Als je een eend ziet zwemmen, ziet hij er heel vredig en ontspannen uit. Het water staat stil en het lijkt alsof de eend gewoon wat ronddobbert, zonder veel moeite te doen. Totdat je onder water kijkt en zijn poten ziet… Dan zul je merken dat, hoewel het er van bovenaf uitziet als een perfect moeiteloze actie, er onder het wateroppervlak heel veel gebeurt en de eend behoorlijk wat moeite doet om zijn ogenschijnlijk makkelijke ronddobber-baan te behouden.
‘Soms zeggen mensen: waarom zou ik moeten nadenken over een cultuur? Mijn antwoord is dan: omdat je er al eentje hebt.’
In die zin is de eend een mooie metafoor voor bedrijfsculturen, stelde cultuurexpert Ligia Koijen Ramos recent in een Expert Talk van Undutchables. En daarom is het niet voor niets dat de watervogel is verkozen als mascotte van haar organisatie, In2Motivation. ‘Soms zeggen mensen: waarom zou ik moeten nadenken over een cultuur? Mijn antwoord is dan: omdat je er al eentje hebt. En omdat het een enorme impact heeft op het succes (of de ondergang) van je bedrijf. Een bedrijfscultuur ontwikkelt zich – of je er nu iets aan doet of niet. Dus het is de moeite waard om een bewuste cultuur te proberen te creëren die ondersteunt waar je voor staat.’
Maar hoe doe je dat?
Maar hoe doe je dat dan, zo’n bewuste cultuur creëren? Voordat je ermee kunt beginnen, moet je eerst bepalen wat cultuur eigenlijk is en welke rol het speelt in jouw bedrijf. Koijen Ramos brengt het terug tot deze handige definitie: ‘Op een heel praktische en eenvoudige manier is cultuur: de manier waarop we de dingen hier doen.’
‘Op een heel praktische en eenvoudige manier is cultuur: de manier waarop we de dingen hier doen.’
Deze manier wordt beïnvloed door onze levenservaring en onze onderliggende waarden. En dat begint al vroeg, zegt Koijen Ramos. ‘We stoppen al met het leren van de meeste van onze persoonlijke strategieën als we 5 jaar oud zijn. Tot de leeftijd van 5 jaar zijn we net sponzen en creëren we strategieën op basis van bepaalde routines. Na 5 jaar leren we alleen nog cognitief en intellectueel. Dit is bewust leren. Maar onze persoonlijke strategieën komen meestal niet voort uit ons intellect, ze ontstaan veel eerder. Ze komen voort uit de kern van onze cultuur, en dat zijn onze waarden.’
Waarden, rituelen, helden en signalen
Hoe beïnvloed je die cultuur? Het begrijpen van de kernelementen helpt daarbij, aldus Koijen Ramos. Daarbij gaat het om: waarden, rituelen, helden en signalen.
- Waarden – Het onderliggende geloofssysteem dat centraal staat in de cultuur. Waarden vormen het hart van cultuur. Ze zijn verankerd in elk deel van de cultuur en beïnvloeden of definiëren alle andere culturele elementen.
- Rituelen – Praktijken die worden gecreëerd en ontwikkeld op basis van de onderliggende culturele waarden en gedeelde waarden. Rituelen worden meestal steeds herhaald en kunnen bewust of onbewust zijn.
- Helden – Wie we als cultuur nastreven en bewonderen is gebaseerd op onze waarden en rituelen. Dit kan per cultuur sterk verschillen en je kunt veel leren over de onderliggende culturele waarden door de helden van een cultuur te onderzoeken.
- Signalen – Signalen zijn het zichtbare resultaat van de onderliggende culturele elementen. Dit zijn vaak de gebruikte woorden en gebaren, culturele nuances of zelfs verkeersborden. Signalen zijn erg belangrijk omdat dit de manier is waarop het waardesysteem wordt gecommuniceerd. Als je de signalen niet kent, zul je de boodschap niet begrijpen.
Een doelbewuste cultuur creëren
Nu je de elementen van cultuur kent, kun je beginnen met het bedenken van een recept om je eigen intentionele bedrijfscultuur te creëren, aldus Roijen Kamos. En de eerste vraag die je jezelf moet stellen is: wat is de cultuur die mijn visie het meest zal ondersteunen en tot succes zal leiden? Om een bewuste bedrijfscultuur te creëren, moet je iets hebben om die op te bouwen en, zoals we hebben geleerd, vormen bedrijfswaarden de basis voor alle andere culturele elementen. Als je waarden en visie niet duidelijk aanwezig zijn, dan wordt de rest van je inspanningen om een sterke bedrijfscultuur op te bouwen snel vaag en wankel.
‘De waarde dient nergens toe als je niet in staat bent om het gedrag te bepalen dat je wilt zien, horen en voelen bij die waarde.’
