Bedrijven moeten winst maken, anders gaan ze ten onder. En daarvoor moeten ze efficiënt opereren, voortdurend innoveren en steeds vooruitlopen op de behoefte van de klant. Dat geldt dus ook voor partijen die het recruitment van andere organisaties overnemen. En dit geldt allemaal over het algemeen veel minder voor intern recruitment.
Ik ben steeds meer gaan inzien hoe matig interne recruiters presteren.
Door de jaren heen ben ik steeds meer gaan inzien hoe matig interne recruiters presteren vergeleken met zogeheten Recruitment Process Outsourcing-organisaties. Interne recruiters proberen hun baan vaak te rechtvaardigen door deze af te schilderen als essentieel voor het succes van de organisatie. Maar in mijn ervaring zien senior managers hen zelden zo. Krijgen zij het alternatief voorgelegd van een externe leverancier, en de verwachte kosten en kwaliteit blijken daarvan (ongeveer) gelijk, dan dringen ze zelden aan op behoud van de interne functie.
Naar behoefte aan- of uitzetten
Tot het moment dat wereldwijd het coronavirus toesloeg, hadden bijna alle grote organisaties nog wel een interne recruitmentfunctie. Momenteel onderzoeken veel managers echter of deze interne recruiters nog wel toegevoegde waarde hebben en of ze nog wel nodig zijn. Veel recruitmentafdelingen zijn de afgelopen tijd – om economische redenen – al geschrapt of afgeslankt. Dat is een bekend fenomeen in economisch mindere tijden. Veel organisaties zien recruitment als een functie die je naar behoefte kunt aan- of uitzetten.
Recruitment is doorgaans een nogal reactieve functie.
Recruitment is doorgaans een nogal reactieve functie. Organisaties kijken vooral hoe snel vacatures worden ingevuld en of hiring managers tevreden zijn. Zolang er niemand klaagt, is er intern meestal weinig aandacht voor. Dit betekent dat recruitmentmanagers doorgaans ook hard moeten vechten om budget te krijgen voor innovaties en dat er weinig prikkels zijn om een efficiënte, proactieve functie op te zetten.
De hamvraag
Dat brengt ons op de hamvraag: hebben bedrijven überhaupt wel interne recruiters nodig? Of kunnen ze hun werving net zo goed – of misschien zelfs: beter – door een externe leverancier laten uitvoeren? Doen interne recruiters iets wat een externe leverancier niet kan? Of kunnen ze het goedkoper, maar met dezelfde of hogere kwaliteit en snelheid? Kunnen ze kandidaten van een hoger kaliber leveren?
Kunnen interne recruiters werkelijk kandidaten van een hoger kaliber leveren?
Enkele gedachten hierover:
#1. Wie heeft de kennis van de cultuur?
Recruiters die op de loonlijst staan, zouden uitgebreide kennis moeten hebben over de bedrijfscultuur, de succescriteria en over wat vacaturehouders zoeken in kandidaten. Hoe dieper en meer onderbouwd deze kennis, hoe meer ze die kunnen herhalen, verfijnen en aan anderen leren. Als je interne recruitmentfunctie uitstekend werkt, kan dit een team deskundige en getrainde recruiters opleveren die aan de hand van big data en analyses toptalent kunnen vinden en aantrekken. De duur van het dienstverband en de betrokkenheid bij de cultuur kunnen zich hier uitbetalen.
Externe recruiters hebben soms geen toegang tot gegevens die een interne recruiter wel heeft.
Externe functies zullen altijd moeite hebben om deze mate van intimiteit met hun klanten te bereiken – zelfs als ze op dezelfde locatie zijn gevestigd. Soms is dit omdat hun medewerkers minder gemotiveerd zijn om deze informatie te verzamelen, soms is het omdat ze snel worden gewisseld. Daarnaast hebben externe recruiters soms geen toegang tot gegevens die een interne recruiter wel heeft. Slotsom: 1-0 voor de interne recruiter.
#2. Wie levert de beste?
Wie levert eigenlijk de beste kandidaten, de interne of de externe recruiter? Daarover is gek genoeg maar weinig bekend. Beoordelingen in organisaties zijn altijd politiek. Veel RPO-organisaties beschikken over uitgebreide gegevens over hun processen en resultaten. Om aan te tonen dat ze beter zijn, zouden interne recruiters deze gegevens ook moeten verzamelen en analyseren. Gebrek aan gekwalificeerde medewerkers en budget maakt dit echter zeer lastig.
Gebrek aan gekwalificeerde medewerkers en budget maakt het lastig gegevens te verzamelen.
