Hoog verloop. Lage retentie. Hoge uitval. Drie manieren om hetzelfde te zeggen: je neemt te veel mensen aan die uiteindelijk niet succesvol blijken te zijn in hun functies. Tijdens mijn carrière heb ik organisaties gezien die sollicitanten ‘in bulk’ aannamen voor allerlei functies: chauffeurs, beveiligers, operators, winkelpersoneel, klantenservicemedewerkers, en nog veel meer. Bijna allen die zich bezighouden met dit soort volumerecruitment kennen één gemeenschappelijk probleem: ze werken extreem hard om zoveel mogelijk medewerkers aan te nemen, maar zien vervolgens veel van hen binnen de eerste 6 maanden ook alweer vertrekken.
3 Kenmerken die van invloed zijn op de retentie
Volumewerving wordt niet altijd zo gezien, maar blijkt in de praktijk wél een zeer uitdagend segment van de totale recruitmentwereld. Behalve dat volumewerving betekent dat je in (soms: zéér) korte tijd veel mensen voor dezelfde functie wil aannemen, wordt het ook gekenmerkt door de volgende 3 aspecten die allemaal de retentiecijfers beïnvloeden:
#1. Urgentie
Volumewerving betekent dat je in zeer korte tijd veel mensen voor dezelfde functie moet aannemen. Achterlopen met het aannemen voor deze functies kan direct invloed hebben op je bedrijfsvoering. Te weinig klantenservicemedewerkers kan bijvoorbeeld leiden tot lange wachttijden; te weinig monteurs vertragen installaties. Beide scenario’s resulteren in ontevreden klanten en potentiële nieuwe klanten die weglopen of wegblijven. Daarom is de werving voor deze functies meestal vrij urgent.
#2. Afhankelijkheid van training
Volumefuncties vereisen meestal wel enige training. Doorgaans verzorgt de organisatie die zelf, in plaats van specifieke cv-wensen. Een klantenservicemedewerker krijgt dan bijvoorbeeld 6 weken specifieke training van de werkgever, terwijl een operator machinebediening veiligheidsprotocollen leert. Als het trainen van één persoon 1.500 euro kost, resulteert het aannemen van 250 mensen per jaar alleen al in 375.000 euro aan trainingskosten, nog exclusief salarissen.
#3. Competenties boven voorafgaande ervaring
Training is essentieel, maar competenties zijn net zo cruciaal. Rollen zoals klantenservicemedewerker geven prioriteit aan skills boven specifieke ervaring of opleiding. Op ons Equalture-platform zijn de drie belangrijkste competenties voor volumewerving: leervermogen, flexibiliteit en probleemoplossend vermogen. Deze skills nauwkeurig evalueren is veel moeilijker dan alleen een opleidingskwalificatie verifiëren. Het is cruciaal om competenties nauwkeurig te beoordelen, in plaats van simpelweg te ‘raden’. Competenties kun je immers niet nauwkeurig inschatten via een telefoon- of sollicitatiegesprek (ook al denken we vaak van wel).
Wat er meestal misgaat bij volumewerving
Als de uitvalpercentages tijdens de training stijgen (wat betekent dat veel nieuwe collega’s snel na hun start uitvallen), is de logische eerste stap om te onderzoeken waarom deze mismatches optreden in het wervingsproces – met andere woorden: kijken we wel naar de juiste competenties? Hebben we die competenties correct beoordeeld?
Bij volumerecruitment overschaduwt kwantiteit vaak kwaliteit.
Onder grote druk om voldoende ‘plaatsingen’ te behalen, overschaduwt kwantiteit bij volumerecruitment echter vaak kwaliteit. Als een recruiter deze maand 50 wervingen moet doen, maar er tot nu toe slechts 15 heeft gemaakt, verdwijnt ‘procesverbetering’ vaak als eerste van het to-do-lijstje. Dit creëert een vicieuze cirkel. Procesverbeteringen negeren of simpelweg niet de ruimte hebben om deze te onderzoeken, dwingt nóg hogere wervingsaantallen af om het verloop te compenseren, wat vervolgens alleen maar erger zal worden na verloop van tijd, omdat je de bron van het probleem niet aanpakt.
Onvermogen
Wat we hadden gezien als we wél de tijd hadden genomen om het proces onder de loep te nemen? Dan hadden we in de eerste plaats opgemerkt dat volumewerving uitdagend is vanwege de werkbelasting. Uit mijn ervaring met grote organisaties is de gemeenschappelijke oorzaak van hoge uitvalpercentages het onvermogen om prestatiedata goed te verbinden met kandidaatdata. Dit weerspiegelt een breder probleem: het gebrek aan samenwerking tussen recruitment- en HR-afdelingen.
