Als middelgroot bureau meedoen bij grote klanten. Opboksen tegen de bekende, corporate bureaus. VONDERS, recruitmentbureau in de infra-techniek, doet het gewoon. Met een ambitieus vriendenteam en de inzet van de goede recruitmenttechnologie is het bureau al 6 jaar op rij winnaar van een FD Gazelle-award, ook mede dankzij mooie namen in hun klantenportefeuille zoals VolkerWessels, BAM, Gemeente Amsterdam, en de Provincie Utrecht.
‘In de huidige arbeidsmarkt is het echt buffelen om kandidaten te vinden.’
Hun Rotterdamse directheid zal zeker een rol spelen in dat succes, zegt Peter Marinussen die het recruitmentbureau in 2013 samen met 3 compagnons in Bergschenhoek oprichtte. Inmiddels is VONDERS uitgegroeid tot een team van 20 consultants waarbij plezier maken én samen successen behalen de boventoon voeren. Maar ook technologie van doorslaggevend belang is. ‘In de huidige arbeidsmarkt is het echt buffelen om kandidaten te vinden’, aldus Marinussen. ‘Als je weinig ondersteund wordt door automatisering, ben je genoodzaakt het grootste deel van je tijd te besteden aan handmatig sourcen.’
Niet prikkelend genoeg
Dat houden recruiters momenteel geen jaren meer vol, ziet hij. ‘Dagenlang searchen en benaderen is voor veel van hen niet prikkelend genoeg. Als je hen langer aan je wilt binden, moet je zeker ook kijken naar hoe je het makkelijker en leuker kunt maken om succesvol te zijn. Zodat ze echt in contact kunnen staan met mensen in plaats van hele dagen berichten sturen of administratieve handelingen verrichten.’
‘We laten het systeem een paar minuutjes zien en dan wijst het zichzelf.’
Marinussen vond de eerste stap daartoe een paar jaar geleden bij de Applicant Tracking Software van Bullhorn. Kandidaat- en vacaturegegevens in spreadsheets bijhouden werd met de groei van het team steeds inefficiënter, en Marinussen – gesterkt door ervaring vanuit voorgaande banen in de flexbranche – weet goed wat hij wel en vooral ook wat hij niet zoekt in een ATS. ‘De hoeveelheid werk die je moet verzetten om tot een kennismaking met een kandidaat te komen is tegenwoordig zo groot dat het eigenlijk niet meer te doen is om alles handmatig te doen.’
Zelf customizen
Het gaat hem om een systeem dat recruiters kan ondersteunen, ‘zodat je op het juiste moment met de juiste persoon in contact komt. Vervolgens kun je van mens tot mens het verschil maken.’ Gebruiksvriendelijkheid staat voor hem dan ook bovenaan de prioriteitenlijst bij de keuze voor een ATS. En Bullhorn biedt dat, ziet hij. ‘Het systeem is zo intuïtief te gebruiken dat we nieuwe collega’s niet hoeven te trainen om ermee te werken. We laten het een paar minuutjes zien en dan wijst het zichzelf. Ze kunnen meteen aan de slag.’
Echt plug & play noemt hij het ATS, dat past bij VONDERS’ behoefte. ‘Het hielp ons direct vooruit. We kregen inzicht en konden makkelijk kandidaten toevoegen aan het systeem, communicatie en afspraken vastleggen, herinneringen instellen en meer. Tot op de dag van vandaag zijn we er erg tevreden mee.’ Marinussen neemt zelf de inrichting van het recruitmentsysteem voor zijn rekening bij het bedrijf. ‘Ook daarvoor is gelukkig geen technische kennis nodig. Naast het gebruiksgemak is het kunnen customizen van de workflow voor ons een groot pluspunt.’
Nu ook automation
Na de implementatie van het Bullhorn-ATS heeft VONDERS niet stilgezeten. Sinds het begin van dit jaar zijn ze bijvoorbeeld ook gestart met de inzet van Bullhorn Automation. Gezien de ongekend krappe arbeidsmarkt is het onvermijdelijk om te investeren in recruitmentsoftware die zorgt voor tijdswinst, een sneller proces en/of betere kandidaatbeleving, aldus Marinussen. En dus zet zijn bureau tegenwoordig bijvoorbeeld automations in om communicatie met kandidaten makkelijker en leuker te maken. Denk aan berichtjes als ‘gefeliciteerd met je nieuwe baan’ en ‘geniet van je verjaardag’.
Dankzij het persoonlijke contact en het gestroomlijnde proces haken nu minder kandidaten af.
Het verschil tussen een gemiddelde en ultieme kandidaatbeleving zit vaak in dit soort kleine dingen, zegt hij. Daarnaast gebruikt zijn bureau ook automatiseringen om kandidaten te informeren en ruis op de lijn zo beperkt mogelijk te houden. Uniforme communicatie moet onduidelijkheid en frustratie voorkomen, bijvoorbeeld over de registratie van uren. Ook verloopt het proces direct soepeler, wat Marinussen tot wel een dag tijdwinst oplevert bij de verloning. En niet onbelangrijk: dankzij het persoonlijke contact en het gestroomlijnde proces haken nu minder kandidaten af tijdens het selectietraject of in de pre- en onboardingfase.
Wat de toekomst brengt
Wat de toekomst brengt voor VONDERS? In elk geval nog meer groei, verwacht Marinussen. Al kampt het wel met uitdagingen als het werven en trainen van nieuwe recruitment consultants, en het op peil houden van de productiviteit en de efficiëntie. Slimme recruitmenttooling die meegroeit met de organisatie is hierbij volgens hem cruciaal. Hiermee kan het werk voor consultants ook inhoudelijk aantrekkelijk blijven: gevarieerder en ook makkelijker om succesvol te zijn. ‘Hoe meer succes je behaalt, hoe groter de drive in het team’, aldus Marinussen.
Hij verwacht daarmee nieuwe collega’s te kunnen aantrekken die verdere groei mogelijk maken. Maar daarmee is de automatisering nog lang niet ten einde, denkt hij. ‘Door de huidige war for talent, wordt plaatsingen realiseren steeds tijdsintensiever. Je kunt niet anders dan automatiseren, want anders gaat het al niet lukken om met hetzelfde team hetzelfde aantal plaatsingen te realiseren.’ VONDERS gaat de komende tijd Bullhorn Automation dan ook inzetten om hen te helpen in contact te komen met nieuwe kandidaten.
‘Wel wat spannender’
‘Dit is wel wat spannender’, aldus Marinussen. ‘Want je wil mensen niet irriteren en het zo persoonlijk mogelijk houden. Maar de functionaliteiten in Bullhorn bieden voldoende mogelijkheden om automatiseringen ook voor dit doel op een goede manier in te zetten’, denkt hij. Daarnaast kun je je eigen database met kandidaten veel makkelijker gebruiken als je het ATS en je automatiseringen goed inricht. ‘Nu gaan consultants vaak nog op zoek naar kandidaten via externe bronnen, terwijl er in de database wellicht al passende kandidaten zitten. Zonde natuurlijk!’
‘Knip het in kleine stukjes en vraag niet te veel van het team.’
Wat zijn tips zijn voor het implementeren van software? Hoe zorg je dat het team al die veranderingen omarmt? Marinussen: ‘Voer alleen veranderingen door die direct van toegevoegde waarde zijn. Als je het team eerst laat zien of ervaren wat een verandering hen oplevert, dan is het niet erg als ze daarvoor iets extra’s moeten vastleggen in het systeem. Knip het in kleine stukjes en vraag niet te veel van het team.’
Dit verhaal verscheen eerder op de site van Bullhorn.