Relaties met kandidaten draaien om communicatie, en daarbij is het essentieel om vast te stellen wat hun persoonlijke voorkeuren zijn. Voor elke stap van het wervingsproces is er wel een top-down vastgesteld systeem. Maar dat betekent niet dat kandidaten zich daar goed bij voelen. Deze systemen zitten maar al te vaak in de weg. Personalisatie komt er grotendeels op neer dat je kandidaten tegemoet komt waar ze al zijn, en niet andersom.
Personalisatie komt erop neer dat je kandidaten tegemoet komt waar ze al zijn.
Stel dat het systeem waarin jij nu werkt alleen e-mail gebruikt om te communiceren met kandidaten, maar dat bepaalde kandidaten liever communiceren via WhatsApp. Als je niet weet dat ze hun e-mail niet checken en kandidaten denken dat je niets hebt gestuurd, zullen beide partijen denken dat de ander gewoon niet meer reageert (ghosting).
Leer hoe kandidaten willen communiceren
Dwing kandidaten niet om te voldoen aan een systeem dat niet werkt voor hen, maar ontdek hoe ze willen communiceren en pas je aanpak hierop aan. Dat kan betekenen dat je een nieuw systeem moet invoeren als aanvulling op hetgeen je momenteel gebruikt, en dat is geen probleem. De kans is groot dat er andere kandidaten met vergelijkbare voorkeuren komen, zodat de investering op de lange termijn de moeite waard is.
Zonder het te beseffen geven recruiters kandidaten vaak ongewenst huiswerk.
Systemen zijn er om kandidaten en recruiters te helpen, niet om ze te beperken. Als dat betekent dat je een beslissing moet nemen, het gebruikelijke protocol links moet laten liggen en rechtstreeks contact moet opnemen met kandidaten, ga er dan voor. Ze zullen het gebaar waarderen, en je komt in een goed blaadje te staan.
Blijf vragen stellen
In een dynamische wereld wordt personalisatie verwacht. Maar dit gebeurt niet van de ene op de andere dag. Uitzoeken hoe een kandidaat wil communiceren is slechts de eerste stap. Er moeten nog andere gesprekken en interacties plaatsvinden om het beste te kunnen halen uit personalisatie.
Vergelijk het met een bezoekje aan de lokale lunchroom. De eerste keer dat je er komt, weet het personeel niets over jou – of je mayonaise wilt of boter, of hoe je je koffie drinkt. Maar na een paar bezoeken begin je een relatie op te bouwen en onthouden ze je standaardbestelling van een zwarte koffie en een broodje met kaas, echte boter en mosterd.
Tegenzin
Hetzelfde geldt voor het personaliseren voor kandidaten: in het begin weet je niet dat ze voicemail negeren of een online agenda gebruiken. Zonder het te beseffen geven recruiters kandidaten vaak ongewenst huiswerk, wat tot tegenzin kan leiden.
Voor personalisatie moeten recruiters de behoeften van de kandidaten voorop stellen.
Stel vragen in elke fase van het wervingsproces, zodat de kandidaat opties krijgt zoals de bediening dat doet bij een klant. Plannen ze het sollicitatiegesprek liever in via de agenda in een app, of moet je ze een sms sturen met een paar opties? Willen ze sollicitatieformulieren rechtstreeks naar jou sturen of via het online portaal indienen? Hoe willen ze jouw reactie over een follow-up krijgen? Geef kandidaten de vrijheid om een keuze te maken en noteer hun voorkeur.
Anticipeer op behoeften
Naarmate de recruiter de kandidaat beter leert kennen, wordt het anticiperen op hun behoeften steeds belangrijker. Houd net als de bediening in de lunchroom hun koffiekopje in de gaten om te zien wanneer ze misschien moeten worden bijgevuld – maar maak geen aannames. Misschien kiezen ze na een of twee rondes voor iets anders en moet je flexibel blijven. Misschien veranderen hun communicatiebehoeften onverwachts. Als dat gebeurt, blijf dan niet bellen als ze om sms’jes vragen.
Kandidaten willen het gevoel hebben dat ze de regie hebben.
Kandidaten willen het gevoel hebben dat ze de regie hebben tijdens het zoeken naar een baan en willen hun eigen succes bepalen. Om succes te boeken met personalisatie voor kandidaten moeten recruiters continu de behoeften van de kandidaten boven die van zichzelf blijven stellen. Dat vereist intuïtie, je weg vinden en communicatie tussen stakeholders en systemen, en elke situatie opnieuw inrichten om de kandidaat op de eerste plaats te zetten, zelfs als er iets misgaat.
Het kan altijd gebeuren dat serveerders een dienblad met drinken laten vallen als ze bij een tafel komen. Maar wat ze daarná doen is wat de klant zal onthouden. Hetzelfde geldt voor recruiters: zelfs als een kandidaat de baan niet krijgt, kan het onderhouden van een goede relatie leiden tot een match voor een andere functie.
Blijf vragen stellen om erachter te komen of voorkeuren veranderen.
Verdiep je aan het begin van elke opdracht in de kandidaten en zorg dat elke ervaring maatwerk is. Blijf vragen stellen om erachter te komen of voorkeuren veranderen, of dat de kandidaat er genoeg van heeft. Het is wikken en wegen: net als die lunch die je bestelt.