Van NOW-regelingen tot ontslagen en van vervallen opdrachten tot bureaus die volledig op thuiswerken overgingen: de afgelopen zes maanden zijn voor de meesten in de recruitmentbranche een behoorlijke achtbaan geweest. Hoe heeft de coronacrisis het werken veranderd? Bureau Velde, met zo’n 30 medewerkers in dienst, doet er een boekje over open, en benoemt wat voor hen de 4 grootste veranderingen waren:
#1. Doen wat nog wél kan
Egon Schilders (resource manager): ‘Ook wij zagen in het begin het werk teruglopen. Toch besloten we al snel: dit is geen tijd om stil te staan. En dus keken we vooral innovatief naar projecten die nog wél kunnen, zoals de verbetering van de interne processen. Daarnaast zijn de teams nauw in contact met elkaar gebleven met frequente meetings waarin ze continu afstemden welke projecten er liepen en wat de volgende stappen waren om toch in beweging te blijven.’
Ilona Elings (marketing en communicatie): ‘We besloten meteen in het begin om het marketingbudget gelijk te houden. De eerste weken hadden we minder inschrijvingen van kandidaten, maar dit trok gelukkig vrij snel bij. Het aantal vacatures daalde wel, maar het aantal reacties liep daarentegen juist op. Zeker na een persconferentie van Mark Rutte zagen we elke keer een stijging in conversies.’
‘Ik denk dat de communicatie met kandidaten al met al intenser is geworden.’
‘In onze vacatureteksten geven we altijd aandacht aan de ambitie van de opdrachtgever. Dit werd in deze coronacrisis nóg belangrijker. Hier haakt immers ook de gezondheid van het bedrijf in. Daarnaast zagen we dat voor sollicitanten thuiswerken en flexibele werktijden belangrijker werd. Waar mogelijk vermeldden we dit nu al in de vacaturetekst, terwijl dat voorheen pas later in het traject ter sprake kwam. En we werkten ook meteen met een eerste kennismaking via video. Ik denk dat de communicatie met kandidaten in de coronacrisis al met al intenser is geworden. Begrijpelijk, want het is ook best een stap om in zo’n onbekende situatie een overstap te maken.’
#2. Motivatie als sleutel tot succes
Elings: ‘Het is natuurlijk heel raar om van de ene op de andere dag thuis te zijn, in sommige gevallen met je hele gezin. Wat we vooral in het begin merkten is dat collega’s onderling vaker contact met elkaar hadden om even bij te praten. Daar hebben we op ingespeeld door bijvoorbeeld elke vrijdag een virtuele borrel te organiseren om samen de week af te sluiten.’
‘Ook hebben we een keer een pubquiz gedaan, en een ansichtkaart gestuurd, zodat je je collega’s in een lijstje kunt zetten. De start van een nieuwe collega ging via een collectieve videocall met taart. En na elk persconferentie kregen we ook bericht vanuit ons management over wat dit voor ons betekent.’
‘In ons dashboard hebben we ook ruimte gemaakt voor persoonlijke ontwikkeling.’
Schilders: ‘We waren voor de coronacrisis al bezig om een dashboard te ontwikkelen met hierin bijvoorbeeld onze KPI’s, de werkdruk, en zichtbaar maken waar business vandaan komt. In dat organisatiebrede dashboard hebben we ook ruimte gemaakt voor persoonlijke ontwikkeling. Verder hebben we projectteams samengesteld met verschillende functies om te kijken hoe verder ná de coronacrisis.’
#3. Meer contact met klanten
Elings: ‘Zeker in het begin van de coronacrisis merkte je dat iedereen ineens meer tijd had. Je merkte ook dat opdrachtgevers en kandidaten meer behoefte hadden aan advies. Opdrachtgevers vroegen zich af: is het nog wel verstandig om te werven? Kandidaten vroegen zich af: zal ik nu wel switchen van baan? En wat is er mogelijk qua contract? Er wordt meer tijd genomen dan vóór de coronacrisis. En er wordt meer aandacht gevraagd – en dus ook gegeven. Het contact is ook uitgebreider. Voorheen deden we veel met een telefoontje. Nu doen we veel meer met beeldbellen en WhatsApp.’
