Miss Etam voert met elke kandidaat nog slechts 1 sollicitatiegesprek. En op CV en motivatiebrief wordt nauwelijks meer gelet. Toch ging de quality-of-hire er met sprongen vooruit. Hoe is dat gelukt?

Voor een retailer is de selectie van het juiste personeel van meer belang dan ooit. Miss Etam is daarop bepaald geen uitzondering. Maar goed personeel is schaars, ook in de modebranche. Met bijna 100 winkels in Nederland heeft de damesmodeketen dan ook voortdurend een fiks aantal vacatures openstaan.

Hoe komt iemand over?

Maar selectie op basis van een CV en een motivatiebrief? Daar geloven ze nauwelijks meer in bij Miss Etam, vertelt HR Business Partner Kim Thannhauser. ‘Wij vinden het belangrijk hoe een persoon op iemand overkomt. Een combinatie van lef, verkoop en service staat bij onze salesorganisatie hoog in het vaandel. Maar dit zijn eigenschappen die je niet in een kandidaat herkent op basis van een cv of een motivatiebrief.’

150 videosollicitaties per maand

Miss Etam vraagt daarom sinds 1,5 jaar aan elke kandidaat om een video in te spreken, via het systeem van Cammio. ‘Op welke salesvacature je ook wilt reageren, een videosollicitatie is nu standaard onderdeel van de procedure’, vertelt Thannhauser. ‘Kandidaten ontvangen na hun sollicitatie de videolink. Zonder deze link te openen gaan ze niet verder in het proces en ontvangen ze een afwijzing.’

‘Wij krijgen nog steeds ontzettend veel sollicitanten binnen, zeker 150 per maand’

Die verplichte video vonden ze bij Miss Etam ‘in het begin wel even spannend’, geeft ze toe. Maar het heeft uiteindelijk niet voor minder sollicitanten gezorgd. ‘Wij krijgen nog steeds ontzettend veel sollicitanten binnen, zeker 150 per maand. Maar dit zijn nu wel 150 kandidaten die serieus geïnteresseerd zijn in een baan bij ons en daarom de moeite hebben genomen een videosollicitatie op te nemen.’

Door de zenuwen heen kijken

Kandidaten krijgen in de videosollicitatie vijf vragen over commercie en klantbenadering, die ze elk binnen 1 minuut moeten beantwoorden. ‘We zoeken mensen die passen bij Miss Etam’, verklaart Thannhauser. ‘Daarom willen we graag de persoon achter het CV en de naam leren kennen. Al snappen wij natuurlijk ook heel goed dat het spannend is om op beeld vragen te beantwoorden, en is onze recruiter daarom getraind om door de zenuwen heen te kijken.’

Eerste gesprek meteen het laatste

Elke videosollicitatie wordt bekeken door de (assistent-)recruiter en op basis hiervan wordt besloten of de kandidaat wel of niet door mag in het proces. ‘Het CV en een eventuele motivatiebrief worden in de eerste stap niet als selectiecriterium gebruikt’, vertelt Thannhauser. ‘Dat gebeurt pas in de volgende stap; het sollicitatiegesprek met de regiomanager en de recruiter of een HR-adviseur. Dit is trouwens ook meteen het laatste gesprek. Kort daarna beslissen we of we iemand wel of niet aannemen.’

Meer kwaliteit, snellere aanname

Voorheen moesten kandidaten nog door 2 sollicitatiegesprekken heen voordat ze al dan niet werden aangenomen. Zowel de winkel- als de regiomanager wilden een apart gesprek met de kandidaat. ‘Nu is recruitment meer gecentraliseerd en is de kwaliteit van de reacties toegenomen, waardoor minder kandidaten ‘beoordeeld’ hoeven te worden’, zegt Thannhauser. ‘Daardoor is de doorlooptijd minder en kan de aanname sneller gaan.’

Geen rompslomp meer

Om de kandidatenstroom goed te kunnen verwerken, is enige maanden geleden ook een nieuw recruitmentsysteem aangeschaft, bij HROffice. ‘Dat betekent dat we nu niet langer vastzitten aan een administratieve rompslomp met veel handmatige handelingen, maar juist een flinke tijdsbesparing en een grondige kwaliteitsslag zien’, aldus Thannhauser.

