Sourcing is steeds belangrijker geworden voor de hedendaagse recruiter. Want wie gaat er nu bij een vacature niet eerst op LinkedIn op zoek naar geschikte kandidaten, om hen vervolgens te proberen te verleiden met een even persoonlijke als zoetgevooisde boodschap? En andersom geredeneerd: welke geschikte kandidaat gaat er nu nog niet vanuit dat hij of zij vanzelf wel benaderd wordt voor die nieuwe unieke uitdaging die hem of haar op het lijf geschreven is?
De sourcingsdruk is het afgelopen jaar gestegen tot ongekende hoogte.
De sourcingsdruk is het afgelopen jaar dan ook gestegen tot ongekende hoogte. Oftewel: nooit eerder kregen zoveel personen uit de Nederlandse beroepsbevolking minimaal 1 keer per kwartaal een telefoontje of LinkedIn-verzoek van een recruiter. Een aantal dat in 2022 steeds groeide. En een ontwikkeling die recruiters ook veel hoofdbrekens kostte. Want al die potentiële kandidaten vinden en ze vervolgens benaderen met een persoonlijke boodschap, dat kost behoorlijk wat tijd. En steeds meer, nu het drukker wordt op de sourcingsmarkt, en ook andere recruiters strijden om de aandacht van de schaarse kandidaat.
TMS
Een trend die ook opviel bij de jobmarketeers en ‘recruitment improvers‘ van Brockmeyer. En dus besteedden ze een groot deel van hun tijd afgelopen jaar aan de ontwikkeling van een volledig geautomatiseerde sourcingstool, die recruiters het vele handwerk zoveel mogelijk uit handen neemt. In december 2022 maakten ze het resultaat daarvan wereldkundig, toen Sanne Grave de eerste presentatie van TMS (Talent Management Solutions) gaf, tijdens het laatste evenement van Recruiters Connected van 2022, in Het Industriegebouw in Rotterdam.
Een verkeerde naam in de InMail kopiëren? Dat kan niet meer.
Zelf kandidaten zoeken? Het is niet meer nodig. Je voert in aan welke eisen je ideale werknemer moet voldoen, en de tool struint vervolgens zelf LinkedIn af op zoek naar geschikte kandidaten. Hen vervolgens allemaal persoonlijk benaderen? Dat kan nog wel, maar hoeft ook niet meer. Je kunt ook kiezen voor een gestandaardiseerde uitnodiging, waarbij de tool automatisch de naam van de beoogde connectie invoert. Een verkeerde naam in de InMail kopiëren (o, schande!) kan dus ook al niet meer.
Volledig automatisch
Eigenlijk is met de tool ‘sourcing volledig automatisch gemaakt’, aldus director of sales & marketing Thorwald Nienhuis. Eerste-, tweede- of zelfs derdegraads connecties, je stuurt ze eenvoudig een connectieverzoek ermee. Een verzoek waar gemiddeld veel meer op wordt gereageerd dan een InMail, zo blijkt. Waar de laatste categorie een responsratio van zo’n 3 tot 5 procent kennen, is dat bij de connectieverzoeken wel 50 tot 60 procent. ‘Beetje afhankelijk van de functie en wie je uitnodigt’, aldus CEO Maurits Pater. ‘En natuurlijk van wat je in je boodschap zet. Daar kun je mee spelen om een hogere acceptatie te krijgen.’
‘Eigenlijk alle handelingen die een recruiter nu handmatig doet hebben we in feite gerobotiseerd.’
Beter dan het met hagel schieten wat een InMail vaak is, stelt Nienhuis (foto). De tool is volgens hem dan ook ontwikkeld ‘vanuit de gedachte dat je eerst autoriteit moet opbouwen bij kandidaten, voordat je een relatie met ze kunt aangaan.’ Het systeem is namelijk niet alleen bedoeld om snel connectieverzoeken af te handelen, maar je kunt er ook je content mee plannen, ‘tot wel een maand vooruit’, berichten mee posten, en kijken wie daarop reageert. Ook kun je jouw reacties op reacties van kandidaten weer automatiseren. ‘Eigenlijk alle handelingen die een recruiter nu handmatig doet hebben we nagebootst en in feite gerobotiseerd.’
Recruiter Seat overbodig?
Veel van wat de tool kan, kun je ook met een Recruiter Seat van LinkedIn, erkennen beiden. Toch maakt de tool zo’n Seat niet overbodig, ze zien het meer als aanvulling erop. Een add-on, zoals Pater het noemt. ‘Je kunt geautomatiseerd een selectie van kandidaten maken, die importeren en die dan automatisch een uitnodiging sturen. Maar als je geen Recruiter Seat hebt, wordt het natuurlijk wel moeilijker om een goede query te maken naar de kandidaten die je wilt sourcen.’
Continu namen aanpassen? Sequences van antwoorden maken? De tool neemt het van je over.
Het gaat er dan ook vooral om, benadrukt Nienhuis nog maar eens, om al het handmatige werk dat de Recruiter Seat nu nog van je vraagt automatisch uit te laten voeren. Handmatig InMails sturen? Continu namen aanpassen? Sequences van antwoorden aanmaken? De tool neemt het van je over, uit naam van jou als werkgever. Je hoeft het maar één keer in te regelen. En je kunt bijvoorbeeld kandidaten ook meteen een afspraak in je agenda laten maken, of de vacature mee sturen. ‘Als je er een linkje van kunt maken, kun je het in je boodschap zetten. En zo direct contact met de kandidaat hebben.’