‘Het contact met de klant en de kandidaat is vooral intensiever geworden.’
Schilders: ‘Met name WhatsApp verhoogt de bereikbaarheid, hebben we gemerkt. Je hoeft niet meer langs elkaar heen te bellen of te mailen, als je even snel iets wil weten. Lang verhaal kort: het contact met de klant en de kandidaat is vooral intensiever geworden. Vertrouwen wordt sneller opgebouwd en onze rol verschuift meer naar die van kennispartner. Ook omdat je direct een kijkje in iemands huis krijgt. We hebben juist in deze tijd gemerkt dat het enorm veel oplevert als je open en eerlijk bent.’
#4. Anders werken
Schilders: ‘Zoals zoveel bedrijven hebben wij ook gemerkt dat het niet altijd nodig is om fysiek af te spreken. Daarnaast hebben we administratieve zaken onder de loep genomen: waar kunnen we efficiënter werken? We hebben onze database opgeschoond, ingedeeld en gelabeld. Hierdoor hebben we nog meer inzichtelijk welke branche/sector actief is, maar ook welk ‘soort’ kandidaten we missen en waar we onze marketingacties op moeten inrichten. Wat we vooral zien is dat het leidt tot flexibeler werken. Er is geen reistijd, daardoor kun je sneller schakelen.’
‘Doordat ook kandidaten nu thuiswerken, is het vaak makkelijker een afspraak in te plannen.’
Elings: ‘Qua content hebben we de afgelopen maanden ook een inhaalslag gemaakt. Hier waren we net mee gestart. Door de coronacrisis kwam hier ineens meer tijd voor beschikbaar. En wat ook opvallend was: doordat ook kandidaten nu thuis aan het werk zijn, is het vaak net iets makkelijker geworden om een afspraak in te plannen plannen en vervolgens het traject sneller in te vullen. Dat zagen we ook terug in de conversies. Voorheen zagen we vooral overdag interacties met onze marketingcampagnes en in de avond de daadwerkelijke conversie. Tijdens de lockdown zagen we nog meer interactie met onze campagnes én directe conversie overdag. De piek lag bij ons tussen 10.00 en 18.00 uur.’
Nieuwe oplossingen
Schilders: ‘Wij hebben voldoende ruimte op kantoor om met een x-aantal collega’s aanwezig te zijn. Wel van te voren reserveren. Dat systeem verplicht mensen om meer na te denken over hun dag dan ze gewend waren. Is het wel echt nodig om naar kantoor te gaan? Of kan ik beter thuiswerken? Verder is het aan jou om zelf erover na te denken waar je jouw werk het meest efficiënt kunt doen. Zo verleggen we de focus naar strategisch werken.’
‘We hebben de afgelopen maanden gemerkt hoe betrokken iedereen zich voelt.’
Elings: ‘Omdat er nu meer ruimte is om over andere zaken na te denken, zie je dat consultants ook vaker met nieuwe oplossingen komen, die ons op lange termijn weer kunnen helpen. Onze labels zijn daarvan een voorbeeld, maar ook: videomateriaal als promotie van vacatures. En we hebben onze assessments verder geprofessionaliseerd. We hebben de afgelopen maanden gemerkt hoe betrokken iedereen zich voelt en hoe iedereen waakt over de continuïteit van de organisatie. Handen uit de mouwen; nadenken over zaken die voorheen misschien heel gewoon waren, maar feitelijk al achterhaald.’
Delen van dit blog verschenen eerder bij Bullhorn, dat ook een specifieke pagina heeft ingericht voor recruitment-, staffing en detacheringbureaus rondom informatie over COVID-19.