Als ‘praten met een roker die een sigaret opsteekt, terwijl hij zegt te weten dat roken ongezond is. En daarbij klaagt over geldgebrek.’ Zo omschrijft Joost Seijsener de vele werkgevers die zeggen de beste mensen voor hun organisatie te zoeken, maar klagen dat dit regelmatig niet lukt en tegelijk halsstarrig weigeren om het sollicitatieproces wezenlijk te veranderen.
‘Als praten met een roker die een sigaret opsteekt, terwijl hij zegt te weten dat roken ongezond is.’
En dat terwijl er volgens hem toch best veel vreemde dingen in dat traditionele sollicitatieproces zitten. Olifanten in de kamer vaak, die we allemaal kennen, maar die we zelden benoemen. In het zeer leesbare e-book Mensen Erbij, dat hij schreef samen met Ronald de Wit, somt hij er een aantal op. Dat doet hij rondom ‘5 generieke fouten’ van het traditionele sollicitatieproces, en de zogeheten Just-Balance-Makes-Wise-aanpak (JBMW-aanpak®) om die fouten te lijf te gaan. Hoe ziet dat eruit?
Fout 1: Is die vacature wel écht nodig?
Vaak wordt al een vacature uitgezet zonder dat directe collega’s overtuigd zijn dat er iemand extra nodig zijn. Of sterker nog: dat dít profiel nodig is. En andersom wordt net zo vaak nagelaten mensen aan te nemen terwijl er valide redenen zijn dat wél te doen, zegt Seijsener.
‘Hoe vaak komt het voor dat na een reeks vruchteloze gesprekken iemand hardop vraagt: is er wel iemand nodig?’
Oplossing: Volgens de consultant zou het toevallige vertrek van de ene medewerker nooit de aanleiding moeten zijn meteen waar weer een vacature open te zetten. In plaats daarvoor pleit hij voor ‘een gedegen analyse met directe collega’s’: waar blijft werk liggen? Waar is leegloop? ‘Hoe vaak komt het voor dat er een reeks vruchteloze sollicitatiegesprekken is gevoerd, iemand zich hardop afvraagt: is er eigenlijk wel iemand nodig? Dit is precies de vraag die regelmatig niet of pas (te) laat aan de orde komt. Uit eigen onderzoek is gebleken dat globaal de helft van de opengestelde vacatures wordt ingetrokken vanwege nieuwe inzichten en omstandigheden.’
Fout 2: Wie zoek je als werkgever nu écht?
Wie zoek je als werkgever nu echt? Volgens Seijsener is het ‘met stip de slechtst beantwoorde vraag bij een sollicitatieproces’. Hij ziet daarvoor twee oorzaken. De eerste is: gemakzucht van de werkgever. Oftewel: ‘Er wordt een bestaande tekst enigszins aangepast en direct verspreid’. De tweede oorzaak kun je volgens hem zoeken in het gegeven dat teksten nogal eens tekort schieten om uit te drukken wie je zoekt. ‘In zekere zin heeft het ‘poetsen’ van vacatureteksten niet zoveel zin.’
‘In zekere zin heeft het ‘poetsen’ van vacatureteksten niet zoveel zin.’
Oplossing: Veel werkgevers overschatten de motivatie van hun doelgroep. En dat terwijl de gemiddelde persoon volgens de auteurs best een betere baan wil, maar ‘het absoluut niet ziet zitten om te gaan solliciteren.’ Dat komt volgens hen doordat sollicitanten nogal eens ‘basisinformatie’ missen: is de vacature wel echt open? Maakt hij of zij serieus kans op de baan? ‘Iemand die solliciteert vanuit een vaste baan, zal zich afvragen of hij zin heeft om aan het sollicitatiecircus te beginnen. Je moet toch een brief en cv in elkaar zetten zonder dat je enige zekerheid hebt dat de inspanning beloond wordt met een gesprek of een onderbouwde afwijzing. Daar komt bij dat iemand met een vaste baan zich doorgaans bewust is van het risico dat uitlekt dat hij solliciteert. Dit kan iemand extra terughoudend maken.’
‘Iemand die solliciteert vanuit een vaste baan, zal zich afvragen of hij zin heeft om aan het sollicitatiecircus te beginnen.’
De auteurs pleiten er daarom voor goed op te schrijven en vooral ook: samen met collega’s te bedenken wat voor iemand je nu echt zoekt. Dan kun je daarna ook makkelijker samen zoeken en met elkaar afspreken hoe je medewerkers de vacature ‘verkopen’ aan hun eigen netwerk.
Fout 3: Het sollicitatiegesprek wordt overschat
Traditioneel gezien hechten zowel werkgever en werkzoekende nog steeds veel (voorspellende) waarde aan een sollicitatiegesprek. Ten onrechte, aldus Seijsener. ‘Beiden trekken in deze fase van het sollicitatieproces een veel te grote broek aan’, zegt hij. Werkzoekenden roepen al snel dat ze voldoen aan de eisen, en werkgevers denken zelf beter dan wie ook iemands potentie te kunnen inschatten.
‘Zowel werkgevers als kandidaten trekken bij sollicitatiegesprekken een veel te grote broek aan.’
Oplossing: Recruiters die zelf de selectie doen? Een bureau? Of alleen de leidinggevenden met wie de kandidaat komt samen te werken? Volgens de auteurs is het niet genoeg, en zouden ook de medewerkers die met de nieuw aan te nemen arbeidskracht gaan werken een rol bij de selectie moeten spelen. ‘En gaat de nieuwe medewerker intensief met klanten samenwerken? Dan is het een goed idee een aantal klanten ook een rol te geven in dit selectieproces. Of bijvoorbeeld leerlingen, zoals in het onderwijs wel eens gebeurt.’
