Werving en selectie is altijd een van de meest essentiële elementen van een leidersrol geweest, schrijft organisatiepsycholoog David Burkus in Harvard Business Review. Maar hoe doe je dat als je niet meer de kans hebt om mensen de hand te schudden, om kandidaten ‘IRL’ in de ogen te kijken, of om eerst uitgebreid koffie te gaan drinken met je potentiële nieuwe collega, zoals de coronatijd ons nu dwingt?
Medewerkers op afstand managen is al lastig. Maar nieuwe medewerkers aannemen? Dat helemaal.
‘Een unieke uitdaging’, aldus Burkus. Mensen die al in dienst zíjn op afstand managen is al lastig. Maar nieuwe mensen aannemen? Dat helemaal, zegt hij. ‘Als we beslissingen nemen over het aannemen van nieuwe medewerkers, doen we dat traditioneel alleen nadat we voldoende tijd hebben gehad om met hen contact te hebben. Meestal persoonlijk.’ We willen immers niet alleen inschatten of iemand de functie aankan, maar ook of we met hem of haar willen en kunnen samenwerken, aldus Burkus.
Bredere talentenpool
In een tijd van remote recruitment zijn een paar aanpassingen nodig om dit toch goed te kunnen blijven doen, stelt hij. ‘Het is goed nieuws dat de werving van personeel locatieonafhankelijk is geworden. Zo heb je een bredere talentenpool waar je in kunt duiken. Maar tegelijk zijn er veel nieuwe variabelen die je in gedachten moet houden om iemand te vinden die een geweldige nieuwe toevoeging aan je team kan worden.’
‘Er zijn veel nieuwe variabelen om iemand te vinden die een goede nieuwe toevoeging aan je team kan worden.’
Zo pleit hij ervoor niet zomaar je traditionele sollicitatiegesprekken te verplaatsen naar een Zoom- of Teams-call, en verder alles ongewijzigd te laten. ‘Tegenwoordig verloopt heel weinig van je communicatie met teamgenoten, of hun communicatie met elkaar, synchroon en face-to-digital. Dus als je het interviewproces wil gebruiken om nauwkeurig te kijken of iemands communicatiestijl overeenkomt met die van het team, moet je waarschijnlijk de platforms of communicatiemedia die je gebruikt tijdens het interviewproces variëren.’
Bijna dubbelblind
Hij verwijst daarbij bijvoorbeeld naar Matt Mullenweg, oprichter van Automattic, die zegt via online chat sollicitatiegesprekken te voeren. Hij kent daarbij het geslacht of de etniciteit van niemand die hij interviewt en vertrouwt alleen op de woorden op het scherm, om op die manier zo dicht mogelijk bij een dubbelblind proces te blijven. Waar hij zegt naar op zoek te zijn, is passie en cultural fit.
‘Je moet de media die je team gebruikt om samen te werken ook opnemen in je interviewproces.’
‘Dat kan voor jou betekenen dat je één interviewronde op video houdt, maar een andere via e-mail en weer een andere via een gesprek met alleen audio’, aldus Burkus. ‘Je moet de media die je team gebruikt om samen te werken, ook opnemen in het interviewproces. Je kunt zelfs overwegen om kandidaten van tevoren een paar vragen te stellen en hen te vragen antwoorden op te nemen in video’s van 2 minuten, en die niet alleen beoordelen hoe beknopt ze informatie kunnen verstrekken, maar ook hoe goed ze de instructies opvolgen.’
Teamprestaties
In een selectieprocedure gaat het er niet alleen om te kijken of iemand individueel over de kennis, vaardigheden en capaciteiten beschikt om de functie aan te kunnen. Je wilt ook kijken naar de mogelijke samenwerking en teamdynamiek, omdat we weten dat die een aanzienlijke invloed hebben op de individuele prestaties, aldus Burkus. ‘Aangezien zelfs de individuele prestaties worden beïnvloed door het team waarin je werkzaam bent en de middelen die het team (en het hele bedrijf) kan bieden.’
‘Als je tekstreacties of video-antwoorden vastlegt, deel die antwoorden dan met het team.’
