Begin februari valt een grote opdracht bij Young KINASE, een bureau dat is, opgezet door ‘bevlogen zorgprofessionals met een passie voor de bedrijfskundige kant van de zorg’. Met een pool van inmiddels 450 medisch studenten helpen zij bij implementaties van innovaties in de zorg. Denk aan nieuwe digitale patiëntendossiers (EPD), helpdesks of eHealth-toepassingen. Bijzonder aspect van de dienst is dat ze tijdens de periode van piekbelasting ook echt aanwezig zijn op de werkvloer.
Binnen 3 weken tijd ruim 200 studenten op de been te krijgen in een groot academisch ziekenhuis; hoe doe je dat?
De uitvraag bij Young KINASE was dit keer om binnen 3 weken tijd ruim 200 studenten op de been te krijgen in een groot academisch ziekenhuis. Belangrijke pré: ze moesten niet alleen de zorg kennen, maar het liefst ook nog ervaring hebben met het desbetreffende EPD dat geïmplementeerd ging worden. Maar hoe vind je zo’n groep, die ook nog eens in wisseldiensten zou gaan werken, dus zowel in de ochtend, middag als avond? ‘Het was te gek dat een groot gedeelte van de studenten uit de pool direct kon inspringen’, vertelt Diederik Vergroesen, commercieel manager van Young KINASE. ‘Maar niet iedereen kon zich uiteraard vrijmaken van studie en overige verplichtingen.’
Best wel in de rats
Al gauw bleek dus dat Young KINASE nog zo’n 100 mensen tekort kwam, aldus Vergroesen. ‘We zaten best wel in de rats’, zegt hij. ‘We wilden het ziekenhuis ondanks de korte deadline die we hadden gekregen optimaal ondersteunen bij deze spannende tijd. Tijd om hulp te vragen dus!’ Het bedrijf vond gelukkig hulp bij het jonge ‘Recruitment as a Service’-bureau RAAS. ‘Wij hebben aan het recruitmentproces het stuk campagnematige ondersteuning toegevoegd’, aldus Regina Jackson, die het proces vanuit RAAS voor Young KINASE begeleidde.
Bijzonder: de hele campagne was binnen 3 dagen up and running.
Bijzonder: die hele campagne was binnen 3 dagen up and running. ‘Dit komt door onze RPO-dienstverlening waarin wij snel team, tools en marketing klaar hebben staan’, aldus Jackson. ‘Processen zijn aan onze kant strak ingericht waardoor we na een inventarisatie eigenlijk volledig stand alone gas kunnen geven.’ En dat voor een kritische en veeleisende klant, die zelf heel duidelijk had welke profielen er nodig zijn, en de periode waarin het allemaal moest gebeuren.
Contentcreatie en campusrecruitment
Vanuit RAAS deden Jackson en het team overigens niet alleen de vacature-inventarisatie en creatie, maar ook de job marketing en content creatie daaromheen. Zo was er ‘campusrecruitment’ via Facebookgroepen, kwamen er posters in en rondom hogescholen en universiteiten en zochten ze zelf ook actief contact met deze onderwijsinstellingen. En dat dan allemaal gecombineerd met vacatureplaatsingen op LinkedIn en 15 jobboards als Indeed, Studentjob, werkzoeken.nl, en natuurlijk de websites van (Young) Kinase en RAAS zelf, terwijl Young KINASE natuurlijk zelf ook actief de eigen database benaderde.
‘Gezien de korte duur van het project werkten we met daily stand ups.‘
‘We hebben allereerst een actieve search gedaan op diverse kanalen en cv-databases’, legt Jackson uit. ‘Daarnaast hebben we ook gerichte advertentiecampagnes en organische posts op bijvoorbeeld Instagram, Facebook en LinkedIn gezet. Daardoor konden we echt snelheid maken en toegevoegde waarde bieden.’ Het hele selectieproces lag vervolgens -natuurlijk – in handen van Young KINASE, van de sollicitatiegesprekken tot de contracten en planning. ‘Gezien de korte duur van het project werkten we met daily stand ups‘, aldus Jackson. En met Carerix als het ATS om het hele proces te managen.
Alle hens aan dek
Het resultaat? Dat mocht er zeker zijn, vertelt de projectleider. ‘We hebben uiteindelijk 213 studenten weten in te zetten voor de opdracht. Van hen is 57% gevonden via de online campagnes. We hebben daardoor zelfs ook mensen kunnen aannemen die niet specifiek voor deze opdracht ingezet hoefden te worden. En dat voor een cost per hire van 70 euro. Let wel: dat is inclusief marketing spend en kosten van de recruiters inbegrepen.’
Uiteindelijk gingen ‘750 kandidaten door de funnel’, wat betekende dat het ‘in een korte periode alle hens aan dek’ was.
‘Met deze case hebben weer laten zien wat we kunnen‘, blikt Vincent van der Graaf, CMO bij RAAS, terug. In zo’n korte tijd zoveel mensen vinden, selecteren én inplannen, zijn volgens hem dé uitdagingen die perfect passen bij het recruitmentmodel van RAAS. Het is de RPO-rol ‘in de breedste zin van het woord’, ziet hij, met ‘team, tools en marketing’. Uiteindelijk gingen ‘750 kandidaten door de funnel’, wat betekende dat het ‘in een korte periode alle hens aan dek’ was. ‘Lekker hectisch dus, maar wel weer een teken dat eigenlijk geen opdracht in recruitment onmogelijk is’ – als je het maar gedegen aanpakt.