Word je plots overvoerd met sollicitaties van kandidaten die eigenlijk geen enkele kans hebben om te worden aangenomen? In deze tijden van coronacrisis zal het vaker voorkomen dan voorheen. De oplossing? ‘Proactief ontmoedigen‘, zegt Dr. John Sullivan, die op 1 oktober keynote spreker is op Werf& Live. Oftewel: ongeschikte kandidaten afschrikken. ‘Zo vermijd je het verspillen van de tijd van de recruiter (en van de kandidaat), en tegelijk ook juridische risico’s.’
Volgens onderzoek uit 2019 voldeed 42% van de cv’s niet aan de functie-eisen.
Maar hoe doe je dat dan, zonder dat je de goede kandidaten van je verjaagt? De functie-eisen opschroeven dan maar? Dat kan. Volgens onderzoek van Robert Half voldeed in 2019, dus nog ver vóór de coronacrisis, maar liefst 42 procent van de ingestuurde cv’s níet aan de in de vacature geschetste eisen. En bij organisaties met sterke werkgeversmerken zal volgens schatting van Sullivan minstens de helft van de kandidaten geen enkele kans maken om door de eerste selectie heen te komen. En daar moet je dus eigenlijk iets aan doen, stelt hij.
Hooguit een kwart ongeschikt
Volgens de recruitmentgoeroe moet je ernaar streven dat niet meer dan ongeveer een kwart van de sollicitanten als ‘ongeschikt’ wordt beoordeeld (dat wil zeggen: niet voldoend aan alle vereiste kwalificaties). Zulke kandidaten kosten immers ook veel tijd en staan zo een goede candidate experience in de weg voor de sollicitanten die je wél aandacht wilt geven. Bovendien: hoe meer mensen je moet afwijzen, hoe meer vragen je zult krijgen, en mogelijk zelfs rechtszaken, zegt hij. ‘En als deze kandidaten ook nog eens je klanten zijn, kan het je ook omzet schelen.’
‘Je kunt het aantal “ongeschikte” sollicitanten verminderen, zonder ook maar één kandidaat te beledigen.’
Met andere woorden, stelt hij: ‘Recruitmentleiders moeten beseffen dat het je veel tijd, kosten en risico’s kan schelen als je zorgt dat ongekwalificeerde kandidaten nooit zullen solliciteren.’ Gelukkig kunnen ze hun licht opsteken bij de sales-afdeling om te kijken hoe dat moet, zegt hij ook. ‘Klanten ontmoedigen die weinig omzet opleveren en veel onderhoud vergen is daar al jaren standaardgebruik. De slimme les die hier te leren is: je kunt het aantal “ongeschikte” sollicitanten sterk verminderen, zonder ook maar één potentiële kandidaat te beledigen.’
13 manieren om kandidaten af te schrikken
Hoe je dat dan precies doet? Goede voorbeelden in de recruitmentbranche zijn schaars, aldus Sullivan. ‘Eigenlijk is Google de enige die hier opvalt.’ Toch noemt hij 13 manieren om mínder kandidaten aan te spreken:
#1. Maak helder dat je geen open sollicitaties accepteert
De grootste groep aan ‘geen-kans-kandidaten’ zijn de open sollicitaties, denkt hij. Recruiters krijgen ze immers lang niet altijd onder ogen, ze belanden in het ‘zwarte gat’ van het ATS, waar ze zelden uit naar boven komen. Er is geen wettelijke reden om open sollicitaties te accepteren, dus kun je aan sollicitanten best duidelijk maken dat ze alleen in aanmerking komen als ze reageren op een specifieke vacature. Daar kun je ook je ATS makkelijk op inrichten.
#2. Maak je vacatures minder vaag
Vacatures zijn vaak nog ‘vagatures’, waarbij functievereisten zo onduidelijk zijn opgesteld dat iedereen wel kans denkt te kunnen maken. Als je de vereisten meer precies en exact maakt, scheelt dat, zeker als je daar nog een zinnetje aan toevoegt als: ‘We nemen alleen sollicitaties in behandeling die aan 100% van alle eisen voldoen.’
#3. Limiteer het aantal sollicitaties
Sommige kandidaten solliciteren bij wijze van spreken op alles wat los en vast zit. Hen kun je bijvoorbeeld het aantal sollicitaties per maand beperken. Dit is een praktijk die Google al in uitvoering brengt.
#4. Gebruik alleen de beste bronnen
Als je een datagedreven benadering kiest, weet je op een gegeven moment welke bronnen de beste kandidaten opleveren. Daarmee kun je nauwer bepalen waar je jouw vacature kenbaar maakt. Op een niche jobboard heb je doorgaans bijvoorbeeld een grotere kans op een goede match dan op een meer generieke vacaturebank. Net zo kun je ervoor kiezen je vacature niet langer zichtbaar te maken op plekken die weliswaar veel respons, maar weinig kwaliteit opleveren.