En dat geldt net zo goed als (bijna) al je medewerkers vanuit huis werken, zegt hij. Volgens hem dus ook iets om in je recruitmentproces rekening mee te houden. ‘Dus het is de moeite waard zoveel mogelijk mensen van het toekomstige team bij het proces te betrekken. Laat bijvoorbeeld bepaalde teamgenoten een 1-op-1-interview met de potentiële kandidaat voeren. Of stel een panel samen met een paar leden van je team. En als je tekstreacties of video-antwoorden vastlegt, deel die antwoorden dan met het bestaande team. Zo kun je hun feedback krijgen voor je een beslissing neemt.’
Cultural fit-ronde
Zoals bijvoorbeeld Parabol doet. Dit bedrijf werkt ‘fully-distributed‘, maar vindt desondanks cultural fit enorm belangrijk. Daarom zorgt het in zijn selectieprocedure ervoor dat tijdens de zogeheten Cultural Fit-ronde ten minste één vertegenwoordiger van elk team in het interview wordt betrokken.
Een andere manier om het team te laten beoordelen of ze met iemand kunnen samenwerken, is door ze … dat gewoon te laten doen. Veel bedrijven gebruiken inmiddels proefdagen, work samples, audities, of iets dergelijks om een idee te krijgen van de werkstijlen van een kandidaat. Dit kun je niet al te veel en te uitgebreid doen, het is niet de bedoeling kandidaten gratis te laten werken, maar je kunt natuurlijk wel proberen het voor beide partijen interessant te maken.
Iedereen een eigen opdracht
Dat zie je in de praktijk bijvoorbeeld bij het Amerikaanse softwarebedrijf Zapier. Ook zij werken fully distributed, maar gebruiken in de interviews voor allerlei functies verschillende trials. Zo werken potentiële software engineers hier samen aan het product van het bedrijf, terwijl mogelijke marketingmedewerkers gevraagd wordt een blog voor de site te schrijven.
Sommige bedrijven gaan zelfs zover dat ze tegenwoordig hun kandidaten betalen om zulke opdrachten te doen. Maar voor de meeste organisaties is een simpele opdracht die hooguit ‘een paar uur’ vergt genoeg, aldus Burkus. Daarmee kun je volgens hem voldoende inschatten hoe de kandidaat werkt en of het team goed met hem kan samenwerken.
Communiceer verwachtingen vroeg en vaak
Volgens de organisatiepsycholoog (auteur van onder meer Leading From Anywhere) is het in elk geval zaak goed verwachtingen te managen, als een selectieproces volledig online is. ‘Als je organisatie bijvoorbeeld documentatie heeft over werken op afstand, deel deze dan zoveel mogelijk. Liefst al bij de vacature en de eerste sollicitatiegesprekken. Communiceer in elk geval over de plannen over werken op afstand. Je wilt geen geweldige teamgenoot aannemen om hem of haar 6 maanden later weer te zien vertrekken omdat hij of zij maar 2 dagen per week op afstand kan werken.’
‘Prioriteit heeft de verbinding tussen jezelf, de nieuwe medewerker en de rest van het team.’
En denk ook aan een goede remote onboarding, aldus Burkus. ‘Ja, je moet het papierwerk afhandelen. Maar prioriteit heeft de verbinding tussen jezelf, de nieuwe medewerker en de rest van het team. Je kunt bijvoorbeeld een welkomstvideochat plannen voor het hele team om hun nieuwe collega te ontmoeten. Of vraag elk teamgenoot een welkomstmail te schrijven of een video op te nemen. Hebben veel van hen de nieuwe medewerker al ontmoet tijdens de sollicitatie? Vraag hen dan om te vertellen wat hen opviel en waarom ze ernaar uitkijken om samen te gaan werken.’
Want ook remote geworven medewerkers werken nooit alleen, zegt Burkus. Ze werken alleen samen.
Lees ook
Meer weten?
Meer weten over alle mogelijkheden van een remote recruitmentproces, van de eerste werving tot de fase van onboarding? Tijdens Webinar Wednesday op 19 mei gaat Walter Hueber nader in op hoe je met video het verschil kunt maken in een remote candidate journey. Meld je nu aan!