Het was nogal een uitdaging, vertelden René van der Kroon en Luc Haen recent op Digitaal-Werven, toen de 4 krijgsmachtonderdelen (Landmacht, Luchtmacht, Marine en Marechaussee) samen opgingen in één overkoepelend werkgeversmerk: Defensie. Daarbij moest afscheid worden genomen van 4 aparte recruitmentsites en 4 verschillende ATS’en. Voortaan zou er nog maar één site moeten zijn, en één ATS, voor het hele militaire apparaat. Maar hoe creëer je op zo’n overkoepelende recruitmentsite nou een goede candidate journey?
Dat was best een zoektocht, erkennen de Strategy & Creative Director van Radancy Nederland en het Hoofd Sectie Online Media Arbeidsmarktcommunicatie van het Ministerie van Defensie volmondig. De eerste opzet van de site bevatte dan ook eigenlijk alles van de 4 vorige sites tezamen. ‘Het leidde vooral tot héél veel informatie’, aldus Van der Kroon. ‘Het was bovendien erg zendergericht, een soort Wikipedia over werken bij Defensie.’
De geleerde lessen
Geen bijzonder uitnodigend verhaal dus, voor kandidaten. En daarom besloten Defensie en Radancy (destijds nog Maximum geheten) er samen iets aan te gaan doen. Voortaan zou de ervaring en de reis van de kandidaat in alles centraal moeten staan, zo stelden ze al snel samen vast. Dat klinkt natuurlijk mooi, maar hoe doe je dat dan vervolgens? Daar komt nog heel wat bij kijken. De lessen die ze daarbij de afgelopen anderhalf jaar leerden, vertaalden ze in 5 basisprincipes, die volgens Van der Kroon voor élke recruitmentsite van toepassing zijn, groot of klein. Welke zijn dat dan?
#1. Hou het simpel
De basisprincipes:
- Kandidaten willen niet zoeken, maar vinden.
‘Op de homepage van de werkenbijdefensie-site van 2019 kon je op 27 verschillende buttons klikken. 27!’, herinnert Van der Kroon zich. Dat bood aan de ene kant voor elk wat wils, maar aan de andere kant was het voor de candidate experience op de recruitmentsite killing, zegt hij. En dus werd besloten tot functioneel minimalisme. Op de huidige site vindt de bezoeker dan ook nog maar drie buttons: Ontdek Defensie, Bekijk vacatures en Opleidingen. Plus een zoekfunctie en een menu. Wel zo makkelijk.
Die vacatureknop is trouwens niet overbodig, vult Luc Haen aan. Defensie heeft de komende jaren gemiddeld 6.800 nieuwe militairen per jaar (!) nodig. Op basis van de resultaten van de afgelopen jaren is dat 3.200 extra militairen per jaar, bovenop de huidige instroom. ‘In de huidige arbeidsmarkt een flinke uitdaging’, omschreef staatssecretaris Christophe van der Maat het dan ook al in zijn kamerbrief Contouren behouden, binden en inspireren.
#2. Ken je kandidaat
De basisprincipes:
- Verdiep je in de aanwezige kennis
- Doe zelf onderzoek
- Test je site
- Mobile first, in alles
Als Haen over straat loopt, of in de trein zit, ziet hij steeds vaker jongeren met airpods in. Natuurlijk, ze luisteren dan vaak muziek, of kijken een filmpje. ‘Maar ze hebben ze ook vaak gewoon default in de oren, valt me op. Als signaal: “ik ben niet bereikbaar voor jullie in de buitenwereld, ik zit in mijn bubbel, als ik wil communiceren, doe ik dat zelf wel.” Een soort letterlijke noise cancelling van buiten.’ Het laat voor hem zien: je wilt jóúw verhaal vertellen, maar vergeet nooit dat kandidaten zélf bepalen of ze het willen horen.
En dus moet je je verdiepen in je kandidaat. Of zeg maar gerust: kandidaten. Want werkenbijdefensie.nl wist in 2023 (tot nu toe) 3,5 miljoen bezoekers te trekken, van wie 80% (!) via een mobiel device de site bezoekt. Dat betekent volgens Haen niet alleen dat je daar dus je site zo goed mogelijk op moet aanpassen. ‘Het dwingt je ook te denken in less = more. Zie tip 1.’
‘Het heersende beeld van een militair is toch nog steeds een man in een groen pak die schietend door het bos rent.’
‘Een ander aspect, dat duidelijk werd uit de vele onderzoeken die we hebben uitgevoerd, is dat veel kandidaten niet goed weten wat Defensie hen te bieden heeft – en dat een stap naar een eventuele sollicitatie voor hen dus heel groot is’, vult Van der Kroon aan. ‘Het heersende beeld van een militair is toch nog steeds een man in een groen pak die schietend voorwaarts gaat door het bos. Dat je bij Defensie ook kok kunt zijn, of arts, of chauffeur of cyberspecialist, weten veel mensen helemaal niet.’