In de workshop benadrukte Roijen Kamos het belang van duidelijkheid en afstemming bij het definiëren van de waarden van je organisatie. ‘De waarde dient nergens toe als je niet in staat bent om het gedrag te bepalen dat je wilt zien, horen en voelen bij die waarde. Dus om waarden, rituelen, helden en signalen te creëren en om dit een praktijk te laten worden, moet alles op één lijn liggen en overeenstemmen.’ Een paar eenvoudige stappen die je hierbij op weg zullen helpen:
Stap 1. Identificeer je huidige bedrijfscultuur
Ligia Roijen Kamos leert dat er op elk moment meerdere versies van onze bedrijfscultuur actief zijn. ‘We hebben de veronderstelde cultuur – dat iedereen denkt, ah dit zijn de waarden, dit is wat er staat. Dan hebben we de huidige cultuur – wat er werkelijk gebeurt. En we hebben de paradijscultuur – het ideale, waar we naar op zoek zijn, en wow, dat zou geweldig zijn. En dan hebben we nog de strategische cultuur….Het is belangrijk dat voordat je ergens naartoe gaat, voordat je ergens aan begint, je echt weet wat de huidige cultuur is.’
Door te zorgen dat je weet wat er gebeurt in je organisatie, wordt het beter mogelijk om je paradijscultuur te bepalen.
Door ervoor te zorgen dat je je bewust bent van wat er eigenlijk gebeurt in je organisatie, wordt het beter mogelijk om je paradijscultuur te bepalen en strategische stappen te zetten om die te creëren.
Stap 2: Creëer levendige waarden en visie
Waarden kunnen moeilijk zijn om over te communiceren en kunnen vaak vaag overkomen, of inspirerend maar onbereikbaar. Maak ze dus tastbaar, adviseert Roijen Kamos. Je waarden moeten praktisch worden uitgedrukt – hoe ziet het eruit, hoe klinkt het en hoe voelt het als iemand deze waarde als gewenst hanteert? Wat zijn de grenzen, rituelen en signalen die bij deze waarde horen?
‘Als je het duidelijk uitlegt, zullen mensen eerder geneigd zijn om mee te doen.’
Door je bedrijfsvisie op deze manier uit te drukken, maak je aan individuen en groepen binnen je organisatie duidelijk wat de verwachting en de praktische toepassing van de waarden zal zijn. Omdat we allemaal dingen waarnemen op basis van onze eigen cultuur en levenservaringen, maakt het tastbaar en duidelijk maken van je bedrijfswaarden het gemakkelijker om op elkaar af te stemmen en congruent en ondersteunend met elkaar samen te werken. Bovendien, als je het duidelijk uitlegt, zullen mensen eerder geneigd zijn om mee te doen!
Stap 3: Vertaal ze naar dagelijkse praktijken
Als je je waarden op een tastbare manier hebt gedefinieerd, dan moet het eenvoudig zijn om ze te vertalen naar dagelijkse praktijken. Creëer leermomenten om je werknemers te helpen aan boord te komen, adviseert Roijen Kamps. ‘Je kunt niet gewoon met je vingers knippen of een nieuw mooi procedurehandboek schrijven en verwachten dat de cultuur onmiddellijk van kracht wordt. Je moet leermomenten en kansen creëren voor de groep om de visie te begrijpen en toe te passen.’
‘In het begin moet het een gewoonte zijn. Herhaling, herhaling, herhaling.’
Het vergt geduld, maar na verloop van tijd zul je merken dat je bedrijfscultuur geleidelijk verandert, zegt ze. ‘Dagelijkse gewoonten zullen spontaan worden wanneer ze rituelen worden, maar in het begin moet het een gewoonte zijn. Herhaling, herhaling, herhaling.’
Stap 4: Stem alle aspecten op elkaar af
Alles moet op elkaar zijn afgestemd – je website, je trainingen, je communicatie, je beleid, je houding – zodat alle acties die worden ondernomen de visie en waarden ondersteunen die je hebt opgesteld. Dit helpt niet alleen om georganiseerd te blijven, het creëert ook een betrouwbare omgeving waar medewerkers en klanten weten wat ze kunnen verwachten. ‘Gebrek aan afstemming, duidelijkheid en consistentie creëert wantrouwen in de waarde’, zoals Roijen Kamos zegt.
Stap 5: Creëer veiligheid en vertrouwen
‘Het is belangrijk dat we bij het creëren van een cultuur altijd voor veiligheid gaan, omdat dat vertrouwen creëert. Als mensen zich veilig voelen, zullen ze vertrouwen hebben’, aldus Roijen Kamos. Dat helpt om je werknemers te helpen zich gemotiveerd te voelen en hun succes te bevorderen. Toch vergeten veel bedrijven om hun waarden op elkaar af te stemmen als het gaat om mentale en fysieke veiligheid, heeft ze gemerkt. ‘Wat ik zie is dat veel bedrijven hier niet echt over nadenken. Ze plaatsen dit niet in het kader van cultuur.’
