Toen Martine Bom in 2019 als recruiter binnenkwam bij VolkerRail was er een vacature die al twee jaar openstond: onderhoudsspecialist groot materieel. Er was van alles aan gedaan om ze te vinden, tot bureaus aan toe, maar het lukte maar niet de geschikte kandidaat te vinden. Bom besloot daarop om maar eens in de werkplaats te gaan praten met mogelijk toekomstige collega’s van deze professional.
De mannen in de werkplaats gaven aan de drempel om te solliciteren vrij hoog te vinden.
Wat bleek? De mannen in de werkplaats gaven aan de drempel om te solliciteren vrij hoog te vinden. Een cv? Een sollicitatiebrief? Dat paste eigenlijk helemaal niet bij ze, gaven ze aan. Waarop Bom de aanpak veranderde. Het traditionele proces werd overboord gezet, en ingeruild voor open selectiedagen. Bij de eigen materieeldienst in Dordrecht mocht iedereen komen kijken. En er werd ook reclame gemaakt met een laagdrempelige insteek: ‘Machines kijken? Kom dan eens langs!’
Wie houdt van grote machines?
De open dag werd bekend gemaakt via een advertentie in de lokale krant, maar ook via sociale media. Via Facebook werden bijvoorbeeld specifiek mensen getarget die houden van ‘grote machines’ of ‘Formule 1’. ‘Mensen die misschien nog nooit van deze functie gehoord hebben, en er daarom normaal ook niet zo snel op zouden reageren. Maar nu wel laagdrempelig konden ontdekken dat het mogelijk toch iets voor hen zou zijn’, vertelt ze.
En er was nog een nieuw effect: ook medewerkers maakten ineens reclame. ‘Ze werden echt ambassadeur’, aldus Bom. En met resultaat. ‘We hebben op die open dag meteen een aantal koffiegesprekken ingepland. En uiteindelijk is de vacature die twee jaar openstond niet één keer vervuld, maar zelfs twee keer.’
Meer op de kandidaat gericht
Het voorbeeld tekent de verandering die de werving en selectie doormaakt bij VolkerRail, het onderdeel van familiebedrijf VolkerWessels dat met 1.100 medewerkers dagelijks werkt aan bouw en onderhoud van het spoor, sluizen, bruggen en op Schiphol. De traditionele aanpak van post & pray wordt steeds meer ingeruimd voor een meer moderne aanpak, waarin de behoefte van de kandidaat centraal staat.
De traditionele aanpak van post & pray wordt steeds meer ingeruimd voor een meer moderne aanpak.
Het is een ontwikkeling zoals momenteel veel organisaties die doormaken. Bom streeft daarin ook continu naar verbetering, zegt ze. Volgt webinars, leest blogs, laat zich graag inspireren. ‘Wat we nu doen is bijvoorbeeld een survey sturen naar alle sollicitanten. Hoe heb je het proces ervaren? Waar kunnen we nog verbeteren? We merken dat we mensen nog wel eens in het proces verliezen. Zo willen we continu blijven sleutelen.’
Selectiedagen
Het traditionele selectieproces bij VolkerRail bestond altijd uit drie rondes: een eerste gesprek, gevolgd door een tweede gesprek, en een assessment. Nu worden ook selectiedagen georganiseerd, waarbij je als kandidaat de volgende dag meteen de uitslag krijgt. ‘Veel hiring managers vinden het heavy om zóveel gesprekken achter elkaar te houden. Maar je wint er ontzettend veel tijd mee. En kandidaten vinden het ook fijn. De vacature voor uitvoerder hadden we zo in 9 dagen vervuld. Dat is echt razendsnel, dat duurde in het verleden echt veel langer.’
‘Hiring managers vinden het vaak heavy om zóveel gesprekken achter elkaar te houden.’
Vóór corona merkte Bom al vaker dat het wat traditionele sollicitatieproces van VolkerRail voor veel kandidaten te lang duurde. Ze haakten daardoor vroegtijdig af. De selectiedag heeft dat aantal flink teruggedraaid. En er was nog een voordeel, vertelt ze. ‘Als het kan plannen we op zo’n selectiedag ook een lunch met de toekomstige collega’s. Dat is positief voor de kandidaat, zo was mijn eerste gedachte: kan die alvast kennis maken. Maar het blijkt ook heel positief uit te pakken voor de huidige medewerkers. Die geven aan: we hebben eindelijk het gevoel óók een rol te hebben in de selectie. Daardoor verloopt het hele proces ook soepeler.’
Nog beter afwijzen
Met deze veranderingen is ze er echter nog niet, vertelt ze. Voor volgend jaar staat bijvoorbeeld op het programma om nog eens goed te kijken naar de afwijzingen. ‘Ik heb zelf aan bureauzijde gewerkt. Daar leerde je wel dat afwijzen een van de belangrijkste onderdelen van het recruitmentwerk is. Want als je iemand niet goed afwijst, kun je hem of haar eigenlijk nooit meer opnieuw bellen.’
‘We willen dat kandidaten die zijn afgewezen tóch een positief verhaal over ons blijven vertellen.’
En daarin valt voor VolkerRail nog wel een verbeterslag te maken, zo leert de survey onder sollicitanten. ‘Goed afwijzen ís ook heel moeilijk, maar de feedback die wij geven wordt niet altijd als positief ervaren. Daar wil ik volgend jaar nog wel iets aan gaan doen, bijvoorbeeld via workshops voor hiring managers. Zodat we hopelijk bereiken dat kandidaten die zijn afgewezen tóch een positief verhaal over ons blijven vertellen.’
Ook wil Bom in 2021 nog verder aan de slag met content: foto’s en filmpjes om het werk bij VolkerRail meer aan de markt duidelijk te maken. Alles om de candidate experience te verbeteren, zegt ze. ‘Je moet continu je manier van werven blijven verbeteren, zeker als het gaat om de schaarse technische profielen die wij vaak zoeken.’
Meer weten?
Dit verhaal kwam tot stand in samenwerking met auteur/ HR Business Partner / Docent Joost Seijsener, die adviseert over hoe sollicitatieprocessen te vernieuwen. In de vroege ochtend van 24 november is hij spreker tijdens een webinar ‘NK voor de recruiters, Mensen erbij, W&S 3.0‘, een interactieve workshop over het sollicitatieproces en het belang om dit vernieuwen. Klik hier voor alle informatie of om je meteen in te schrijven.