Laten we daarom eens kijken naar de verschillen tussen recruiters en HR-managers. Recruiters richten zich op kandidaatdata (zoals competenties), terwijl HR-managers zich richten op performance data (wie wel of niet goed presteert en waarom). Recruiters moeten prioriteit geven aan hun wervingsdoelen, terwijl HR-managers prioriteit geven aan het behoud van (nieuwe) collega’s. Maar wat velen niet (willen) begrijpen, is dat recruiters en HR-managers elkaar nodig hebben om succesvol te zijn.
Recruiters kunnen niet succesvol zijn als de retentie slecht is, en HR niet als recruiters zich alleen op quota richten.
Recruiters kunnen niet succesvol zijn als de retentie slecht is, omdat het de aanwervingsbehoeften onhandelbaar verhoogt. Wervingsdoelen behalen is onmogelijk als nóg meer aanwervingen in de eerste zes maanden vertrekken. Omgekeerd kunnen HR-managers niet succesvol zijn als recruiters zich alleen op quota richten, omdat dit de kwaliteit van de aanwervingen compromitteert en daarmee de retentiepercentages. Je hebt elkaars steun, inzichten en vooral elkaars data nodig! En dat is precies wat er in de meeste organisaties ontbreekt. We weten vaak wie blijft en vertrekt, maar we hebben geen idee wat de patronen tussen deze mensen zijn.
Hoe je het goed doet: een voorbeeld
Hoe kun je dit patroon van hoog verloop bij volumerecruitment doorbreken? Bij Equalture helpen we een wereldwijde organisatie met hun volumewervingsbehoeften, gericht op functies zoals klantenservice en retail of telesales. Voordat zij onze games voor hun kandidaten introduceerden, lieten we bestaande medewerkers onze volledige suite van game-based assessments voltooien, gedurende 45 minuten. Door de resultaten hiervan te vergelijken met hun werkprestaties, identificeerden we patronen en konden we zien welke competenties de topperformers onderscheiden van andere collega’s.
Dit leidde tot de ontwikkeling van ons initiële Competentieprofiel, waarin we de competenties beschreven die belangrijk zijn en fit-scores (hoog/middel/laag) voor elke kandidaat konden genereren. Honderden kandidaten werden zo aangenomen, waarvan de meesten als hoog of gemiddeld geschikt werden beoordeeld, hoewel sommigen als laag geschikt werden beoordeeld.
3 korte assessments bleken al met succes te kunnen voorspellen of iemand met goed gevolg de training doorloopt.
Na een paar maanden analyseerden we de data van meer dan 250 aangenomen kandidaten, gericht op hun competenties (vastgelegd door ons) en hun prestaties (bijgehouden door de organisatie). Ons platform identificeerde snel dat scores in 3 specifieke game-based assessments nauwkeurig voorspelden of iemand succesvol de training zou doorlopen en goed zou presteren in de functie, of zou falen. Zo konden we hen met vertrouwen adviseren dat door enkel kandidaten met minimaal een gemiddelde fit-score aan te nemen, de kans op succes aanzienlijk zou vergroten. Slechts 8% van al deze kandidaten zou tijdens de training mogelijk nog kunnen falen. Dit betekende dat de uitval tijdens de training met 59% afnamen!
Performance Pulse
Dit soort cases past overigens ook goed bij een recente nieuwe feature die we bij Equalture hebben gelanceerd: Performance Pulse. Deze feature stelt onze klanten in staat de prestaties van nieuwe collega’s te monitoren (specifiek: of iemand een training/onboarding succesvol is doorgekomen en hoe iemand in de baan presteert, op een schaal van laag naar hoog), en dit te vergelijken met hun competenties, op basis van de eerdere Equalture-resultaten. Hiermee brengen we recruitment & HR-data samen in één platform om zo de kans op een succesvolle werving steeds verder te vergroten, door inzet van predictive analytics.
Over de auteur
Charlotte Melkert is samen met haar zus Fleur oprichter van Equalture, een bedrijf dat zich inzet voor ‘een wereld waarin we mensen beoordelen op vaardigheden, potentieel en persoonlijkheid, in plaats van op geslacht, leeftijd of ras’.
Meer over volumerecruitment?
Op 23 januari 2025 vindt de tweede editie plaats van het Blue Collar & Volumerecruitment Event.
Event Volumerecruitment