Daarom zijn op de vernieuwde recruitmentsite die Radancy samen met Defensie ontwikkelde 8 inspiratiegebieden te vinden, elk met een dedicated subpagina plus een eigen video van 45 seconden waarin het volledige spectrum van dat specifieke gebied getoond wordt. ‘Zodat je heel snel zelf kunt ontdekken: er is ook een smaak voor mij – of niet.’
#3. Navigeer samen
De basisprincipes:
- Je kunt niet van elke kandidaat weten wat de voorkennis is,
- Of in welke fase in de candidate journey die zich bevindt,
- Geef de kandidaat dus het stuur in handen.
De kandidaat zelf een keuze laten maken, dat is het centrale thema dat steeds terugkomt. Van der Kroon: ‘De filosofie is: zet de kandidaat in de driver’s seat. Wij bepalen niet voor jou wat je ziet, krijgt of kunt, dat doe je zelf. Als gebruiker bedien je zelf de navigatie.’
Een strategie die bijzonder goed uitpakt, vertelt hij. Zo kwam er een ‘rolefinder‘-module, waar je met een paar simpele vragen als kandidaat voortaan meer relevante informatie kunt krijgen. Een drempel, denk je? Niemand doet dat? De realiteit is anders, aldus Van der Kroon. ‘De pagina ‘Voor jou’ staat inmiddels in de Top 5 van meest bezochte pagina’s, na de homepage en de vacaturepagina’s voor militairen en voor burgers.’
#4. Verlaag de drempel
De basisprincipes:
- Eerst verleiden, dan verkopen
- Geen moeilijk sollicitatieformulier
- Get them in, move them up
- Slimme ATS-koppeling
- Creëer tussenstapjes richting sollicitatie (infodagen, online voorlichting…)
De toegangseisen bij Defensie zijn hoog. Je bent immers bezig voor de veiligheid van het land. En aan die strenge selectie-eisen wil Defensie ook niet veel afdoen. Maar dat betekent eigenlijk alleen maar dat er nóg meer aandacht nodig is voor een goede candidate experience op de recruitmentsite, onderstreept Luc Haen. ‘Ons proces is complexer en uitgebreider dan bij een ‘normaal’ bedrijf. Dat betekent dus nog meer urgentie om het transparanter en toegankelijker te maken voor de kandidaat.’
Voor hem betekent dat onder meer: niet te veel vragen stellen aan het begin. Dat komt later wel. Eerst maar eens in contact komen. Laat je sollicitatieproces dan ook nóóit leiden door je ATS, benadrukt Haen. Hoeveel jongeren hebben hun cv op hun mobiel staan? ‘Als je weet dat 80% van je bezoekers met een mobiel device je site bezoekt, moet je dat cv geen verplicht veld maken. Inmiddels solliciteert bijna de helft van alle kandidaten via hun mobiel, omdat wij dat gefaciliteerd hebben.’
‘Van alle kandidaten solliciteert nu bijna de helft via mobiel, omdat wij dit gefaciliteerd hebben.’
Er is sinds kort ook een een ‘Kandidatenportaal’ op de site te vinden, als manier om ‘het relatief complexe sollicitatieproces aan de overwegend jonge doelgroep te serveren in begrijpelijke, hapklare brokken’. Elke sollicitant ziet nu op de site duidelijk welke informatie aangeleverd moet worden in één centraal en overzichtelijk systeem. Aan de achterkant van de site kunnen de recruiters deze informatie ook overzichtelijk in hún systeem – het ATS – terugvinden. ‘Het Kandidatenportaal biedt dus zowel een betere gebruikerservaring voor kandidaten als tijdwinst voor DCPL-collega’s die hierbij betrokken zijn’, aldus Haen.
#5. Maak contact persoonlijk
De basisprincipes:
- Niet slechts een pagina met je locatie en een info@-mailadres.
- Praat met de doelgroep op het kanaal waar zij zich vertrouwd voelen.
- Interacteer op social kanalen, bied contact via WhatsApp aan.
- Laat recruiters nabellen na een event of contactmoment.
- Richt een dynamische FAQ in om het beheersbaar te houden.
‘Het kleinste beetje twijfel kan grote beslissingen blokkeren’, weet Van der Kroon. Daarom is alles op de site volgens hem erop gericht die twijfel zoveel mogelijk te elimineren. De potentiële kandidaat kan mailen, whatsappen of bellen voor meer informatie, en er is een uitgebreide FAQ met 20 categorieën vragen, waarop je ook kunt zien hoevéél vragen (en antwoorden) er in die categorie zijn. Alles om de drempel voor deze doelgroep zo laag mogelijk te houden, en contact persoonlijk.
Of het uiteindelijk genoeg is om de bijna 7.000 extra militairen te werven? Dat valt nog te bezien. Maar de eerste resultaten zijn in elk geval positief, besluiten Van der Kroon en Haen. ‘We hebben nooit eerder zoveel sollicitanten mogen verwelkomen. En dat is, zeker gezien de huidige arbeidsmarkt, een resultaat waar we nu al trots op mogen zijn.’