Als je als werkgever te maken krijgt met werknemers van buiten de EU, dan kan het zijn dat die al een Nederlandse verblijfsvergunning hebben. Voor anderen kan het echter de werkgever zijn die zo’n vergunning aanvraagt. Als organisatie treedt je dan op als zogeheten ‘erkend referent‘ namens de vreemdeling, waardoor je aan een aantal verplichtingen moet voldoen. Laat je dit na, dan kan de de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) sancties opleggen, zoals een boete.
De Vreemdelingenwet stelt aan (erkend) referenten drie plichten.
Voor een aantal soorten werknemers, zoals kennismigranten, moet de referent eerst een erkenning aanvragen. De Vreemdelingenwet stelt aan de (erkend) referenten drie plichten:
- Informatieplicht: als werkgever moet je aan de IND omstandigheden doorgeven die invloed kunnen hebben op de verblijfsvergunning. Denk: het beëindigen van een contract of het naar beneden bijstellen van het salaris.
- Administratieplicht: alle relevante informatie moet 5 jaar lang in je administratie zitten.
- Zorgplicht: zorgvuldige werving & selectie, waarin je de werknemer moet wijzen op zijn of haar rechten én plichten.
Niet zoveel mogelijk boetes
‘De IND controleert of de erkend referent zich houdt aan de verplichtingen’, legt Eric van Dijk uit, manager van de klantgroep Zakelijk van de IND. ‘Dat doen wij bijvoorbeeld door een check op het inkomen te doen en te kijken of het afgesproken salaris ook wordt betaald. Zo nodig bezoeken we referenten, waarbij we dan ook kijken naar de administratie- en zorgplicht.’
‘In 2021 zijn tot nu toe ongeveer 100 boetes opgelegd.’
Gelukkig houden de meeste referenten zich aan de regels, zegt hij. ‘Het doel van de IND is niet om zo veel mogelijk boetes op te leggen, maar vooral om te zorgen dat men zich aan de regels houdt. Een uiterste maatregel is het opleggen van een boete. In 2021 zijn tot nu toe ongeveer 100 boetes opgelegd.’
Uitzendbureaus en payrollbedrijven
De IND controleert ook uitzendbureaus en payrollbedrijven. Als zij niet aan de voorwaarden voldoen, kunnen ze ook een boete krijgen, legt Van Dijk uit. ‘Het is belangrijk dat zij zorgen voor zorgvuldige werving en selectie. En dat bijvoorbeeld het salaris wat zij zeggen te betalen ook iedere maand betaald wordt. Wil iemand een maand onbetaald verlof, dan is dat arbeidsrechtelijk in Nederland gewoon mogelijk, maar vreemdelingrechtelijk vaak niet.’
‘Als je niet zelf de werving en selectie doet, ben je nog verplicht te checken of dat zorgvuldig gebeurt.’
Ben je als referent (werkgever) van plan het salaris een periode niet te betalen, bijvoorbeeld voor kort onbetaald verlof? Check dan de website of dat gevolgen kan hebben én of je dat op grond van de informatieplicht bij de IND moet melden. ‘Als referent blijf je altijd verantwoordelijk voor de werknemer’, aldus Van Dijk. ‘Als je bijvoorbeeld niet zelf de werving en selectie doet, dan ben je nog verplicht om te controleren of dat zorgvuldig gebeurt. Het bewijs hiervan moet in je administratie te vinden zijn. Ook het ononderbroken doorbetalen van het salaris is je verantwoordelijkheid als referent, ook als je klant niet betaalt. Als je klant jouw organisatie niet betaalt waardoor je de werknemer ook niet kunt betalen, moet je dat dan ook onmiddellijk melden aan de IND. Anders loop je het risico op een sanctie zoals een boete of mag je uiteindelijk zelfs geen vergunningen voor werknemers van buiten de EU meer aanvragen.’
Kijken naar omstandigheden
De IND zal bij eventuele sancties altijd kijken naar de omstandigheden en wegen wat in dat specifieke geval redelijk is, stelt Van Dijk nadrukkelijk. ‘Bijvoorbeeld met de huidige economische omstandigheden door corona. De verplichtingen blijven dan staan. Maar de vraag of een referent in de huidige omstandigheden aan de voorwaarden had kunnen voldoen, wordt dan door de IND wel meegewogen.’
Voor (nieuwe) erkend referenten houdt de IND geregeld (online) voorlichtingsbijeenkomsten.
De IND zet de komende tijd extra in op controle en handhaving, benadrukt hij. Maar voor (nieuwe) erkend referenten houdt de IND ook geregeld (online) voorlichtingsbijeenkomsten. Daarin vertelt de dienst meer over je rechten en plichten als je werknemers van buiten de EU wilt aannemen. Wanneer deze bijeenkomsten zijn, kun je lezen op de website van de IND.