Het ene systeem kan nog meer dan het andere. De mogelijkheden buitelen over elkaar heen. Toepassing hier, integratie en koppeling daar. Als het gaat om wat technologie vermag in recruitment is waarlijk geen zee meer te hoog, zo lijkt het wel. Geen probleem te bedenken, of het is wel te automatiseren. Maar in de praktijk blijkt het gebruik van al die features vervolgens nogal eens tegen te vallen. Dan liggen de meest mooie mogelijkheden te verstoffen in een hoekje van het ATS.
In de praktijk liggen de meest mooie mogelijkheden vaak te verstoffen in een hoekje van het ATS.
Wil je al die technologie ook echt effectief laten zijn, dan is er dus meer nodig dan alleen voortgaande innovatie, zo merken ze bijvoorbeeld bij Byner, zelf leverancier van een veelomvattend staffing- en recruitmentsysteem, speciaal voor bureaus in detachering, uitzenden en werving & selectie, gebouwd op het Salesforce-platform. Een systeem aanschaffen wordt niet voor niets vaak ook aangeduid als een stukje change management, zegt Byner-oprichter Joram Timmerman, die op 28 maart tijdens Bureaurecruitment Live meer zal vertellen over hoe je je systemen nou werkend krijgt, zodat ze voor jouw bureau echt toegevoegde waarde gaan leveren.
Floor walk
‘Als je bijvoorbeeld dashboards niet gebruikt, gaat het ook niet leven’, zegt hij. ‘Als je dingen buiten het systeem om blijft registreren, dan zak je af naar het kaartenbak-niveau, en haal je niet alle waarde eruit die de systemen je bieden. Of het nou het systeem van ons is of van een ander.’ Hoe je er nou voor zorgt dat de aanschaf van recruitmenttechnologie wél die extra waarde voor je levert? Dat is volgens hem dan ook altijd een samenspel. ‘Je moet de gebruikers vroegtijdig betrekken, ze helpen om in het positieve te komen. Niet zomaar je systeem leveren, en dan vertrekken.’
Een van de dingen die Byner daarvoor regelmatig organiseert is een zogeheten floor walk. Oftewel: een paar maanden na implementatie terugkomen en een rondje doen, meekijken: wat gaat er goed, wat kan er beter? ‘De thermometer erin steken’, zoals Timmerman het noemt. ‘Daarin komen altijd veel elementen terug. Dat doen we jaarlijks bij elke klant, en dan kunnen we proactief kijken: hoe kunnen we je helpen meer uit het systeem te halen. Op basis van gebruikersdata zien we bijvoorbeeld welke stappen niet gebruikt worden. Dan kun je kijken of wij die stappen moeten aanpassen, of misschien de klant moeten helpen veranderen.’
Communities
Wat ook helpt, ziet hij, zijn communities. Oftewel: breng verschillende groepen gebruikers samen, offline dan wel online. Zoals: de admins, de managers, of de recruitmentmarketeers in een organisaties. ‘Leer van anderen, dat is nuttig én leuk’, aldus Timmerman. ‘Daarvoor zetten we ook community events op, of webinars, om contact te faciliteren.’ En dat levert in de praktijk ook al verrassende samenwerkingen op, zoals tussen een onderwijs- en een IT-detacheerder, die samen terugkwamen met een feature request naar Byner. Iets waar Timmerman heel blij mee is. ‘Want zo creëer je een ecosysteem waar uiteindelijk iedereen van profiteert.’
‘We zijn scherp in de selectie: wat voor klanten passen nou in onze community?’
De softwareleverancier komt er niet meer alleen met het leveren van software, wil hij maar zeggen. Wil je het laten werken, dan is er meer nodig. ‘We hebben letterlijk speeddates gehouden op onze events. En als een klant zegt: we kunnen wel iemand gebruiken, dan kijken wij ook in ons netwerk of we kunnen bemiddelen.’ Natuurlijk willen we graag ons platform leveren, benadrukt Timmerman. ‘Maar we zijn wel scherp in de selectie: wat voor klanten passen nou in de community? Dat betekent dat we dus ook wel eens nee zeggen.’
Goede voorbeelden
Op Bureaurecruitment Live zal hij ook een aantal goede voorbeelden benoemen die hij in de praktijk ziet ontstaan. Zoals Circle8 (voorheen de Staffing Groep), dat een soort ‘Ranking the Stars‘-systeem gebruikt, waarbij ook de silver en bronze candidates nu passende vacatures aangeboden krijgen. Of Calco, dat IT- en finance traineeships aanbiedt, en waar alle disciplines samenwerken met één systeem, gebouwd rondom de kandidaat, wat de organisatie enorm veel tijd bespaart.
‘Instappen bij een klein bureau, en dat daarna snel zien groeien, daar worden wij heel blij van.’
De les daarbij zal volgens Timmerman steeds blijven: besteed tijd en aandacht aan change management en creëer ambassadeurs, betrek gebruikers bij het succes. Pas dan zullen de mooie features van de tekentafel ook in de praktijk hun waarde bewijzen. En zul je ook als leverancier jezelf en je product steeds kunnen blijven verbeteren. Of liever gezegd: als partner. ‘Zodat je samen kunt groeien. Want dat is voor mij het mooiste wat er is. Als je instapt bij bijvoorbeeld een kleine detacheerder, die je daarna snel ziet groeien, dan worden wij daar heel blij van.’
Verrijken, matchen en engagen
Succes in de markt van arbeidsbemiddeling draait volgens Timmerman steeds meer om drie zaken. Kun je profielen van kandidaten verrijken? Kun je goed matchen, op basis van artificiële intelligentie? En kun je in de hele journey je kandidaten engagement bieden? Daarvoor zijn allemaal automations beschikbaar. Maar wil je als bureau dat jouw dienstverlening spot-on is en je keer op keer topkwaliteit met een personal touch biedt, dan is het dus zaak de systemen ook werkend te krijgen. ‘Bureaus zijn over het algemeen geen IT-gedreven organisaties’, zegt hij. ‘Dus zul je je als organisatie ook moeten aanpassen. De bal ligt wat dat betreft bij jou.’
‘Bureaus zijn over het algemeen geen IT-gedreven organisaties.’
Maar dan dus wel in samenspel met de leverancier, die je als partner terzijde staat. ‘Want alleen zo kunnen we op de lange termijn de impact krijgen die we beloven.’ En aan de bemiddelaars dan dus de taak een goede focus qua kandidaten te kiezen, denkt hij. ‘We zien nu veel klanten die kandidaten willen labelen, bijvoorbeeld op basis van soft skills. Als niche speler kun je daar echt verschil mee maken, en veel meer uit je database halen dan je nu nog vaak ziet gebeuren.’
Meer weten?
Op dinsdag 28 maart 2023, tijdens Bureaurecruitment Live, vertelt Joram Timmerman samen met Rob Boersma (Jobrock) en Philip van Leeuwen (Textkernel) meer over hoe je als bureau kunt zorgen dat jouw dienstverlening spot-on is en je keer op keer topkwaliteit met een personal touch biedt, via killer automations en bijvoorbeeld 360° profielen van kandidaten. Compleet met pakkende praktijkvoorbeelden. Dus mis het niet!