‘Wij vinden het bedenkelijk als een recruiter meent namens iemand anders te kunnen inschatten of er een ‘klik’ kan zijn.’
Recruiters kun je volgens hen beter niet te veel selectiewerk laten doen. ‘Het is onnodig dat een recruiter iemand afwijst die hij niet aardig vindt, terwijl hij niet met zo’n persoon gaat samenwerken. Wij vinden het bedenkelijk als een recruiter meent namens iemand anders te kunnen inschatten of er een ‘klik’ zou kunnen zijn.’ Oké, maar kan het dan ook anders? ‘Ja, door je procedure aan te passen. Geef de sollicitant kans een eigen oordeel te vormen.’
‘Creëer een soort van openheid, zodat mensen hun twijfels over en weer durven uitspreken.’
En geef ook alvast in het sollicitatiegesprek de ruimte om twijfels uit te spreken, raadt Seijsener aan. ‘Creëer een soort van openheid, zodat mensen zich durven uitspreken. Ik forceer dat zelf ook altijd. En als je die bescheidenheid expliciet maakt, kun je ook nog van mening veranderen. Dan voorkom je dat mensen meteen een mening hebben die in beton gebeiteld is en kun je ook een gesprek voeren dat echt bijdraagt aan elkaar beter leren kennen.’
Fout 4: Het inwerken wordt verwaarloosd
Een andere bekende fout in het huidige sollicitatieproces is volgens het boek ‘de verwaarlozing van het inwerken’. ‘Ondanks de aanwezigheid van buddy’s en introductieprogramma’s lopen nieuwe medewerkers regelmatig verloren rond in een organisatie of kunnen niet aan de slag. Misschien is het wel de grootste misvatting over instroom: dat het proces eindigt na het tekenen van het contract.’
‘Misschien is het wel de grootste misvatting over instroom: dat het proces eindigt na het tekenen van het contract.’
Oplossing: Het belang van goede onboarding heeft de laatste jaren steeds meer aandacht gekregen. Maar het advies van Seijsener en De Wit is desondanks onconventioneel: laat de nieuwe medewerker gewoon zelf zijn eigen inwerkplan schrijven. Waarom? ‘Het antwoord is kort: het draait om de nieuwe medewerker. Het is voor hem of haar een leuke, verrassende opdracht om na te denken over het inwerken. Het leidt de nieuwe kracht ertoe zich nog concreter een beeld te vormen wat hij of zij komt doen. Een dagdeel meelopen, een aantal gesprekken voeren met toekomstige collega’s, kunnen onderdeel zijn van dit proces.’
‘Het is voor de nieuwe medewerker een leuke, verrassende opdracht om na te denken over het inwerken.’
Voordelen? ‘De komst van de nieuwe collega blijft levend en personen kunnen meer aan elkaar wennen en op elkaar aangesloten blijven. Er ontstaat geen ‘radiostilte’ tussen contracteren en start. En als de kandidaat zijn eigen inwerkprogramma schrijft, komt er meer zicht op de verschillende, en op punten mogelijk ook tegenstrijdige, verwachtingen. Voordat het contract echt ingaat, bestaat nog een kans vergissingen van allerlei aard op het spoor te komen.’
Fout 5: Wezenlijk contact wordt verloren
De vijfde generieke fout in het sollicitatieproces gaat over een fase die doorgaans niet meer tot het terrein van de recruiter wordt gerekend: de tijd dat de nieuwe medewerker productief wordt. ‘Soms valt de baan tegen of komt de nieuwe medewerker niet uit de verf. Komt dit pas ter sprake als een contract niet wordt verlengd of de nieuwe kracht diens ontslag indient? Dan is het te laat en zijn alle inspanningen verloren. Het is extra kwalijk als dit een patroon blijkt te zijn.’
‘Werkgever en medewerker bewijzen elkaar geen dienst als 1 van de 2 de arbeidsverhouding als ‘matig’ kwalificeert.’
Oplossing: Volgens Seijsener kun je zulke tegenvallers voorkomen door bijvoorbeeld al in het sollicitatiegesprek een eerste situatie te creëren dat toekomstige collega’s zich in elkaars bijzijn over elkaar uitspreken in termen van kansen en risico’s. Wat denken en voelen de betrokkenen: in hoeverre gaat iemand het (niet) goed doen in baan of opdracht? Eerlijkheid moet daarbij voorop staan, zegt hij, om tegenvallers achteraf te voorkomen. ‘Een grote vijand van een uitstekende match is een redelijke match. Ons punt is dat werkgever en medewerker elkaar uiteindelijk geen dienst bewijzen met een arbeidsverhouding die door één van de partijen als ‘matig’, ‘gaat wel’ of ‘wel goed’ wordt gekwalificeerd.’
Conclusie: we kunnen op water rijden
Maak je met hun aanpak nooit meer een fout in het sollicitatieproces? ‘Helaas valt deze garantie niet te geven’, aldus Seijsener. Maar het is volgens hem wel goed de 5 generieke fouten stevig te overdenken. En dan vervolgens verandering door te voeren. ‘Dienstverleners die baat hebben bij het huidige sollicitatieklimaat, kijken met argusogen naar verandering. Het is als oliemaatschappijen die hun best doen om te voorkomen dat het grote publiek te weten komt dat auto’s prima op water kunnen rijden. Wij willen graag dat alle werkgevers en werkenden weten dat op de arbeidsmarkt, spreekwoordelijk, op water gereden kan worden.’
Meer weten? Doe de leergang
Op 16 maart gaat weer de Leergang Recruitment van start, een praktische recruitmentopleiding waar je in 2×2 dagen alles leert om kandidaten te vinden en in beweging te brengen, uitgaande van je eigen recruitmentkracht. Schrijf je nu in en ga gratis naar Werf& Live.