#5. Verkort je vacatureperiode
Onderzoek laat zien dat bijna 50% van je sollicitanten al binnenkomt in de eerste week na publicatie van de vacature. Door je eigen data te analyseren, kun je erachter komen of het vaak voorkomt dat na die ene week nog kwalitatieve kandidaten zich melden. Zo nee? Verkort dan de tijd dat vacatures open staan tot ongeveer een week, adviseert Sullivan.
#6. Maak duidelijk hoe hoog de lat ligt
Geef sollicitanten zoveel mogelijk details over je recruitmentproces. Het helpt niet alleen om de stress onder sollicitanten te verlagen, het laat aan de beste kandidaten ook meteen zien hoe serieus je hen neemt. En kandidaten die zelf ook best weten dat ze geen kans maken, zullen zich erdoor laten afschrikken.
#7. Werp drempels op
Een andere manier om potentiële, maar ongeschikte sollicitanten te ontmoedigen is door drempels op te werpen. Neem bijvoorbeeld informatie op die toevallige sollicitanten tot heroverweging zal besluiten, zoals de slaagkans bij een sollicitatie. Of benoem welke tests je gebruikt om de juiste sollicitanten te selecteren. Dat zal mensen afschrikken die nu al weten dat ze zulke testen niet zullen halen.
#8. Geef een realistic job preview
Een van de beste manieren om ongewenste kandidaten te ontmoedigen is door zo realistisch mogelijk te zijn over wat de baan precies inhoudt. Dit doe je vooral op je eigen werkenbij-site, dus heeft het zin om sollicitanten vooral daar te laten solliciteren. Gebruik daar bijvoorbeeld een video waarin je kandidaten alle potentiële aspecten van de baan uitlegt die een mogelijke dealbreaker voor hen zouden kunnen zijn.
#9. Gebruik goede jobboards
Wil je ongewenste sollicitanten afschrikken? Zet je vacature dan niet op jobboards die het makkelijk maken om te ‘spammen’. Sommige vacaturesites laten werkzoekenden wel heel makkelijk hun cv rondspreiden. Dat lijkt misschien aantrekkelijk, maar zorgt ook ervoor dat je systeem ‘verstopt’ raakt. Als je alleen kandidaten wil die specifiek voor jouw organisatie kiezen, kun je zulke algemene sites maar beter vermijden, stelt Sullivan.
#10. Maak duidelijk dat je niets vergeet
Er staat natuurlijk geen straf op een ongewenste sollicitatie. Maar je kunt werkzoekenden wel duidelijk maken dat je een formeel proces hebt voor ‘slecht gedrag’ van sollicitanten, zoals: liegen, niet op afspraken verschijnen of solliciteren op banen waarvoor je niet geschikt bent. Als je zulke mensen ‘tagt’, zullen ze minder snel zulk gedrag vertonen, verwacht Sullivan.
#11. Test hun kennis van de organisatie
Wil je alleen kandidaten die echt kiezen voor jóúw organisatie? Geef ze dan vrij vroeg in het proces een soort test om hun kennis van je organisatie te testen. Dat heeft bovendien het voordeel dat ze gemiddeld beter voorbereid op sollicitatiegesprek komen.
#12. Vraag een formulier in te vullen
Waarschijnlijk is dit de makkelijkste manier om mensen te ontmoedigen om te solliciteren: vraag hen nog een extra formulier in te vullen. Dit heeft twee voordelen: je komt al snel meer te weten over de kandidaat, én je ontmoedigt mensen die eigenlijk weinig interesse hebben. Het heeft natuurlijk ook een nadeel: het zal mogelijk ook leiden tot het afhaken van sollicitanten die je waarschijnlijk wél had willen ontmoeten.
#13. Maak het meer dan 5 minuten
Er is veel onderzoek dat aangeeft dat als het langer duurt dan 5 minuten om te solliciteren, het aantal sollicitanten drastisch afneemt. Als je mensen wilt ontmoedigen die overal maar solliciteren, kun je dus maar beter zorgen dat je proces langer dan die 5 minuten duurt. Al geldt hier natuurlijk ook het bezwaar uit het vorige punt: ook goed gekwalificeerde kandidaten kun je hiermee afschrikken…
Conclusie
In het begin van dit jaar zou het wel gekkenwerk zijn geweest om te besluiten om kandidaten te ontmoedigen, aldus Sullivan. Maar nu het aantal sollicitanten weer fors toeneemt, wordt het volgens hem weer tijd om meer te focussen op kwaliteit. En daarbij is het belangrijk de balans te zoeken tussen enerzijds snel (ongeschikte) sollicitanten te willen afwijzen, maar anderzijds wel ervoor te zorgen dat je daarbij ook geen geschikte kandidaten kwijtraakt.
Meer weten?
Dr. John Sullivan is een van de allergrootste autoriteiten in de recruitmentwereld. Dit jaar maakt hij voor het eerst zijn opwachting op Werf& Live. En via een (gratis) live stream kan iedereen erbij zijn! Meld je dus hier (gratis) aan om het helemaal te horen.
Lees ook
- Werf& Live was weer een succes – en dit zijn de foto’s (+ aftermovie!)
- Bezorgt corona het actief sourcen van kandidaten de wind in de rug?