Autolikes
‘Stel: je zoekt een financieel medewerker in een bepaalde regio’, legt Pater uit. ‘Dan maak ik eerst een zoekopdracht aan op basis van skills, niveau, bedrijfstak. Die lijst importeren wij dan in TMS, waarna de tool al die interessante profielen gaat opsporen en inladen. Ondertussen maken we een berichtenstroom aan naar die kandidaten, al dan niet samen met de opdrachtgever. Daarna start TMS met het sturen van InMails en connectieverzoeken, gestructureerd, tot 25 per dag.’ De tool synchroniseert ook meteen met LinkedIn. ‘Dus je kunt in het systeem reageren, en ziet het dan ook in je eigen berichtenstroom op LinkedIn terug.’
Met de tool wordt het een peulenschil om snel een netwerk in een bepaalde groep op te bouwen, stelt Nienhuis. En aan hen kun je dan je eigen verhaallijn vertellen. ‘Je bouwt een database op met interessante profielen die je steeds weer opnieuw kunt benaderen.’ Elk bedrijf dat op de tool wordt aangesloten krijgt bovendien een eigen community. ‘De tool geeft vervolgens de berichten van iedereen in de community in het eerste kwartier na plaatsing automatisch een like. Zo’n autolike zorgt vervolgens weer ervoor dat hij in meer tijdlijnen terug te zien zal zijn.’
‘Jje wil natuurlijk wel dat iemand weet wat namens hem of haar verzonden wordt.’
De tool maakt het ook mogelijk uit naam van een collega een bericht te sturen. Handig, voor het eerstegraads netwerk, wat voor de ontvanger altijd een warmere band met zich meebrengt. ‘De collega hoeft dan alleen nog maar even op approved te duwen. Want je wil natuurlijk wel dat iemand weet wat namens hem of haar verzonden wordt. Maar zo kun je dus wel makkelijk een veel grotere groep bereiken, en – volledig geautomatiseerd – gaan sourcen binnen de connecties van al je collega’s.’ Feitelijk maakt dit TMS ook geschikt om als referraltool in te zetten, aldus Nienhuis.
Geen dagtaak meer
Als talent sourcer is het vaak een dagtaak om alle berichten met kandidaten uit te wisselen. ‘Hier zijn het er maximaal 25, dat houdt het ook schoon en te overzien’, aldus Pater (foto). ‘En de meeste berichten kun je gewoon van tevoren al via templates klaar hebben staan. Je krijgt een notificatie als je een reactie krijgt die meer is dan alleen een acceptatie van een connectie, en dan kun je meteen reageren. Al die berichten zitten er dus ook gewoon in.’
‘Je hoeft niets meer over te tikken vanuit LinkedIn naar je ATS.’
De tool is te koppelen met een aantal ATS’en en CRM’s zoals Hubspot, vervolgt hij. ‘Je kunt dus met een centraal systeem werken, en dan kan iedereen erbij en de hele verdere candidate flow afhandelen. TMS synchoniseert eigenlijk jouw LinkedIn. Je hoeft niets meer over te tikken vanuit LinkedIn naar je ATS.’ In de huidige krapte een ideale tool om je jobmarketing te versterken, aldus Nienhuis. ‘Je moet nu echt innovatiever zijn om kandidaten op je vacatures binnen te krijgen. Daar past deze tool volgens mij goed bij.’
5 tot 7 touchpoints
Jobmarketing is nog steeds belangrijk, onderstreept Pater. ‘Een vacature adverteren op de juiste kanalen is nog steeds hard nodig. Maar als je bij ons een vacature uitzet gaan we ook kijken: hoeveel van de doelgroep zitten er eigenlijk op LinkedIn? En die kun je dan ook met deze tool benaderen. Zo zorgen we gemiddeld voor een hogere en snellere invulling van vacatures. Dat onderscheidt ons denk ik wel van onze collega’s.’
‘Een vacature adverteren op de juiste kanalen is nog steeds hard nodig.’
‘Als je bedenkt dat 5 tot 7 touchpoints nodig zijn voordat een kandidaat gaat solliciteren, kan dit een optimale tool voor een werkgever zijn’, denkt ook Nienhuis. ‘Het past bij hoe de arbeidsmarkt op dit moment is. Kandidaten die ook maar lijken te gaan bewegen, worden al direct gesourcet. Met deze tool kun je dat sneller en beter dan ooit.’
Uren besparen
Hoe ze de tool zouden samenvatten? Nienhuis: ‘Recruiters hebben het vaak druk. Dit scheelt megaveel handelingen. Bespaar uren zoeken naar geschikte kandidaten. En bespaar ook vooral op tijd om berichten te sturen.’ Het is niet zo dat talent sourcing altijd alles oplost, benadrukt hij nog maar eens. ‘Het is iets wat er zeker bij hoort. Maar je hebt ook jobmarketing nodig om een bredere groep aan te spreken. Al is dit natuurlijk wel een mooie, gerichte manier om kandidaten kenbaar te maken dat je een bepaalde vacature hebt.’
‘Jobmarketing is door de krapte nu wat moeilijker. Met dit product kunnen we dat proces weer versnellen.’
Pater: ‘Dit is een goede aanvulling op ad hoc werving, denken wij, in deze krappe tijden. Wij doen nog steeds bijna 30.000 ad hoc campagnes of vacatures per jaar. Deze tool kan heel goed helpen om de resultaten daarvan verder te verhogen. Jobmarketing is door de krapte nu wat moeilijker. Met dit product kunnen we dat proces weer versnellen.’ Een product dat volgens hem interessant is voor zowel het grootbedrijf als de spreekwoordelijke bakker om de hoek. ‘We kunnen het allemaal voor je regelen. De query, de content flows, tot het antwoorden en filteren van de kandidaten aan toe. Alleen de laatste selectie laten we bij de klant. Die kan dat immers het best beoordelen.’