Nog maar 40 à 45 vacatures

Die winst zie je bijvoorbeeld terug in een sterke daling van het aantal openstaande vacatures, ‘omdat vacatures nu veel sneller vervuld worden’. Waar Miss Etam voorheen zo’n 80 vacatures per maand had openstaan, is dat nu teruggebracht naar zo’n 40 à 45. ‘Daarnaast biedt het nieuwe systeem ons ook de mogelijkheid kandidaten direct te controleren via het waarschuwingsregister van Stichting Fraude Aanpak Detailhandel.’

Nieuwe voorkant

HROffice zorgde niet alleen voor de ‘achterkant’ van het systeem, maar ontwierp ook een heel nieuwe ‘voorkant‘, die een half jaar geleden live ging. De recruitmentsite die Miss Etam had, was namelijk ‘sterk verouderd en niet meer passend bij de uitstraling die we als merk wilden hebben’, aldus Thannhauser. ‘Een goedwerkende werkenbij-site kon naar onze mening dan ook niet ontbreken.’

‘Een goedwerkende werkenbij-site kon niet ontbreken, vonden we’

De juiste koppelingen

Thannhauser roemt de nieuwe site om de vindbaarheid van de vacatures, het frisse ontwerp dat aansluit bij zowel de doelgroep als de corporate website, en de integratie met het recruitmentsysteem aan de achterkant. ‘De site is veelal, samen met de winkel, de start voor de Employer Journey. We vertellen hier over onze cultuur en interne waarden. Maar het is ook onze portal waarin de juiste koppelingen verwerkt zitten. Denk aan het videosolliciteren, maar we willen op termijn ook ons HR-systeem eraan koppelen en nieuwe medewerkers voor onze pre- en onboarding app ermee kunnen uitnodigen. Zo kunnen we nog meer efficiency ermee behalen.’

Eind 2016 in een stroomversnelling

Het hele proces van de verbetering van het recruitmentproces raakte eind vorig jaar in een stroomversnelling, vertelt Thannhauser. ‘In een korte periode moesten toen ongeveer 100 vacatures ingevuld worden. We wilden er zeker van zijn dat we al deze vacatures zouden kunnen invullen op basis van een recruitmentproces van hoge kwaliteit, met als resultaat ook een nieuwe instroom van hoge kwaliteit, die voldoet aan onze vijf interne waarden: vertrouwd, optimistisch, ondernemend, resultaatgericht en toegankelijk.’

1.100 videosollicitaties ontvangen

Sinds begin januari heeft Miss Etam al zo’n 1.100 videosollicitaties ontvangen. ‘Bij gemiddeld 45 vacatures per maand komt dat neer op zo’n 5 sollicitaties per vacature. Van die 5 kandidaten per vacature spreken we gemiddeld 2 à 3 kandidaten,en daar wordt dan weer 1 kandidaat van aangenomen.’

Afwijzing met complimentenkaartje

En wat gebeurt er overigens met de overige kandidaten? ‘We zijn bezig om ook de afwijzing speciaal te maken’, aldus Thannhauser. ‘En we doen dat op een manier die helemaal past bij wie we zijn en waar we in geloven. Naast de afwijzing per mail gaan we kandidaten nog extra bedanken via een complimentenkaartje dat ze op hun huisadres krijgen. We willen daarmee laten zien dat we het enorm waarderen dat kandidaten de moeite nemen en veelal uit hun comfortzone stappen om een videosollicitatie op te nemen. We zien trouwens aan de feedback die kandidaten achterlaten in het systeem dat ze zo’n video als spannend maar voornamelijk toch ook als leuk ervaren.’

Lees ook:

• Hunkemöller: ‘Ons verloop keldert dankzij videorecruitment’
• Hoe een aangetast modemerk zichzelf opnieuw uitvond op de arbeidsmarkt
• De retailers: recruitmentsite als winkeldochter?

Meer van zulke verhalen?

Lees elke week de Nieuwsbrief van Werf& en blijf op de hoogte van alles wat er gebeurt op het gebied van arbeidsmarktcommunicatie en recruitment! Doe het nu, het is gratis en je mist nooit meer iets!