‘Veel organisaties plaatsen mentale en fysieke veiligheid niet in het kader van cultuur.’
Veel organisaties hebben de neiging om na te denken over sommige aspecten van veiligheid, zoals procedures voor gevaarlijke werkgebieden, maar vergeten andere aspecten, zoals mentale gezondheid of afleidende werkomstandigheden veroorzaakt door bureauopstellingen, aldus Roijen Kamos. ‘Maar als je de tijd neemt om de mentale en fysieke veiligheidsrisico’s te beoordelen en moeite doet om betere werkomstandigheden te creëren, zal dat een positief effect hebben op je werknemers en een betere afstemming binnen je bedrijfscultuur tot stand brengen.’
Stap 6: Luister naar de ‘buitenstaanders’
Mensen in je bedrijf die klachten of verbeterpunten hebben en die graag met je willen delen, zijn niet lastig, maar zijn juist goud waard! Er is iets in de waarden van je bedrijf dat ervoor zorgt dat ze blijven, zelfs als ze niet helemaal tevreden zijn over de manier waarop dingen worden gedaan, wat betekent dat ze veel goede tips zullen hebben om je bedrijfscultuur te verbeteren. Door deze mensen te vragen wat werkt, wat niet werkt en wat ze graag anders zouden zien, kun je geweldige inzichten krijgen om je te helpen de cultuur aan te passen op manieren waar je misschien nog niet eerder aan had gedacht.
Stap 7: Leid door het voorbeeld te geven
Cultuur zal op twee manieren veranderen, aldus Roijen Kamos. ‘De indirecte manier is met mensen, dus: je beïnvloedt mensen en je werkt met mensen. De directe manier om cultuur te veranderen is via het management. Je kunt een cultuur niet veranderen door mensen alleen maar te vertellen wat ze moeten doen. Dus, als je nieuwe waarden hebt, als je nieuwe procedures hebt, als je een nieuwe communicatiestroom of een nieuw schema hebt, zijn de eerste mensen die dit op een directe manier moeten doen het management/leiderschapsteam. Als iemand in je leiderschapsteam dit niet doet, heb je een probleem met mensen.’
‘Mensen moeten zien dat we deze waarde hebben en dat mijn leider het doet.’
Er is geen uitweg, zegt ze. ‘Het is gewoon zo omdat we het opnieuw over vertrouwen hebben en mensen moeten zien dat we deze waarde hebben en dat mijn leider het doet. Als ze dit niet zien, is het gemakkelijker voor hen om ook op te geven. Het is makkelijker voor hen om te zeggen: waarom ik?’
Gegarandeerd succes?
Maar slotsom: is er dus een garantie op succes als het gaat om het creëren van je bedrijfscultuur? Roijen Kamos: ‘Er is niet één recept voor organisatiecultuur dat bij alle bedrijven past. Maar er zijn wel een aantal punten die je op weg helpen. Het komt echt neer op het creëren van een cultuur op maat, gebaseerd op de waarden en behoeften van je organisatie. Als je een organisatiecultuur wilt creëren en behouden die overeenkomt met de waarden van je bedrijf en die het team en de visie die je hebt opgebouwd in de toekomst zal ondersteunen, dan moet je blijven meten, evalueren en aanpassen terwijl je bezig bent.’
‘Er is niet één recept voor organisatiecultuur dat bij alle bedrijven past.’
Om nog even op de eend uit het begin terug te komen: er gebeurt altijd veel onder de oppervlakte en als je geen actieve rol speelt, zal de cultuur zichzelf bepalen en als je niet oplet, kun je eindigen met een bedrijfscultuur die niet overeenkomt met je waarden, waarschuwt Roijen Kamos. ‘Het creëren van een intentionele cultuur zal ervoor zorgen dat je de cultuur afstemt op de visie en dat alles wat onder de oppervlakte gebeurt je succes zal ondersteunen. Als je eenmaal hebt vastgesteld waar de hiaten zitten tussen je huidige cultuur en je ideale cultuur, kun je beginnen met het nemen van stappen in de richting van verandering.’
Meer weten?
Dit verhaal is geschreven door Aubrey de Wilde, Digital & Content Marketeer bij Undutchables. Het is gebaseerd op een serie (digitale) Expert Talks over bedrijfsculturen, waarvan op 17 november 2023 de derde en laatste aflevering plaatsvindt. Klik hier voor meer informatie, of hier om je meteen in te schrijven.
Expert Talk