Uit het nieuwe Recruitment Kengetallen Onderzoek 2020 van Intelligence Group en Werf& blijkt dat 36% van de werktijd van een recruiter opgaat aan administratief werk. Dat is – uitgaande van een werkweek van 40 uur: ruim 14 uur. Elke week weer. Bij de outperformers is dat íetsjes minder (33%), maar nog steeds onacceptabel veel tijd. Als manager zou ik hier helemaal gek van worden. Want al die tijd die aan administratie wordt besteed, kan een recruiter niet besteden aan kandidaten.
Als ik de 33% tijd voor administratief werk kan verlagen naar 5%, verhoog ik de productiviteit met 42%.
De belangrijkste vraag die ik mezelf zou stellen – zeker als het gaat om mijn goudhaantjes en outperformers – is: hoe kan ik zorgen dat de administratieve last tot het minimum wordt beperkt? Stel namelijk dat ik die 33% naar 5% zou kunnen brengen. Dan kan ik de productiviteit ineens verhogen van 67% naar 95%. Oftewel: een productiviteitsstijging van 42%.
De meest gekozen oplossing is een verkeerde
Wat doen we meestal als we de hoeveelheid administratief werk bij een recruitmentteam willen verminderen? Dan voegen we in de praktijk vaak weer een éxtra medewerker toe, die dan het werk van de andere recruiters kan verlichten. Maar die extra medewerker kost vaak ook weer tijd, om te managen en om in te werken. En nog een nadeel: ze staan vaak verdere automatisering en een slimmere aanpak in de weg. Ze líjken workload weg te halen. Maar in feite faciliteren ze het weer om minder effectief en efficiënt te werken, omdat ze het bijvoorbeeld makkelijker maken afspraken te verzetten. Precies de verkeerde oplossing dus.
Check voor de aardigheid maar eens hoeveel vacatures verkeerd op je (vacature)site en in je ATS staan.
Check voor de aardigheid maar eens hoeveel vacatures verkeerd op je (vacature)site en/of in je ATS staan. Investeren in medewerkers die je recruitmentteam ondersteunen is meestal zonde van je tijd en geld en reduceert de administratieve last zeker niet tot een minimum.
Wat zijn dan onnodige handelingen?
Om te weten hoe je het administratief werk kunt verminderen, is het allereerst goed te definiëren waar we het dan over hebben. Hieronder een voorzet – zonder volledig te willen zijn. En dan hebben we het dus nog niet eens over alle interne overleggen én andere projecten die niet tot het primaire proces van de recruiter horen, te weten: het werven, selecteren van talent en zorgen dat zij soepel in dienst treden.
| Administratieve taken | Hoe te automatiseren? | |
| 1 | Uitnodigen | Recruitment Marketing Automation-flow implementeren in ATS/CRM. Implementatie van Calendly (of aanverwante technologie) |
| 2 | Afwijzen | CRM/ATS – Recruitment Marketing Automation. Wil je het personaliseren, dan kan dat met meerdere varianten van afwijsmailtjes of een spreekuur zoals het Reinier de Graaf-ziekenhuis dat organiseert |
| 3 | Afspraken verzetten | Calendly of aanverwante technologie |
| 4 | Routebeschrijving sturen | Recruitment Marketing Automation-flow implementeren in ATS/CRM (mag nooit handwerk zijn) |
| 5 | Wervingsadvies maken of onderbouwen | Dashboards zoals het DoelgroepenDashboard (NL) of G!ANT (internationaal) |
| 6 | Vacatures plaatsen | Multiposters zoals InGoedeBanen en partijen als Brockmeyer, VONQ en Brandmannen |
| 7 | Vacatureteksten schrijven (of aanpassen) | Technologie als Recruitment Accelerator, Textmetrics of VacatureVerbeteraar. |
| 8 | Recruitmentsite en techniek controleren | Administratieve taak van een recruiter |
| 9 | Notities en handelingen in het ATS vastleggen | Geautomatiseerde flow, gekoppeld aan whatsapp/e-mail binnen het ATS en CRM |
| 10 | Vacature-intake-formulier (VIF) invullen met hiring manager | Recruitment Accelerator |
| 11 | Referentiecheck | Instrumenten zoals Validata en Checkster |
| 12 | Bureaus managen | Uitbesteden of gebruik maken van spreekuren. |
| 13 | Opmaak contract | Uitbesteden aan HR. Er valt ook veel te zeggen over het meegeven van het standaardcontract na het eerste gesprek. |
| 14 | .. | .. |
Lean recruitment
Met het lean inrichten van het recruitmentproces kijken we vooral naar hoe recruiters werken en/of het recruitmentproces is ingericht om waarde voor organisatie én kandidaat te creëren, in alle delen van het proces. Hierdoor elimineer je (administratieve) verspillingen en wachttijden voor kandidaten en hiring managers. Het resultaat is een betere quality-of-hire, time-to-fill, candidate experience, fulfillmentratio en minder kosten. Met evident positieve effecten op de bedrijfsresultaten en retentie.
Als de coronatijd ons één ding heeft geleerd, dan is het wel dat veel administratief werk weg te automatiseren is.
Als de coronatijd ons één ding heeft geleerd, dan is het wel dat veel administratief werk weg te automatiseren is. De recruitmenttech-industrie in Nederland is daarvan al jaren het duidelijke bewijs. Maar in de dagelijkse praktijk bleef de recruitmentpraktijk vaak nog achter, met als belangrijkste excuus dat HR, lijnmanagement of opdrachtgevers het niet anders wilde. Maar nu is de ban gebroken. En nu we de positieve resultaten zien, kunnen we deze flow van veranderingen doorzetten om het recruitmentproces veel meer lean aan te pakken.
Zo zorg je voor minder administratief werk
Wil je minder administratief werk? Begin dan eens met gedetailleerd de werkweek (of werkmaand) van een recruiter vast te leggen. Kijk daarin samen wat een recruiter precies doet en vraag je bij elke stap af:
- Behoort dit tot de core taken van de recruiter?
- Draagt dit bij aan het aantrekken van het juiste talent voor de organisatie?
- Indien je vraag 1 en 2 niet met ‘ja’ kunt beantwoorden, dan is het rijp voor automatisering
Het schema met mogelijke automatiseringsoplossingen hierboven is vanzelfsprekend niet volledig. Maar het geeft meer van voldoende aanknopingspunten voor verbetering. En misschien is het zelfs nog wel meer lean om daarbij alle onnodige stappen eruit te slopen. Door bijvoorbeeld geen eerste selectieronde te houden, maar meteen te beginnen met een assessment. Of door mensen niet meer eerst te laten solliciteren, maar direct een gesprek met een recruiter in te plannen. Of door de arbeidsvoorwaarden in het eerste gesprek mee te geven (scheelt een ronde onderhandelen). Alles om maar meer bezig te kunnen zijn met datgene dat we echt leuk vinden: talent aantrekken en de toekomst van de organisaties waarvoor we werken succesvol maken.
Dit blog verscheen eerder op de site van Recruitment Accelerator.