyclus bij maar liefst 52% van de bedrijven 4 tot 6 weken.
‘Pas de laatste 2 jaar zien we betere sollicitatiegesprekken tot de topprioriteiten behoren.’
Laurano stelt dat het interviewproces vaak wordt vergeten als ze hun hele candidate journey evalueren. Ten onrechte, stelt ze. ‘De afgelopen 10 jaar hebben werving en recruitmentmarketing heel veel aandacht gehad. Belangrijk, maar bedrijven negeren nog vaak het proces dat erna komt, van sollicitatiegesprekken tot de onboarding. Pas de laatste 2 jaar zien we dat substantieel veranderen en zien we betere sollicitatiegesprekken tot de topprioriteiten behoren.’
Kortere rondes
Op de vraag waarom dit zo is, zien bedrijven dat betere interviews kunnen leiden tot betere kandidaten en betere beslissingen. ‘Interviewen is de reality check bij het werven van talent’, stelt Laurano. ‘Het is de tijd dat bedrijven informatie verstrekken over een baan, team of organisatie die niet in de vacature staat. Het is ook het moment waarop kandidaten hun eigen loopbaanverhaal kunnen delen, waardoor ze inzicht krijgen in hun capaciteiten en ambities van vandaag. Een succesvol sollicitatiegesprek is een gesprek waarbij de sterke punten van de kandidaat op een consistente, efficiënte, en eerlijke manier aan de orde komen.’
Volgens het onderzoek heeft 36% van de bedrijven in de coronatijd het aantal sollicitatiegesprekken per vacature verlaagd. En 31% heeft ook de tijd tussen gesprek en aanbod korter gemaakt. Tot een betere kandidaatervaring heeft het evenwel nog niet echt geleid. Van de ondervraagde kandidaten zegt 58% dat ze meer virtuele interviews hebben gehad, en 28% stelt dat de gesprekkenrondes korter zijn dan voor de pandemie. Maar slechts 20% zegt dat sollicitatiegesprekken persoonlijker en menselijker zijn geworden.
Waar gaat het mis?
Slechts 24% van de kandidaten zegt tevreden te zijn over het interviewproces. Zo zegt 40% van hen dat het ruim 2 weken duurde voordat ze na een eerste sollicitatiegesprek iets terughoorden van een recruiter of werkgever. En ruim de helft van de werkgevers onderwerpt kandidaten aan minstens 4 sollicitatiegesprekken, wat veel kandidaten veel te veel blijken te vinden. Bovendien zegt 1 op de 3 kandidaten bias in het proces te hebben gemerkt (terwijl slechts 30% van de werkgevers dit ook als uitdaging zegt te zien).
Wat willen kandidaten?
Kandidaat willen vooral een wervingsproces dat ‘waardig en eerlijk’ is, aldus Laurano. ‘Ze willen weten dat ze een eerlijk gesprek hebben gehad, dat het proces hun tijd respecteert en dat ze iets terugkrijgen voor hun investering in het proces. Kandidaten gaven ook aan dat ze een kans willen om hun vaardigheden en kwalificaties te delen in een ontmoeting met een manager. Het interview is immers de enige gelegenheid waarbij een kandidaat inzichten kan delen die niet op een cv of profiel staan.’
De verwachtingen van kandidaten zijn ruwweg in 4 categorieën onder te brengen:
- Eenvoud: Kandidaten willen een sollicitatieprocedure die eenvoudig en efficiënt is. Zij willen duidelijke instructies en consistente opvolging krijgen. Als kandidaten iets horen van een werkgever in de eerste paar dagen is de kans groter dat ze een baan aannemen. Uit dit onderzoek bleek dat 61% van de kandidaten een baan hebben aangenomen bij het eerste bedrijf dat hen een baan aanbood.
- Eerlijkheid: Kandidaten die worden geaccepteerd en afgewezen, moeten het gevoel hebben dat ze eerlijk en billijk werden behandeld in het besluitvormingsproces en dezelfde ervaring krijgen als andere kandidaten.
- Communicatie: Het sollicitatiegesprek is de enige kans die kandidaten krijgen om hun sterke punten, ervaringen, vaardigheden en voorkeuren door te geven. Voor maar liefst 67% van de kandidaten is dit het belangrijkste wat ze van zo’n gesprek verwachten.
- Feedback: De meeste bedrijven geven feedback niet op een consistente en betekenisvolle manier. Zonder feedback is het gesprek eenzijdig. Volgens dit onderzoek zorgt goede feedback echter voor zowel betere hires, als een betere candidate experience en minder verloop gedurende het eerste jaar.
Structuur graag
Het onderzoek heeft ook gekeken naar hoe gestructureerde interviews zich verhouden tot minder gestructureerde. Daarbij blijkt (opnieuw) de eerste variant voor de beste resultaten te zorgen. Zulke gestructureerde gesprekken geven bedrijven ‘consistentie in kandidaatervaring en objectieve gegevens om een eerlijker, robuuster wervingsbeslissing te maken’, aldus Laurano. Het onderzoek toonde daarnaast aan dat bedrijven met gestructureerde interviews hun ervaringen, efficiëntie en kwaliteit van inhuur verbeterden.
Bij een gestructureerd sollicitatiegesprek verzamelt de interviewer de antwoorden van de kandidaat en beoordeelt ze volgens een scoresysteem. Door dezelfde vragen in dezelfde volgorde te stellen, verzamelen de interviewers vergelijkbare soorten informatie die ze in een uniforme context kunnen beoordelen. ‘Met als belangrijkste voordeel het vermogen om vooringenomenheid te verminderen’, aldus Laurano.
Meer technologie
Maar met alleen gestructureerde interviews ben je er nog niet, benadrukt ze ook. Want ook gestructureerde interviews kunnen tijdrovend zijn, ‘en zonder de juiste voorbereiding zullen interviewers en geïnterviewden nog steeds een slechte ervaring hebben.’ En structuur in je sollicitatiegesprekken zorgt er ook niet meteen voor dat je dieper inzicht krijgt in wat een kandidaat de juiste match zou maken.
Gelukkig is er volgens haar tegenwoordig wel veel technologie die hierbij kan helpen. Denk aan tools om makkelijk sollicitatiegesprekken te kunnen plannen, maar ook tools die assessments kunnen afnemen, en allerlei A.I.-tools die andere informatie kunnen beoordelen. ‘Er is een heel scala aan opties om sollicitatiegesprekken zo te maken dat ze de breedste poel aan kandidaten aanspreken en tegelijk de soft skills, kenmerken en communicatieve vaardigheden van kandidaten laten ontdekken.’
4 soorten interviews
Het onderzoek onderscheidt 4 soorten sollicitatiegesprekken:
- behavioral interviews,
- situationele gesprekken,
- skill-based interviews,
- assessment-based interviews
Volgens Laurano zouden bedrijven bij de keuze hieruit zich vooral moeten laten leiden door effectiviteit. ‘Maar helaas meet op dit moment nog slechts 50% van de bedrijven zijn ROI op het gebied van investeringen in interviews.’ Volgens haar biedt A.I. hier echter grote kansen. ‘Meer efficiëntie, betere keuzes, meer diversiteit en een betere kandidaatervaring. Dit vergroot op zijn beurt het vertrouwen van de organisatie. Als dezelfde tools ook worden toegepast op interne promotie, kunnen werknemers erop vertrouwen dat ze worden beoordeeld op hun verdiensten en niet op iemands onderbuikgevoel.’