Bovendien hangt de kwaliteit van het werk van externe leveranciers af van hoeveel vertrouwen ze krijgen van het management binnen bedrijven. Onzekere leiders zien externe leveranciers als een bedreiging en kunnen onbewust hun effectiviteit ondermijnen. Of de externe aanbieder krijgt zoekopdrachten waarin het interne team niet is geslaagd. Maar hoe dan ook: hier valt geen winnaar aan te wijzen. Het blijft 1-0 voor de interne recruiter dus.
#3. Wie is het meest efficiënt?
Efficiënt zijn en blijven betekent: voortdurend je operational excellence verbeteren, de juiste technologie inzetten, toegang hebben tot gedetailleerde marktinformatie, hiring managers coachen en het beeld opbouwen dat je werkelijk waarde toevoegt met de kwaliteit van het talent dat je plaatst.
Interne functies zijn in mijn ervaring zelden erg efficiënt. Het management wisselt er vaak, budgetten zijn er klein.
Wie presteert op dit gebied het beste? Interne functies zijn in mijn ervaring zelden erg efficiënt. Het management wisselt er vaak, budgetten zijn er klein. Hierdoor is er weinig tot geen continuïteit in strategische planning, geen toezicht op procesverbeteringen en weinig gelegenheid of budget om technologieën te kiezen, te installeren, en te verbeteren. De meeste organisaties waarmee ik werkte, veranderen hun processen, procedures en technologie met de komst van elke nieuwe leidinggevende. Plannen waaraan maanden is gewerkt, belanden zonder pardon in de prullenbak. Op dit punt is de externe leverancier dus duidelijk in het voordeel. Ze kunnen plannen voor de lange termijn, uitgeven wat nodig is om de beste talenten aan te trekken en tools inzetten die de snelheid en efficiency verhogen. Kortom, de tussenstand is: 1-1.
#4. Wie prikkel je het best?
Ook recruiters moet je trainen, behouden en prikkelen om te presteren. Net als iedere andere medewerker. Maar hoe doe je dat het beste? Voor interne recruiters geldt meestal dat ze gehouden zijn aan traditionele beloningsstructuren. Op efficiëntie gebaseerde bonussen, of andere beloningen voor bijzondere prestaties? Ze zijn er zelden mogelijk. Net als de optie om inefficiënte om incompetente recruiters (snel) te ontslaan.
Ook recruiters moet je trainen, behouden en prikkelen om te presteren. Net als iedere andere medewerker.
Externe recruitmentbureaus zijn hier duidelijk in het voordeel. Waar interne recruiters kunnen overleven door een paar hiring managers in te palmen, of zich te gedragen als een goede bureaucraat, kunnen externe bureaus veel sneller reageren en échte prestaties belonen. Dus: 2-1 voor de externe recruiter.
#5. De finale: wie innoveert het meest?
Wil je efficiënt en kosteneffectief de beste kandidaten werven en selecteren? Dan is technologie tegenwoordig onmisbaar. Helaas hebben interne recruitmentafdelingen zelden budget of vakkundig personeel om technologieën goed te evalueren, te installeren en uit te voeren.
RPO-bureaus zien technologie als essentiële investering in hun toekomst.
Hoe anders is dat bij RPO-bureaus. Zij zien technologie als essentiële investering in hun toekomst. Ze huren technische experts in om de beste tools te kopen of te ontwikkelen, om zo de kosten en het personeel te beperken en de efficiency te verhogen. Ze leiden hun medewerkers op om met de tools te werken en gebruiken automatisering om recruiters vrij te maken zodat ze meer tijd hebben om kandidaten te werven. Juist dit soort bureaus zijn vaak voorloper geweest, bijvoorbeeld op het gebied van videosollicitaties, assessmenttests en candidate relationship management. Dus ook hier: weer een punt voor de externe recruiter.
Einduitslag: 3-1
Gezien de pandemie, de daaruit voortkomende personeelskrimp en het toenemende aantal thuiswerkers en virtuele medewerkers zijn er weinig overtuigende factoren voor het behoud van interne functies. Ze bieden over het algemeen weinig wat ze echt onmisbaar maakt. Organisaties kunnen beter goed onderhandelen over outsourcingcontracten op basis van prestaties. Door externe recruiters toegang te bieden tot hiring managers kunnen bedrijven de administratieve lasten en loonkosten van hun interne recruiters uitbannen. En zo kunnen ze de functie terugbrengen tot enkele tussenpersonen en vendormanagers. Zonder iets aan kwaliteit in te leveren.
Over de auteur
Dit artikel is een bewerking van een artikel dat Kevin Wheeler al in 2011 schreef, en recent actualiseerde. Wheeler is bekend spreker, futurist en auteur op het gebied van talent management, human capital acquisition en learning & development. Hij is onder meer oprichter van the Future of Talent Institute.